7 bước sử dụng máy in mã vạch dễ hiểu từ A – Z (2025)

Phần 1: Hướng dẫn nhanh 7 bước để in tem đầu tiên

Mục tiêu của phần này là cung cấp một quy trình thực tế và logic nhất cho người mới bắt đầu sử dụng máy in mã vạch. Hãy cùng đi qua 7 bước cốt lõi, từ khởi động máy cho đến khi bạn cầm trên tay con tem hoàn chỉnh đầu tiên.

Bước 1: Khởi động và kiểm tra máy in

Nền tảng của mọi cách sử dụng máy in mã vạch thành công chính là khởi động thiết bị đúng cách. Thao tác này đảm bảo máy nhận đủ nguồn điện, kích hoạt bo mạch chủ (mainboard) và sẵn sàng cho các lệnh in.

Hướng dẫn khởi động máy in mã vạch sẽ gồm 3 bước: Chuẩn bị máy và bộ dây nguồn tương ứng > Kết nối bộ dây nguồn cùng máy in, nguồn điện > Bật công tác nguồn.

Bước 1: Chuẩn bị

• Máy in mã vạch.
• Dây nguồn, Adapter đi kèm trong thùng máy.
• Ổ điện.

Bước 2: Kết nối máy in mã vạch vào nguồn điện

• Dây nguồn thông dụng là loại CEE 7/7 to C13. Gồm 2 đầu: 1 đầu là phích cắm, 1 đầu còn lại sẽ có 3 lỗ lõm vào. Đầu có 3 lỗ lõm vào được cắm vào Adapter, nơi có 3 chấu tương ứng. Còn phần đầu dây của Adapter thì được cắm vào cổng nguồn của máy in – thường nằm phía sau máy. (Hình minh họa là máy in RING 408PEI+. Với model máy in khác thì cổng nguồn có thể nằm tại vị trí khác)
• Cuối cùng là cắm đầu phích của dây nguồn vào ổ điện.

Bước 3: Bật máy in

• Tìm công tắc tắt/mở nguồn trên máy in. Công tắc này thường nằm ở bên cạnh cổng nguồn.
• Bật công tắc. Khi đèn báo trên máy in mã vạch sáng lên hoặc máy phát ra âm báo nghĩa là máy đã được kết nối nguồn, khởi động thành công.

*** Lưu ý chung: Máy in mã vạch để bàn sẽ có Adapter đi kèm với dây nguồn. Còn với máy in mã vạch công nghiệp sẽ không có Adapter. Trường hợp không có Adapter bạn chỉ cần cắm đầu dây nguồn vào cổng  nguồn máy in và đầu phích cắm vào nguồn điện rồi cuối cùng là bật công tắc nguồn để khởi động máy.

Khi máy in đã sẵn sàng với đèn báo sáng, đã đến lúc chúng ta cung cấp “nguyên liệu” để máy có thể tạo ra những con tem đầu tiên.

Bước 2: Lắp đặt vật tư (Giấy, Mực in mã vạch)

Vật tư in, bao gồm giấy (decal) và mực in (ribbon), là hai thành phần không thể thiếu để tạo ra một con tem chất lượng. Việc lắp đặt đúng cách sẽ quyết định đến 80% chất lượng bản in, tránh các lỗi như mực không bám, tem bị nhăn hoặc lệch.

Hướng dẫn thay lắp giấy in mã vạch

Giấy in mã vạch là vật liệu in không thể thiếu cho quá trình in ấn tạo tem nhãn. Giấy in sẽ được lắp ở bên trong máy in và đi qua đầu in. Lưu ý, phần bề mặt giấy decal phải hướng lên trên và tiếp xúc được với mặt mực của cuộn mực in (nếu có).

Các bước thực hiện lắp giấy in mã vạch cơ bản như sau:

• Bước 1: Mở nắp máy in mã vạch
• Bước 2: Sẽ là mở cụm đầu in
• Bước 3: Bắt đầu bước lắp giấy in mã vạch vào khay chứa giấy
• Bước 4: Căn chỉnh nẹp giấy sao cho chặt và thẳng
• Bước 5: Tiến hành lắp mực và đóng đầu in, nắp máy in về lại như cũ.

Chi tiết hơn về hướng dẫn thao tác lắp giấy in mã vạch với dòng máy để bàn và công nghiệp, bạn có thể tham khảo tài liệu: “Hướng dẫn cách lắp giấy máy in mã vạch dễ hiểu nhất”.

Hướng dẫn thay lắp mực in mã vạch

Mực in mã vạch là vật liệu in được sử dụng cho các dòng máy in mã vạch công nghệ in nhiệt gián tiếp. Mực in sẽ được lắp bên trong máy in, đặt song song cùng giấy in và bao quanh đầu in. Lưu ý, khi lắp mực in thì mặt mực phải áp vào mặt giấy in.

Thao tác thay lắp mực in mã vạch cơ bản gồm các bước như sau:

• Bước 1: Đầu tiên là mở nắp máy
• Bước 2: Tiếp đến là mở cụm đầu in
• Bước 3: Tháo và bỏ đi cuộn mực đã dùng hết
• Bước 4: Tiếp đến là lắp cuộn mực mới vào
• Bước 5: Sau khi hoàn tất sẽ đóng cụm đầu in và đóng nắp máy.

Bên cạnh 8 bước tóm lược trên, bạn có thể xem chi tiết về thao tác lắp mực in mã vạch với máy in mã vạch để bàn, công nghiệp qua tài liệu: “Cách thay mực máy in mã vạch chi tiết từ A đến Z”.

Sau khi máy in đã được trang bị đầy đủ giấy và mực, bước tiếp theo là tạo ra một cầu nối để nó có thể nhận lệnh từ máy tính của bạn.

Bước 3: Kết nối máy in mã vạch với máy tính

Để máy tính có thể “giao tiếp” và gửi lệnh in, hai thiết bị cần được kết nối với nhau. Tùy vào môi trường làm việc và model máy, bạn có thể chọn một trong các phương thức sau:

Qua cổng USB

Đây là phương thức phổ biến và đơn giản nhất, cung cấp kết nối vật lý ổn định. Bạn chỉ cần cắm một đầu cáp USB (dạng đầu vuông) vào cổng USB trên máy in mã vạch và đầu còn lại (dạng hình chữ nhật) cắm vào cổng USB trên máy chủ. (Như hình)

Hệ điều hành thường sẽ tự động nhận diện thiết bị mới (Plug-and-Play).

Qua cổng RS-232

Là một chuẩn kết nối cũ nhưng vẫn rất tin cậy, thường được sử dụng trong môi trường công nghiệp. Cổng RS-232 yêu cầu cấu hình tốc độ baud (baud rate) và các tham số giao tiếp khác trên cả hai thiết bị để đảm bảo dữ liệu được truyền đi chính xác.

• Kết nối dây cáp RS-232 vào một đầu của máy in mã vạch và đầu còn lại vào máy chủ. (Hiện nay, phần lớn các Laptop, POS đều không có cổng này. Nếu bạn muốn sử dụng chúng cùng máy in cổng RS-232 thì cần sử dụng cáp chuyển RS232 – USB).
• Đảm bảo cấu hình tương thích giữa máy in mã vạch và máy chủ. Trên máy chủ, cần cấu hình cổng RS-232 tương ứng với Baud rate, Data bits, Parity, Stop bits, Flow control phù hợp với máy in. Thao tác này sẽ được đội ngũ kỹ thuật của Thế Giới Mã Vạch hướng dẫn đến bạn khi mua máy do chúng tôi phân phối.

Qua cổng LAN/Ethernet

Kết nối này cho phép nhiều máy tính trong cùng một mạng nội bộ có thể in đến một máy in duy nhất.  Đây là giải pháp lý tưởng cho các văn phòng, nhà xưởng lớn.

• Kết nối máy in mã vạch và máy chủ vào cùng một mạng LAN bằng cách cắm dây LAN của hệ thống mạng nội bộ vào cổng LAN của máy. 
• Các bước tiếp theo như lấy IP máy in và thiết lập IP trên máy chủ sẽ thực hiện sau khi đã cài đặt Driver.

*** Lưu ý chung:

Sau khi cắm cổng kết nối, người dùng cần kiểm tra máy chủ đã nhận máy in mã vạch chưa bằng cách:

Vào Control Panel. Ở mục “Hardware and Sound” chọn “Views Devices and Printers”. Tại đây máy tính sẽ xuất hiện một thư mục có tên “Unspecified” và kèm theo tên của máy in bên dưới (theo hình: RING 408PEI+ ). Điều này thể hiện cho máy tính đã nhận ra máy in và cần cài Driver. Còn nếu không có hiển thị thư mục như trên thì cần phải cắm lại.

Qua Wifi

Tương tự như cổng LAN nhưng loại bỏ sự rườm rà của dây cáp. Kết nối Wifi mang lại sự linh hoạt tối đa trong việc bố trí máy in, chỉ cần máy in nằm trong vùng phủ sóng Wifi của bạn.

Thường chỉ máy in mã vạch công nghiệp mới có tùy chọn kết nối Wifi. Có 2 cách kết nối máy in mã vạch với máy chủ qua Wifi gồm: Sử dụng phần mềm quản lý máy in mã vạch, Sử dụng giao thức TCP/IP.

Các bước thực hiện cơ bản như sau:

• Trên máy in:
  • Truy cập menu cài đặt của máy in.
  • Tìm tùy chọn kết nối Wifi hoặc mạng.
  • Chọn mạng Wifi mong muốn và nhập mật khẩu (nếu có).
  • Lưu cài đặt.
• Trên máy tính:
  • Cài đặt phần mềm driver cho máy in mã vạch (nếu chưa cài đặt).
  • Khởi động phần mềm driver.
  • Chọn “Kết nối mạng” hoặc “Thêm máy in mạng”.
  • Chọn máy in mã vạch từ danh sách các thiết bị khả dụng.
  • Làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình kết nối.

Bước tiếp theo là in một trang test để đảm bảo máy in đã kết nối thành công với mạng Wifi và có thể hoạt động bình thường.

Lưu ý: Quy trình kết nối có thể thay đổi tùy theo model máy in. Tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng của chính máy in đó để biết hướng dẫn chi tiết.

Qua Bluetooth

Kết nối không dây tầm ngắn này rất phù hợp cho các ứng dụng di động, ví dụ như kết nối máy in với máy kiểm kho (PDA) hoặc máy tính bảng để in tem ngay tại chỗ.

Chuẩn bị:

• Máy in mã vạch có tính năng Bluetooth.
• Máy chủ có hỗ trợ Bluetooth hoặc có bộ thu Bluetooth USB.
• Cáp USB (cho một số trường hợp).

Kết nối máy in mã vạch với máy chủ:

• Trên máy in mã vạch:
  • Bật Bluetooth trên máy in.
  • Chuyển máy in sang chế độ ghép nối.
  • Tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng của máy in để biết cách thực hiện hai bước trên.
• Trên máy chủ:
  • Bật Bluetooth trên máy chủ hoặc cắm bộ thu Bluetooth USB vào máy chủ.
  • Mở cài đặt Bluetooth trên máy chủ.
  • Quét thiết bị Bluetooth và tìm kiếm máy in mã vạch.
  • Chọn máy in mã vạch từ danh sách các thiết bị khả dụng.
  • Nhập mã ghép nối (nếu có) và kết nối máy in với máy chủ.

Dù cáp đã được kết nối vật lý, máy tính và máy in vẫn chưa thể “hiểu” nhau. Chúng ta cần cài đặt một trình điều khiển (Driver) để chúng có thể giao tiếp một cách trôi chảy.

Bước tiếp theo sẽ liên quan đến Driver nên bạn cần tham khảo nội dung hướng dẫn cài đặt Driver để thực hiện. Sau khi cài đặt Driver thành công sẽ thực hiện tiếp các thao tác như sau:

• Khởi động phần mềm driver và chọn máy in mã vạch đã kết nối.
• Sau đó in 1 trang test để chắc rằng kết nối thành công.

Lưu ý: Mỗi model máy in mã vạch sẽ có thao tác riêng tương ứng. Xem hướng dẫn cụ thể trong User Guide hoặc Manual đi kèm thiết bị.

Như trên là hướng dẫn kết nối máy in cùng máy chủ về mặt vật lý. Trên thực tế, cần cài đặt Driver để tạo cầu nối giao tiếp giữa máy chủ cùng máy in thì mới hoàn tất thiết lập và sử dụng được.

Bước 4: Cài đặt Driver để máy tính nhận diện máy in

Driver hoạt động như một “người phiên dịch”, giúp hệ điều hành máy tính hiểu được ngôn ngữ của máy in mã vạch. Nếu không có driver, máy tính chỉ xem máy in như một thiết bị lạ và không thể gửi lệnh in.

Cài đặt Driver cho máy in mã vạch sẽ gồm 3 bước: Bước 1 là tải Driver tương ứng > Bước 2 là Tiến hành cài đặt > Bước 3 là Cài đặt “Seagull Driver Wizard” với cổng kết nối tương ứng.

Các bước cài đặt như sau: 

Bước 1: Truy cập https://thegioimavach.com/driver/, tải Driver của thương hiệu máy in mã vạch bạn đang sử dụng. (Ví dụ: chúng tôi tải Driver RING vì máy đang được minh họa trong bài là RING 408PEI+)

Bước 2: Sau khi hoàn tất tải Driver sẽ tiến hành cài đặt.

• Click chuột phải chọn “Run as administrator”. Một tab nhỏ sẽ hiện ra => Bấm “Yes” để bắt đầu.

• Kế đến, bấm chọn “I accept the terms in the license agreement” và chọn “Next”

• Tại cửa sổ “Installation Directory” chọn “Next”.

• Tiếp đến, tại cửa sổ “Installation Information” sẽ bấm tick cả hai lựa chọn, sau đó là bấm “Finish”. Và tab hướng dẫn sử dụng Driver sẽ được hiện lên. Có thể đọc tham khảo hoặc tắt đi.

Bước 3: Thực hiện cài đặt “Seagull Driver Wizard”. Tab này đã được mở sẵn ở dưới thanh điều hướng, bạn chỉ cần bật lên để thiết lập là được.

• Tích chọn “Install printer drivers”, rồi chọn “Next”.

• Đến đây sẽ là bước lựa chọn cổng kết nối. Ở đây, chúng tôi sẽ đề cập đến 3 loại cổng kết nối, đó là: Cổng USB, cổng RS-232 và cổng LAN.

Cổng USB:

• Nếu máy in mã vạch đang kết nối cổng USB thì khi bấm “Next” tại tab Seagull Driver Wizard thì một tab nhỏ sẽ hiện ra như hình bên dưới. 

• Tiếp đó là bấm “Next” và tick chọn “Do not share this printer”

• Cuối cùng là bấm “Finish” để kết thúc khâu cài Driver.

Cổng RS-232:

• Đối với máy in kết nối cổng RS-232, bạn cần phải click chọn “Other (such as Parallel or Serial)”, tiếp đó là chọn “Next”.

• Tiếp theo, chọn tên model máy in mà bạn đang kết nối => “Next”

• Tab mới hiện ra trong đó có nhiều cổng COM để lựa chọn. Bạn cần chọn đúng cổng COM mà máy tính đang nhận.
  • Nếu như bạn cắm trực tiếp cổng kết nối vào cổng COM của máy tính thì chọn COM 1. Sau đó bấm chọn “Next”.

• • Nếu bạn sử dụng cổng chuyển đổi USB to RS232 thì chọn cổng COM mà máy tính đang nhận. Để xem máy tính nhận cổng nào thì làm theo các bước sau:
    • Vào tiếp Control Panel. Ở mục “Hardware and Sound” chọn “Views Devices and Printers”. Tại đây máy tính sẽ xuất hiện một thư mục có tên USB – Serial CH340 (COM5).

• Vì máy tính nhận COM5 nên ở bước này người dùng sẽ chọn cổng COM5 như hình. Rồi tiếp đó bấm “Next”.

• Sau khi đã hoàn thành bước chọn cổng COM, Tab mới hiện ra, sau đó tick vào ô “Do not share this printer”.

• Cuối cùng nhấn “Finish” để kết thúc.

*** Lưu ý: Đối với máy in mã vạch dùng cáp chuyển RS232 to USB khi thực hiện kết nối sẽ có trường hợp máy tính không nhận kết nối của cáp chuyển. Để khắc phục lỗi này thì bạn có thể lên trang web của thương hiệu cáp chuyển bạn đang dùng để tải driver của chính nó và cài đặt (Tuy nhiên, phần lớn máy tính sẽ tự động cập nhật driver này, có 1 vài trường hợp không nhận bạn sẽ phải tải về cài lại).

Vì đây chỉ là Driver để máy tính có thể nhận cáp chuyển RS232 to USB, còn việc để máy in có thể nhận dữ liệu từ máy chủ và in ấn được thì bạn cần phải tải thêm Driver thuộc máy in đó và thực hiện các bước cài đặt đã được mô tả chi tiết ở phần trên.

Cổng LAN:

• Với máy in mã vạch kết nối cổng LAN, bạn cần tick chọn vào ô “Network (Ethernet or Wifi)” rồi chọn “Next”.

• Tiếp theo, chọn tên model máy in mà bạn đang kết nối => Tiếp tục “Next”.

• Tiếp đó là chọn “Create Port…”.

• Có tab nhỏ hiện ra, chọn “Standard TCP/IP Port” rồi chọn “New Port…”.

• Chọn “Next”.

• Tiết theo bạn cần phải nhập địa chỉ IP và tên của máy in kết nối. Để biết được IP của máy in thì người dùng cần thực hiện bước sau:
  • Tắt nguồn máy in.
  • Một tay giữ nút FEED và một tay bật nguồn. Tay ở nút FEED vẫn tiếp tục đè giữ cho đến khi đèn báo hiệu nháy và phát âm báo lần thứ 2 thì mới thả ra.
  • Lúc này máy in sẽ nhận giấy và in các thông số. IP máy in RING 408PEI+ hiện ở đây là: 192.168.1.36

• Nhập IP trên vào hộp thoại rồi chọn “Next”

• Click chọn “Standard” rồi chọn “Next”

• Tiếp đó là chọn “Finish” nhưng chưa kết thúc.

• Sau đó một Tab “Specify Port” hiện ra, chọn theo hình bên dưới.

• Tiếp tục chọn “Next”

• Cuối cùng là nhấn “Finish” để hoàn thành khâu thiết lập driver.

Giờ đây, khi “người phiên dịch” Driver đã được cài đặt, một bước kiểm tra nhanh là vô cùng cần thiết để đảm bảo mọi thứ hoạt động hoàn hảo trước khi bạn bắt tay vào thiết kế.

Bước 5: In thử từ Driver để kiểm tra kết nối

Sau khi cài đặt driver, việc in thử là bước kiểm tra quan trọng để xác nhận mọi thứ đã được thiết lập chính xác trước khi đi vào thiết kế tem phức tạp.

1. Mở Control Panel -> Devices and Printers.
2. Tìm máy in mã vạch của bạn trong danh sách, nhấp chuột phải và chọn Printer properties.
3. Trong tab General, nhấn vào nút Print Test Page.
4. Máy in sẽ ngay lập tức in ra một trang thử nghiệm, thường chứa thông tin về driver và các thông số cài đặt.
5. Nếu tem được in ra rõ ràng, đúng vị trí, điều này chứng tỏ kết nối giữa máy tính và máy in đã thành công 100%.

Khi đã chắc chắn rằng kết nối giữa máy tính và máy in hoàn toàn thông suốt, bạn đã sẵn sàng bước vào giai đoạn thú vị nhất: tự tay tạo ra mẫu tem mang dấu ấn của riêng mình.

Bước 6: Thiết kế tem mã vạch đầu tiên

Đây là bước sáng tạo nhất, nơi bạn sẽ quyết định nội dung và bố cục của con tem. Các phần mềm chuyên dụng như BarTender cung cấp một giao diện trực quan với đầy đủ công cụ để bạn thực hiện việc này.

• Khởi tạo file thiết kế: Mở phần mềm và tạo một tài liệu mới. Bạn sẽ cần thiết lập kích thước tem chính xác theo loại giấy bạn đang sử dụng (ví dụ: rộng 50mm, cao 30mm).
• Thêm mã vạch: Chọn loại mã vạch bạn muốn sử dụng (ví dụ: Code 128, QR Code). Nhập dữ liệu cho mã vạch (ví dụ: SKU sản phẩm “SP00123”).
• Thêm văn bản và hình ảnh: Thêm các trường văn bản như tên sản phẩm, giá bán, ngày sản xuất. Bạn cũng có thể chèn logo công ty hoặc các biểu tượng khác.
• Căn chỉnh bố cục: Sắp xếp các đối tượng trên tem một cách hợp lý, đảm bảo thông tin dễ đọc và mã vạch có đủ “vùng tĩnh” (quiet zone) xung quanh để máy quét có thể đọc được.
• Lưu lại thiết kế: Lưu file thiết kế của bạn để sử dụng cho những lần in sau.

Tham khảo ngay tài liệu “Hướng dẫn thiết kế tem bằng BarTender” hoặc trong video sau, Thế Giới Mã Vạch xin được chia sẻ cụ thể đến bạn về thao tác cài đặt lẫn sử dụng phần mềm Bartender cho thiết kế tem:

Với bản thiết kế hoàn hảo đã có trong tay, việc cuối cùng bạn cần làm là gửi lệnh để biến những ý tưởng trên màn hình thành những con tem chất lượng ngoài đời thực.

Bước 7: Thực hiện lệnh in chính thức

Khi bản thiết kế đã hoàn thiện và kết nối đã được kiểm tra, bạn đã sẵn sàng để in hàng loạt.

1/ Từ phần mềm thiết kế, vào menu File -> Print (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc ấn vào icon “Print” trên thanh menu).

2/ Một hộp thoại Print in sẽ xuất hiện. Tại đây, hãy kiểm tra lại các thông số quan trọng:

• • Printer: Đảm bảo đã chọn đúng máy in mã vạch.
  • Quantity: Nhập số lượng tem bạn muốn in.

3/ Nhấn nút Print để gửi lệnh in đến máy. Máy in sẽ bắt đầu hoạt động và cho ra những con tem đầu tiên theo thiết kế của bạn. Hãy quan sát vài con tem đầu tiên để đảm bảo chất lượng in ổn định.

Chúc mừng bạn! Hoàn thành 7 bước trên nghĩa là bạn đã hoàn toàn có thể tự tin vận hành và in những con tem đầu tiên. Giờ đây, để từ một người dùng cơ bản trở thành một chuyên gia thực thụ, hãy cùng chúng tôi khám phá những kiến thức chuyên sâu hơn.

Phần 2: Tìm hiểu chuyên sâu và thiết lập nâng cao

Nắm vững các thao tác cơ bản là rất tốt, nhưng hiểu sâu về vật tư và cách bảo dưỡng sẽ giúp bạn tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng bản in và kéo dài tuổi thọ của thiết bị lên nhiều năm.

Hướng dẫn cách chọn giấy và mực in phù hợp

Việc lựa chọn sai vật tư không chỉ gây lãng phí mà còn có thể làm hỏng đầu in, một trong những bộ phận đắt tiền nhất. Sự tương thích giữa chất liệu giấy (media) và loại mực (ribbon formulation) là yếu tố quyết định.

Đối với giấy in mã vạch

Để chọn đúng loại giấy in mã vạch (decal), bạn cần xem xét hai yếu tố then chốt: công nghệ in mà máy đang sử dụng và kích thước vật lý của cuộn giấy.

Chọn giấy in tem phù hợp với máy in mã vạch và nhu cầu dùng

1. Lựa chọn dựa trên Công nghệ in:

• In Nhiệt Trực Tiếp (Direct Thermal):
  • Cơ chế: Công nghệ này không cần mực (ribbon). Đầu in của máy sẽ tác động nhiệt trực tiếp lên bề mặt giấy cảm nhiệt đặc biệt để hiển thị thông tin.
  • Vật tư yêu cầu: Chỉ sử dụng được Decal Cảm Nhiệt (Direct Thermal Label).
  • Đặc điểm: Bản in có độ bền vừa phải, phù hợp cho các ứng dụng ngắn ngày như tem vận chuyển, tem trà sữa.
• In Truyền Nhiệt Gián Tiếp (Thermal Transfer):
  • Cơ chế: Đầu in làm nóng chảy lớp sáp/nhựa trên cuộn mực in (ribbon), mực sẽ bám lên bề mặt giấy để tạo ra bản in.
  • Vật tư yêu cầu: Bắt buộc phải có sự kết hợp của Mực In Mã Vạch (Ribbon) và các loại giấy in truyền nhiệt như Decal Giấy, Decal Nhựa PVC, Decal Xi Bạc, Tem Nhãn Vải…
  • Đặc điểm: Bản in sắc nét, bền màu, chống chịu được môi trường khắc nghiệt, phù hợp cho quản lý tài sản, tem sản phẩm lưu kho lâu dài.

2. Lựa chọn dựa trên Kích thước:

Để đảm bảo cuộn giấy có thể lắp vừa vào máy và in đúng khổ, bạn cần xác định các thông số sau:

Đối với mực in mã vạch

Mực in chỉ được sử dụng cho máy in công nghệ truyền nhiệt gián tiếp. Việc chọn đúng loại mực sẽ quyết định độ bám, độ bền và độ sắc nét của con tem.

Chọn mực in phù hợp với máy in mã vạch và nhu cầu dùng

1. Lựa chọn dựa trên Chất liệu (Formulation):

Sự kết hợp giữa chất liệu mực và giấy là yếu tố cốt lõi để tạo ra bản in chất lượng.

2. Lựa chọn dựa trên Kích thước:

Để đảm bảo cuộn mực tương thích với máy và bảo vệ đầu in, bạn cần chú ý đến hai thông số kích thước sau:

• Khổ rộng cuộn mực: Luôn phải rộng hơn khổ rộng của cuộn giấy đang sử dụng. Ví dụ, nếu dùng giấy rộng 105mm, bạn nên chọn mực rộng 110mm. Điều này giúp bảo vệ đầu in khỏi bị trầy xước do ma sát trực tiếp với giấy.
• Độ dài cuộn mực: Hầu hết các dòng máy in hiện nay đều hỗ trợ cuộn mực dài tiêu chuẩn 300 mét. Một số dòng máy để bàn nhỏ gọn có thể yêu cầu cuộn ngắn hơn (75m hoặc 100m) và đối với máy công nghiệp có thể hỗ trợ cuộn 450m.

Sử dụng vật tư chất lượng là nền tảng, nhưng để nền tảng đó thực sự vững chắc và giúp máy hoạt động bền bỉ, việc bảo quản và vệ sinh định kỳ đóng một vai trò không thể thiếu.

Bảo quản và vệ sinh máy in để kéo dài tuổi thọ

Một chiếc máy in được vệ sinh định kỳ có thể hoạt động bền bỉ hơn 5-7 năm so với một chiếc máy bị bỏ quên. Bụi giấy, cặn mực và keo từ decal là những “kẻ thù” thầm lặng có thể làm giảm chất lượng in và gây hỏng hóc nghiêm trọng.

Nên bảo quản và vệ sinh máy in để kéo dài tuổi thọ

• Tần suất vệ sinh:
  1. Đầu in nhiệt (Printhead): Vệ sinh sau mỗi lần thay cuộn mực hoặc sau mỗi 2-3 cuộn giấy (đối với in nhiệt trực tiếp).
  2. Trục lăn cao su (Platen Roller): Vệ sinh cùng lúc với đầu in.
  3. Toàn bộ bên trong máy: Vệ sinh hàng tháng để loại bỏ bụi bẩn tích tụ.
• Quy trình vệ sinh:
  1. Tắt máy và rút nguồn điện để đảm bảo an toàn.
  2. Dùng bình xịt khí nén để thổi sạch bụi giấy và các mảnh vụn bên trong máy.
  3. Thấm cồn Isopropyl 99% vào bông gòn y tế.
  4. Nhẹ nhàng lau bề mặt đầu in theo một chiều. Không dùng vật sắc nhọn để cạo đầu in.
  5. Lau sạch trục lăn cao su để loại bỏ cặn keo và mực.
  6. Chờ khoảng 2-3 phút cho cồn bay hơi hoàn toàn trước khi đóng máy và cắm điện trở lại.

Và nhiều chia sẻ bổ ích hợp có trong tài liệu “Bảo quản máy in mã vạch đúng cách”, hãy tham khảo ngay!

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến sử dụng máy in mã vạch

Dưới đây là những thắc mắc phổ biến nhất khi sử dụng máy in mã vạch.

1. Tôi nên Calibration lại máy in khi nào là tốt nhất?

Bạn nên thực hiện calibration (hiệu chỉnh) mỗi khi thay một loại giấy có kích thước hoặc chất liệu khác. Việc này giúp cảm biến của máy nhận diện chính xác điểm đầu và cuối của con tem, tránh tình trạng in lệch. Mỗi thương hiệu có cách làm khác nhau, vì vậy hãy tham khảo “Hướng dẫn Calibration cho máy in chi tiết” để thao tác chính xác.

2. Vệ sinh đầu in bao lâu một lần là phù hợp?

Theo khuyến cáo của các nhà sản xuất, bạn nên vệ sinh đầu in sau mỗi lần thay cuộn mực (với in truyền nhiệt) hoặc sau mỗi cuộn giấy (với in nhiệt trực tiếp) để đảm bảo chất lượng in và tuổi thọ đầu in tốt nhất.

3. Làm thế nào để in tem sắc nét hơn trên các chất liệu khó bám mực?

Hãy thử điều chỉnh hai thông số trong driver: tăng nhiệt độ đầu in (Darkness/Heat) và giảm tốc độ in (Print Speed). Việc này cho phép mực có nhiều thời gian hơn để nóng chảy và bám chắc vào bề mặt tem.

4. Có nên tắt máy in mã vạch sau mỗi lần sử dụng không?

Không cần thiết. Máy in mã vạch được thiết kế để hoạt động liên tục và có chế độ chờ (standby) tiêu thụ rất ít năng lượng. Việc bật/tắt liên tục có thể ảnh hưởng không tốt đến tuổi thọ của linh kiện điện tử. Bạn chỉ nên tắt máy khi không sử dụng trong một thời gian dài (ví dụ: cuối tuần, nghỉ lễ).

5. Làm thế nào để bảo quản giấy và mực in mã vạch đúng cách khi chưa sử dụng?

Hãy bảo quản chúng trong bao bì gốc, ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp và nhiệt độ cao. Môi trường lý tưởng có độ ẩm khoảng 45-55% và nhiệt độ dưới 25°C. Việc này giúp lớp keo của decal và chất lượng mực không bị biến đổi.

Hy vọng rằng cẩm nang này đã cung cấp những kiến thức cần thiết, giúp việc sử dụng máy in mã vạch trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Bằng cách tuân thủ quy trình 7 bước và tham khảo các mục nâng cao, bạn hoàn toàn có thể khai thác tối đa tiềm năng của thiết bị.

• Gặp sự cố khi sử dụng? Đừng lo, hãy tham khảo bài viết tổng hợp các lỗi máy in mã vạch thường gặp và cách khắc phục.
• Bạn cần tìm một chiếc máy in phù hợp? Khám phá ngay danh mục máy in mã vạch đa dạng của chúng tôi.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới. Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!

Để lại yêu cầu của bạn vào Form sau:

Hoặc liên hệ cùng Thế Giới Mã Vạch qua:

• Hotline: 19003438
• Email: sales@thegioimavach.com