Máy in đơn hàng TMĐT, mã vận đơn

Đặc điểm nổi bật

Máy in đơn hàng là một thiết bị tiện ích trong việc xử lý và in ra tem nhãn chứa các thông tin liên quan đến đơn hàng giúp đảm bảo tính chính xác, tránh nhầm lẫn trong quá trình đặt hàng và vận chuyển trở nên thuận tiện, đáng tin cậy hơn.

Thiết bị này sử dụng công nghệ in nhiệt để tạo thông tin, hình ảnh lên bề mặt tem đơn hàng đảm bảo cho hình ảnh in được rõ ràng, dễ đọc bằng mắt và máy quét mã vận đơn.

Để có góc nhìn tổng quát về máy in đơn hàng, hãy cùng Thế Giới Mã Vạch tìm hiểu về phân loại, tính năng, lợi ích, hướng dẫn chọn mua, đánh giá các loại máy phổ biến, nhà cung cấp cùng trả lời câu hỏi thường gặp khi chọn mua qua nội dung chia sẻ sau:

Giới thiệu về máy in đơn hàng

Máy in đơn hàng (Order Printer) là một loại máy in chuyên dụng được thiết kế để in tem đơn hàng, tem nhãn vận chuyển và các tài liệu liên quan đến đơn hàng của khách hàng. Nó thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp thương mại điện tử (TMĐT) và các cửa hàng bán lẻ, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu sai sót.

Máy in đơn hàng được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau như:

• Bán hàng online: Máy in đơn hàng giúp in ấn các đơn hàng từ các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, v.v.

• Cửa hàng bán lẻ: Máy in đơn hàng giúp in ấn tem đơn hàng, tem vận chuyển dán lên hộp hàng để giao đơn vị vận chuyển giao hàng đến khách hàng.

• Vận chuyển: In tem nhãn dán lên kiện hàng của các đơn vị vận chuyển (GHTK, GHN, Viettel Post)

• Kho bãi: In tem vận chuyển hoặc tem lưu kho để đảm bảo việc theo dõi và xác định chính xác vị trí và thông tin của từng sản phẩm trong kho.

Thiết bị in đơn hàng, tem vận đơn này vừa giúp đảm bảo tính chính xác của đơn hàng khi xử lý, giao nhận vừa giúp tăng tính chuyên nghiệp khi tiếp xúc với khách hàng. Để tạo tem đơn hàng đa dạng, phù hợp với nhu cầu dùng và tiết kiệm chi phí, nhà sản xuất đã tạo ra các dòng máy in tem đơn hàng khác nhau, cụ thể:

Phân loại máy in đơn hàng

Máy in vận đơn được phân loại dựa trên công nghệ in của thiết bị gồm công nghệ in nhiệt trực tiếp và in nhiệt gián tiếp, chi tiết như sau:

• Máy in đơn hàng in nhiệt trực tiếp (Direct Thermal Order Printer): sử dụng decal cảm nhiệt, không dùng mực in.

• Máy in đơn hàng in nhiệt gián tiếp (Indirect Thermal Order Printer): sử dụng mực in và các loại giấy in mã vạch khác.

Với công nghệ in khác nhau, hai dòng máy in đơn hàng kể trên có những ưu và nhược điểm riêng biệt, cụ thể:

Về máy in đơn hàng in nhiệt trực tiếp:

• Ưu điểm:

· Tốc độ in nhanh: Thiết bị này có tốc độ in nhanh hơn so với máy in kim hoặc máy in laser.

· Chi phí vận hành thấp: Không cần sử dụng mực in, do đó chi phí vận hành thấp hơn so với các loại máy in khác.

· Cấu tạo đơn giản: Máy in có cấu tạo đơn giản, dễ sử dụng và bảo trì.

· Kích thước nhỏ gọn: Máy có kích thước nhỏ gọn, phù hợp với những không gian nhỏ hẹp.

· In ấn trực tiếp: Máy in nhiệt trực tiếp in ấn trực tiếp lên giấy in nhiệt, không cần sử dụng ruy băng mực.

• Nhược điểm:

· Chất lượng bản in không cao: Chất lượng bản in của máy in đơn hàng nhiệt trực tiếp không cao như so với máy in kim hoặc máy in laser.

· Giấy in dễ bị phai màu: Giấy in nhiệt dễ bị phai màu theo thời gian hoặc khi tiếp xúc với ánh nắng mặt trời.

· Giấy in đắt hơn: Giấy in nhiệt có giá thành cao hơn so với giấy in thông thường.

· Tuổi thọ đầu in ngắn: Đầu in của máy in nhiệt trực tiếp có tuổi thọ ngắn hơn so với đầu in của các loại máy in khác.

Về máy in đơn hàng in nhiệt gián tiếp:

• Ưu điểm:

· Chất lượng bản in cao: Máy in nhiệt gián tiếp có chất lượng bản in cao hơn so với máy in nhiệt trực tiếp.

· Giấy in bền hơn: Giấy in của máy in nhiệt gián tiếp có độ bền cao hơn và không dễ bị phai màu theo thời gian.

· Đa dạng lựa chọn giấy in: Có thể thay nhiều loại giấy decal phù hợp cho điều kiện làm việc khác nhau.

· Tuổi thọ đầu in dài: Đầu in của máy in nhiệt gián tiếp có tuổi thọ dài hơn so với đầu in của máy in nhiệt trực tiếp.

• Nhược điểm:

· Tốc độ in chậm hơn: Máy có tốc độ in chậm hơn so với máy in nhiệt trực tiếp.

· Chi phí vận hành cao hơn: Thiết bị này cần sử dụng ruy băng mực, do đó chi phí vận hành cao hơn so với máy in nhiệt trực tiếp.

· Cấu tạo phức tạp hơn: Máy in nhiệt gián tiếp có cấu tạo phức tạp hơn so với máy in nhiệt trực tiếp, do đó việc sử dụng và bảo trì cũng phức tạp hơn đôi chút.

· Kích thước lớn hơn: Máy in đơn hàng nhiệt gián tiếp có kích thước lớn hơn so với máy in nhiệt trực tiếp.

Tóm lại, máy in đơn hàng in nhiệt trực tiếp thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu in thấp, không cần độ bền tem cao. Ngược lại, máy in đơn hàng in nhiệt gián tiếp đáp ứng nhu cầu in tem bền chắc với chi phí đầu tư ban đầu cao hơn.

Ở các dòng máy in đơn hàng được trang bị các tính năng vận hành bên trong nhằm đáp ứng nhu cầu in ấn tem vận đơn cụ thể. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về tính năng và lợi ích của máy in đơn hàng qua nội dung sau:

Tính năng và lợi ích của máy in đơn hàng

Máy in đơn hàng sở hữu cho mình những tính năng làm việc nổi bật có thể kể đến như:

• Tốc độ in nhanh để xử lý khối lượng công việc lớn: Máy in đơn hàng thường có tốc độ in nhanh, giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng. Tổng thể tốc độ tạo tem đơn hàng nhanh hơn 50% so với in tem bằng máy in văn phòng và cắt tem thủ công. 

• Kết nối linh hoạt: Máy in đơn hàng thường được tích hợp với các kết nối linh hoạt như kết nối USB, Ethernet hoặc không dây, cho phép nó kết nối và nhận lệnh in từ các thiết bị khác như máy tính, máy tính xách tay, điện thoại hoặc hệ thống POS.

• Độ phân giải cao: Máy in đơn hàng thường có độ phân giải cao, giúp in ra các tem nhãn đơn hàng và tem vận chuyển với chất lượng hình ảnh sắc nét, văn bản rõ ràng và đồ họa chất lượng cao.

• Khả năng in trên nhiều loại giấy khác nhau: Máy in đơn hàng thường có khả năng in trên nhiều loại giấy decal khác nhau, bao gồm decal nhiệt, decal giấy, decal nhựa PVC, để đáp ứng các yêu cầu in ấn khác nhau của quá trình đặt hàng và vận chuyển.

• Tích hợp với phần mềm quản lý đơn hàng: Máy in đơn hàng thường có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý đơn hàng và phần mềm liên quan, cho phép nó nhận các tệp tin đơn hàng tự động và in ra các tài liệu liên quan. Điều này giúp tăng tính tự động hóa, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất trong quá trình xử lý đơn hàng

• Tiết kiệm mực in: Một số máy in đơn hàng được thiết kế để tiết kiệm mực in, giúp giảm chi phí in ấn trong quá trình xử lý đơn hàng.

• Thiết kế nhỏ gọn: Máy in đơn hàng thường có thiết kế nhỏ gọn, tiết kiệm không gian và dễ dàng đặt trên bàn làm việc hoặc quầy thu ngân.

• Cắt giấy tự động: Một số loại máy in đơn hàng được tích hợp tính năng cắt giấy tự động, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người sử dụng.

Các tính năng của máy in đơn hàng kể trên được trang bị cho từng loại model nhằm mang đến sự tiện lợi cho người dùng khi ứng dụng và tối ưu chi phí đầu tư. Máy in mã vận đơn thể hiện vai trò của mình trong nhiều ứng dụng làm việc, đặc biệt là bán lẻ và kho bãi với nhiều lợi ích có thể kể đến như:

• Tiết kiệm thời gian:

· In ấn nhanh chóng các tem đơn hàng, tem vận chuyển, giúp tiết kiệm thời gian so với việc viết tay hoặc in ấn thủ công.

· Tăng tốc độ xử lý đơn hàng, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng hơn.

• Nâng cao hiệu quả hoạt động:

· Tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

· Giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ.

• Giảm thiểu chi phí:

· Tiết kiệm chi phí nhân công cho việc in ấn đơn hàng.

· Giảm thiểu hao hụt giấy tờ do in ấn thủ công.

• Chuyên nghiệp:

· Tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho khách hàng với tem đơn hàng, tem vận chuyển được in ấn đẹp mắt và rõ ràng.

· Nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

• Dễ dàng quản lý:

· Lưu trữ thông tin đơn hàng dưới dạng bản in, giúp dễ dàng quản lý và theo dõi.

· Có thể tra cứu thông tin đơn hàng khi cần thiết.

• Tăng năng suất:

· Giúp nhân viên bán hàng tập trung vào việc bán hàng thay vì việc in ấn tem đơn hàng.

· Tăng năng suất làm việc của nhân viên.

• Tiện lợi:

· Sử dụng đơn giản, dễ dàng thao tác.

· Có thể kết nối với nhiều hệ thống bán hàng và phần mềm quản lý đơn hàng khác nhau.

• Linh hoạt:

· Có nhiều loại máy in đơn hàng với kích thước, tốc độ in và giá thành khác nhau để lựa chọn.

· Có thể in ấn trên nhiều loại giấy khác nhau.

Nắm bắt thông tin về tính năng và lợi ích người dùng hiểu rõ hơn về máy in tem đơn hàng. Còn để lựa chọn được máy in tem đơn hàng phù hợp thì có những yếu tố quan trọng mà người dùng cần quan tâm. Hãy đến với hướng dẫn chọn mua máy in đơn hàng sau đây:

Hướng dẫn chọn mua máy in đơn hàng

Chọn mua máy in đơn hàng đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng giúp tối ưu chi phí đầu tư ban đầu đồng thời mang lại hiệu quả cao cho các ứng dụng thực tế. Do đó, để chọn mua máy in đơn hàng phù hợp, trước tiên cần xác định chính xác nhu cầu sử dụng thực tế. Hãy lần lượt trả lời các câu hỏi sau:

• Số lượng tem vận đơn, mã vận đơn cần tạo ra trung bình ngày là bao nhiêu?

• Định dạng in lớn hay nhỏ? Dữ liệu in trên tem có phức tạp hay không?

• Có yêu cầu về chất lượng bản in như thế nào?

• Yêu cầu về tính năng đặc biệt như dao cắt, bộ lột tem tự động,…

Theo đó, có thể chọn máy in đơn hàng tương ứng như sau:

• Nhu cầu in ấn lớn, chọn máy in tốc độ cao.

• Cần bản in sắc nét, chọn máy in độ phân giải cao.

• Sử dụng linh hoạt, chọn máy in có kết nối Wifi hoặc Bluetooth.

Mua máy in đơn hàng phù hợp giúp các hoạt động in ấn, định danh gói hàng và xử lý tự động quy trình đóng gói một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và chi phí đầu tư. Để thuận tiện cho việc lựa chọn model máy, cùng Thế Giới Mã Vạch xem thêm về đánh giá các loại máy in đơn hàng phổ biến ngay sau đây:

Đánh giá các loại máy in đơn hàng phổ biến

Đánh giá ưu và nhược điểm của các dòng máy in đơn hàng phổ biến sau giúp người dùng dễ dàng đưa ra lựa chọn hơn:

• Máy in đơn hàng GoDEX G500

· Ưu điểm:

· Giá rẻ.

· Khả năng in ấn đa dạng: tem nhãn thùng hàng, tem vận đơn,…

· Dễ sử dụng.

· Tốc độ in cao đạt 127mm/s.

· Nhược điểm:

· Độ phân giải thấp (203dpi).

· Không có kết nối Wifi.

• Máy in vận đơn GoDEX EZ530+

· Ưu điểm:

· Độ phân giải 300dpi, cao hơn G500.

· Có kết nối Wifi (tùy chọn thêm).

· Bộ nhớ lớn (128MB Flash ; 128MB SDRAM)

· Nhược điểm:

· Giá cao hơn G500.

· Tốc độ in chỉ 102mm/s.

• Máy in mã vận đơn Zebra ZD230

· Ưu điểm:

· Tốc độ in cao 152mm/s.

· Có kết nối Bluetooth, Wifi (tùy chọn thêm).

· Bộ nhớ lớn 128 MB Flash; 128 MB SDRAM

· Nhược điểm:

· Độ phân giải chỉ đạt 203dpi.

• Máy in đơn hàng TMĐT Zebra ZD421

· Ưu điểm:

· Độ phân giải 2 lựa chọn 203dpi / 300dpi.

· Tốc độ in cao, từ 104mm/s đến 152mm/s.

· Có kết nối Ethernet, Wi-Fi, Bluetooth, Serial RS-232, DB-9 (lựa chọn thêm).

· Bộ nhớ lớn 512 MB Flash; 256MB SDRAM.

· Nhược điểm:

· Giá thành cao hơn Zebra ZD230.

• Máy in đơn hàng RING 408PEI+

· Ưu điểm:

· Tốc độ in cao 152mm/s.

· Có các cổng kết nối LAN, RS232, USB.

· Nhược điểm:

· Độ phân giải chỉ 203dpi.

• Máy in vận đơn RING 412PEI+

· Ưu điểm:

· Độ phân giải cao 300dpi.

· Có sẵn cổng kết nối LAN, RS232, USB.

· Nhược điểm:

· Tốc độ in chỉ 102mm/s.

· Giá thành cao hơn RING 408PEI+

Bên cạnh lựa chọn máy in đơn hàng có các tính năng phù hợp thì việc tìm kiếm nhà cung cấp chính hãng cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng vận hành và chi phí đầu tư cùng dịch vụ hỗ trợ sau mua hàng.

Nhà cung cấp máy in đơn hàng uy tín, chất lượng

Nhà cung cấp máy in đơn hàng uy tín, chất lượng giúp đảm bảo cho quá trình sử dụng máy được ổn định, giảm tình trạng hư hỏng và chi phí sửa chữa.

Thế Giới Mã Vạch đã có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết bị in ấn tem nhãn hân hạnh là nhà cung cấp chính hãng từ nhiều thương hiệu lớn trên thế giới.

Khi mua máy in đơn hàng tại Thế Giới Mã Vạch sẽ nhận được:

• Máy in đơn hàng từ các thương hiệu lớn như Zebra, RING, GoDEX,…

• Sản phẩm có đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ, CO, CQ.

• Chế độ bảo hành 12 tháng chính hãng, quy trình nhanh chóng.

• Giá cả cạnh tranh, thường xuyên diễn ra các ưu đãi, khuyến mãi cho khách hàng.

• Có chính sách đổi trả rõ ràng.

• Đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên nghiệp, nhiệt tình.

• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, hiệu quả.

• Hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn sử dụng máy in.

• Tặng kèm miễn phí phần mềm thiết kế tem nhãn.

• Có dịch vụ demo, in tem mẫu.

Mua máy in đơn hàng do Thế Giới Mã Vạch cung cấp không chỉ đảm bảo về chất lượng trên từng thiết bị mà còn có dịch vụ hậu mãi chăm sóc trong suốt vòng đời sử dụng. Từ đó, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm tối ưu hiệu suất tự động hóa quy trình đóng gói, tiết kiệm thời gian và công sức.

Ngoài những thông tin trên thì sau đây là những câu hỏi mà người dùng thường đặt ra khi tìm mua máy in đơn hàng mà bạn có thể tham khảo?

Các câu hỏi thường gặp về máy in đơn hàng

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về máy in đơn hàng:

1/ Có thể sử dụng các loại giấy in nào với máy in đơn hàng?

Hầu hết máy in đơn hàng sử dụng các loại giấy in sau:

• Giấy in nhiệt (direct thermal paper) cho máy in nhiệt trực tiếp.

• Giấy in decal (thermal transfer label) cho máy in truyền nhiệt gián tiếp.

2/ Chi phí vận hành máy in đơn hàng gồm những gì?

Chi phí vận hành máy in đơn hàng gồm:

• Mực in (ribbon đối với máy in chuyển nhiệt)

• Giấy in

• Đầu in (thay thế định kỳ nếu hao mòn, hư hỏng)

• Điện năng tiêu thụ

3/ Tuổi thọ trung bình của máy in đơn hàng là bao lâu?

Tuổi thọ trung bình của máy in đơn hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào thương hiệu, model và cách sử dụng. Tuy nhiên, với việc bảo dưỡng và chăm sóc đúng cách, một máy in đơn hàng chất lượng tốt có thể kéo dài trong nhiều năm.

4/ Phần mềm quản lý in ấn nào thường được sử dụng với máy in đơn hàng?

Nhiều phần mềm quản lý bán hàng và vận chuyển tích hợp chức năng in ấn đơn hàng. Các phần mềm quản lý in ấn chuyên dụng phổ biến bao gồm:

• Bartender: Phần mềm chuyên nghiệp với nhiều tính năng thiết kế và in ấn tem nhãn.

• NiceLabel: Dễ sử dụng, phù hợp cho người mới bắt đầu.

• CoLOS: Hỗ trợ in ấn đa nền tảng, tích hợp với nhiều hệ thống ERP.

• Labeljoy: Miễn phí cho nhu cầu in ấn cơ bản.

5/ Làm thế nào để bảo trì bảo dưỡng máy in đơn hàng?

Để đảm bảo máy in hoạt động tốt và bền bỉ, cần thực hiện bảo trì bảo dưỡng định kỳ theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Một số bước bảo trì cơ bản bao gồm:

• Vệ sinh đầu in thường xuyên bằng dung dịch chuyên dụng.

• Kiểm tra và thay thế các bộ phận hao mòn như con lăn, lò xo.

• Cập nhật phần mềm (firmware) của máy in.

• Sử dụng mực in/giấy in chất lượng tốt.

6/ Giá thành máy in đơn hàng dao động từ bao nhiêu?

Giá thành máy in đơn hàng dao động từ vài triệu đồng đến vài chục triệu đồng, tùy thuộc vào tính năng, thương hiệu và nhà cung cấp.

7/ Máy in đơn hàng có thể kết nối với các thiết bị nào?

Máy in đơn hàng có thể kết nối với các thiết bị như:

• Máy tính (PC, laptop)

• Điện thoại thông minh (smartphone)

• Máy tính bảng (tablet)

• Máy POS

8/ Ngoài in ấn đơn hàng, máy in đơn hàng còn có thể sử dụng cho những mục đích gì?

Ngoài in ấn đơn hàng, máy in đơn hàng còn có thể sử dụng cho các mục đích khác như:

• In ấn tem nhãn sản phẩm

• In tem vận đơn

• In vé

• In tem mã vạch

9/ Có máy in đơn hàng di động không?

Có, có máy in đơn hàng di động có khả năng in không dây và có thể di chuyển. Những máy in này đặc biệt hữu ích cho các hoạt động kinh doanh di động hoặc khi bạn cần di chuyển.

10/ Có tài liệu hướng dẫn sử dụng nào cho máy in đơn hàng?

Tài liệu hướng dẫn sử dụng máy in đơn hàng thường được cung cấp bởi nhà sản xuất. Bạn có thể tìm kiếm tài liệu hướng dẫn online hoặc liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ.

Hy vọng qua những thông tin chi tiết kể trên có thể giúp bạn hiểu hơn về máy in đơn hàng và có những lựa chọn phù hợp. Nếu bạn vẫn đang phân vân không biết nên trang bị thiết bị in nào hãy liên hệ đến Thế Giới Mã Vạch để được hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời.

Máy in mã vạch QR Ι Máy in tem trang sức Ι Máy in tem phụ Ι Máy in mã vạch để bàn Ι Máy in tem mã vạch RING Ι Đầu in máy in mã vạch Ι