GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HIỆU QUẢ, TỐI ƯU CHO DOANH NGHIỆP

Những khó khăn trong công tác quản lý kho mà doanh nghiệp thường gặp

Đối với một doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn thì kho hàng hóa luôn giữ vai trò quan trọng. Việc quản lý kho hàng hóa sao cho hiệu quả, tối ưu là điều mà cả các nhà lãnh đạo, nhà quản trị doanh nghiệp lẫn những nhân viên kho đều cần phải quan tâm, chú trọng.

Tuy nhiên, hiện nay vẫn có không ít các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hình thức quản lý kho thủ công thông qua ghi chép sổ sách hoặc có chăng hiện đại hơn là nhập liệu quản lý bằng excel. Những cách thức này còn khá đơn sơ, không đáp ứng được hiệu quả quản lý kho và còn tồn động không ít những khó khăn như:

Khó khăn trong quản lý kho với các nhà lãnh đạo, nhà quản trị doanh nghiệp

Đã có không ít các nhà lãnh đạo, quản trị đến với chúng tôi và chia sẻ rằng quản lý kho hàng với đa dạng mặt hàng, chủng loại, số lượng lại nhiều luôn là vấn đề khiến họ phải trăn trở, băn khoăn. Việc quản lý kho không hiệu quả ảnh hưởng không ít đến họ trong việc định ra những chiếc lược, kế hoạch kinh doanh, phát triển doanh nghiệp. Họ phải đối mặt với những thách thức trong công tác quản lý kho như:

– Hàng hóa trong kho được bố trí rất bừa bộn, không được sắp xếp gọn gàng. Khi nhập hàng vào kho, nhân viên kho chỉ đơn giản là bố trí hàng nhập vào tại vị trí mà kho còn trống. Không có sự phân loại rõ ràng giữa các loại hàng hoặc nếu có thì lại không sắp xếp rõ ràng theo số lô, ngày nhập.

– Không biết được số lượng hàng tồn nhanh chóng, chính xác. Khi cần các dữ liệu liên quan đến kho hàng hóa phải đợi chờ nhân viên kho kiểm đếm, thống kê lại hoặc dò tìm trên sổ sách ghi chép, file lưu trữ. Số lượng không được cập nhật nhanh theo thời gian thực, tính chính xác cũng không cao.

– Thất thoát hàng hóa. Điều này đồng nghĩa với việc nguồn lực, tiền tài của doanh nghiệp đang bị hao hụt mà nguyên nhân lại do quản lý kho không hiệu quả, chặt chẽ dẫn đến những mất mát, thiếu hụt không rõ nguyên do.

– Chất lượng hàng hóa trong kho bị ảnh hưởng do thực hiện công tác quản lý kho không có quy trình. Điển hình do bố trí hàng nhập kho không có trật tự và không xác định được đâu là hàng nhập trước để xuất trước mà lại sử dụng hàng nhập sau xuất trước dẫn đến hàng hóa nhập trước nhưng không được xuất đi bị tồn đọng lâu ngày và hao mòn, hư hỏng.

– Sai sót, chậm trễ đơn hàng với khách hàng do số lượng tồn kho bị sai lệch, không đúng với thực tế.

– Khó khăn trong công tác bàn giao giữa các nhân viên quản lý kho khi có sự thay đổi về mặt nhân sự.

Khó khăn trong quản lý kho hàng hóa tại doanh nghiệp với các nhân viên quản lý kho

Không chỉ là vấn đề đau đầu, nhức nhối với các nhà lãnh đạo, quản trị doanh nghiệp mà quản lý kho hàng hóa sao cho hiệu quả, tối ưu cũng là thách thức không nhỏ với các nhân viên quản lý kho. Những khó khăn mà họ phải thường xuyên đối mặt như:

– Mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm hàng hóa cũng như lấy hàng để xuất vì lượng hàng hóa trong kho quá nhiều, đa dạng lại không được sắp xếp cụ thể, rõ ràng, phân khu.

– Lấy nhầm mã hàng để xuất dẫn đến thất thoát kho.

– Việc kiểm kê kho hàng hóa định kỳ gặp nhiều trở ngại. Vừa mất nhiều thời gian, công sức, đôi khi còn gặp phải những sơ sót, sai lệch không mong muốn do sự chủ quan, thiếu kỹ lưỡng của con người.

– Phản hồi chậm về tình trạng kho hàng đến ban lãnh đạo, các bộ phận liên quan làm ảnh hưởng đến đơn hàng cũng như những chiếc lược kinh doanh, phát triển doanh nghiệp.

– Hàng hóa bị hư hỏng do quá date, hàng cận date do lấy nhầm hàng, xuất sai hàng.

– Chậm trễ trong lập báo cáo kho khi phải kiểm tra và đối chiếu thủ công lại nhiều lần.

Những khó khăn trên đã cho thấy rằng nếu không có một giải pháp quản lý kho hàng hóa hiệu quả, tối ưu thì ngay cả lãnh đạo doanh nghiệp lẫn nhân viên quản lý kho đều phải đối mặt với không ít những thách thức và chịu ảnh hưởng của những thách thức này chính là kết quả kinh doanh không đạt đến mục tiêu mong đợi.

Giữa rất nhiều những giải pháp quản lý kho hàng hóa được đề cập đến hiện nay thì giải pháp mã số mã vạch ứng dụng phần mềm cùng thiết bị mã vạch chính là giải pháp mang tính kinh tế cùng hiệu quả đáng kinh ngạc mà doanh nghiệp không nên bỏ lỡ.

>>> Liên hệ ngay Hotline 1900 3438 để được tư vấn nhanh chóng nhất!

Lợi ích ứng dụng công nghệ mã vạch trong giải pháp quản lý kho hàng hóa tại doanh nghiệp

Giải pháp ứng dụng công nghệ cùng thiết bị mã số mã vạch trong quản lý kho hàng hóa mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích tiêu biểu, điển hình như:

– Nhân viên quản lý kho lẫn nhà lãnh đạo, quản trị doanh nghiệp đều có thể nắm được số lượng hàng tồn kho chính xác, cụ thể trên từng loại mặt hàng.

– Cập nhật số liệu xuất – nhập hàng hóa ngay tức thời, theo thời gian thực mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào. Hạn chế tối đa tình trạng cập nhật chậm dẫn  đến sai sót không mong muốn.

– Sắp xếp, bố trí kho hàng hóa một cách logic hơn từ nhóm hàng đến thứ tự nhập – xuất cần được ưu tiên.

– Tiết kiệm thời gian soạn, lấy hàng, đảm bảo lấy đúng loại hàng hóa cần xuất.

– Tránh được những thất thoát do hàng hóa trong kho được quản lý một cách kỹ càng, chặt chẽ dưới sự giúp sức của phần mềm quản lý kho cùng thiết bị mã vạch.

– Dựa trên những số liệu chính xác về kho hàng hóa, nhà lãnh đạo, quản trị đưa ra được kế hoạch xuất, nhập hàng hóa, phát triển kinh doanh hợp lý.

– Giảm chi phí hàng tồn kho cũng như chi phí cho các mặt hàng hư hỏng, quá hạn.

– Dữ liệu xuất, nhập, tồn được đồng bộ tới các bộ phận có liên quan tới kho hàng. Để tất cả cùng theo dõi và xử lý công việc nhịp nhàng, thuận tiện hơn.

>>> Để được tư vấn nhanh chóng, cụ thể hơn về giải pháp quản lý kho hàng hóa ứng dụng công nghệ mã vạch, hãy liên hệ ngay cùng chúng tôi qua Hotline 1900 3438.

Quy trình cơ bản trong quản lý kho hàng hóa hữu hiệu, tối ưu bằng công nghệ mã vạch

Nhiều người vẫn thường thắc mắc rằng giải pháp quản lý kho bằng công nghệ mã vạch liệu có thực sự hiệu quả khi ứng dụng trong doanh nghiệp của họ hay không khi mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù và yêu cầu về nghiệp vụ quản lý riêng? Câu trả lời cho bạn là “Có”. Bởi giải pháp không bị bó buộc theo những quy chuẩn cố định mà sẽ được thay đổi, tùy biến dựa trên những yêu cầu và thực trạng thực tế của doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung để triển khai giải pháp quản lý kho bằng mã vạch sẽ có quy trình cơ bản như sau:

– Bước 1: Định danh hàng hóa:

Hàng hóa trước khi được nhập kho sẽ được các nhân viên kho kiểm tra xem loại hàng này đã được định danh bằng một mã vạch cụ thể nào trước đó hay chưa. Nếu chưa, sẽ đặt mã định danh cho hàng hóa này. Sau đó sử dụng máy in mã vạch để in tem nhãn chứa mã định danh vừa tạo rồi dán lên hàng hóa tương ứng.

– Bước 2: Nhập hàng:

Sau khi định danh hàng hóa, nhân viên kho khai báo lên phần mềm các thông tin về hàng được nhập kho cũng như vị trí lưu trữ trong kho. Những thông tin cần khai báo điển hình như: Tên hàng, mã hàng, mã vạch, ngày nhập kho, số lô hàng, nhà cung cấp, ngày hết hạn,…

– Bước 3: Xử lý yêu cầu xuất – nhập kho

Khi nhận được các đơn hàng xuất – nhập từ các bộ phận liên quan, nhân viên quản lý kho kiểm tra số lượng tồn trên phần mềm và thông báo lại số lượng hàng hóa cho bộ phận liên quan. Rồi tiếp nhận yêu nhập hoặc xuất hàng theo đúng quy trình đã được đề ra.

– Bước 4: Xuất hàng:

Dựa trên vị trí hàng hóa đã được ghi nhận trên phần mềm để lấy hàng xuất và dùng các thiết bị kiểm kho mã vạch (như máy PDA hoặc máy quét mã vạch,…) quét các mã định danh trên hàng xuất, cập nhật tình trạng xuất hàng trên phần mềm và tiến hàng xuất hàng đi.

– Bước 5: Kiểm kê kho:

Trong các đợt kiểm kê hàng hóa định kỳ nhân viên quản lý kho sẽ sử dụng thiết bị kiểm kho (PDA/máy quét mã vạch) để quét các mã hàng trong kho. Phần mềm sẽ thông báo ngay số lượng hiện tại mà nhân viên không phải thực hiện tác nhập liệu vừa mất thời gian lẫn công sức như phương pháp thủ công lúc trước.

– Bước 6: Báo cáo:

Nhân viên quản lý kho chọn loại báo cáo cần thiết như Xuất, Nhập, Tồn, Kiểm kê để gửi đến Ban lãnh đạo hoặc các bộ phận khác liên quan.

Giải pháp quản lý kho hàng hóa cần có những thành phần nào?

Để có được một giải pháp quản lý kho hàng hóa ứng dụng công nghệ mã vạch hiệu quả, tối ưu, không thể thiếu những thành phần sau:

– Máy in mã vạch: Dùng để in các tem nhãn mã vạch định danh cho những đối tượng (hàng hóa, sản phẩm, nguyên vật liệu,…) trong kho hàng hóa.

– Giấy và mực in mã vạch: Là vật tư không thể thiếu trong việc tạo nên các tem nhãn định danh này.

– Thiết bị quét mã vạch: Ở đây có thể là máy quét mã vạch nhưng cần sử dụng cùng máy chủ có chứa phần mềm quản lý kho để nhận, lưu trữ dữ liệu từ máy quét truyền đến. Hoặc với những kho hàng hóa lớn, ứng dụng giải pháp một cách chuyên nghiệp hơn nên trang bị máy kiểm kho (thiết bị PDA) với phần mềm quản lý kho được cài đặt sẵn bên trong thiết bị.

– Phần mềm quản lý, kiểm kê kho hàng hóa với các chức năng được xây dựng dựa trên yêu cầu ứng dụng thực tế tại doanh nghiệp.

>>> Với những thắc mắc cần giải đáp cụ thể hơn, hãy liên hệ cùng chúng tôi qua Hotline 1900 3438.

Cung cấp giải pháp quản lý kho hàng hóa hữu hiệu, tối ưu trên chính nhu cầu ứng dụng thực tế tại doanh nghiệp, tổ chức

Sẽ không có bất kỳ một sự rập khuôn nào trong giải pháp quản lý kho mà giải pháp này sẽ được linh động xây dựng dựa trên những yêu cầu quản lý được các doanh nghiệp, tổ chức đưa ra. Bởi một giải pháp được xây dựng trên chính nhu cầu, tình hình thực tế thì mới có thể phù hợp và mang đến hiệu quả tốt nhất cho các tổ chức, doanh nghiệp.

Thế Giới Mã Vạch với hơn một thập kỷ hoạt động trên thị trường thiết bị mã số mã vạch. Tự hào phục vụ thành công nhiều đối tác trong việc xây dựng giải pháp quản lý kho hàng hóa nói riêng và các giải pháp mã vạch nói chung cùng đội ngũ giàu kinh nghiệm cam kết sẽ đồng hành cùng bạn xây dựng giải pháp phù hợp nhất. Vậy nên, đừng chần chờ gì nữa mà hãy liên hệ ngay cùng chúng tôi.

Thế Giới Mã Vạch vẫn luôn ở đây và sẵn sàng đồng hành cùng bạn