Cách in tem trong Excel đơn giản với 4 bước chi tiết

Bước 1: Kết nối máy in mã vạch cùng máy tính

Để kết nối máy in mã vạch với máy tính, bạn cần thực hiện hai bước: kết nối vật lý và cài đặt driver.

1. Kết nối vật lý:

• Chọn loại cáp: Sử dụng cáp USB, LAN hoặc RS-232 để kết nối máy in với máy tính. Lựa chọn cáp phù hợp với cổng kết nối trên máy in và máy tính của bạn.
• Thực hiện kết nối: Cắm một đầu cáp vào cổng tương ứng trên máy in, đầu còn lại vào cổng trên máy tính.

2. Cài đặt driver:

• Tải driver: Truy cập website nhà sản xuất máy in, tìm kiếm và tải driver tương thích với model máy in và hệ điều hành của bạn.
• Cài đặt: Chạy file cài đặt driver đã tải về và làm theo hướng dẫn.

Để biết thêm chi tiết và hướng dẫn cụ thể hơn về cách kết nối và cài đặt driver phù hợp cho máy in mã vạch, bạn có thể tham khảo tài liệu: “Cách kết nối máy in mã vạch với máy tính”.

Bước 2: Chọn lựa máy in và khổ tem trên Excel

Sau khi kết nối máy in bạn cần thiết lập in ấn trên Excel thông qua tạo khổ tem mới trên Driver máy in. Trình tự thực hiện như sau:

• Mở “Control Panel” > Chọn “View devices and printers”

• Nhấp chuột phải vào driver máy in mã vạch bạn đang sử dụng (Ví dụ chúng tôi đang dùng Zebra ZT411) > Bấm chọn “Printing preferences”

• Trong cửa sổ mới > Chọn tab “Page Setup” > Chọn “New”

• Thêm một cửa sổ khác hiện ra. Tại đây, bạn sẽ thêm kích thước tem mà bạn muốn in (khổ tem này đã được lắp sẵn ở trong máy in mã vạch).
• Tại mục “Name” đặt tên cho khổ tem tạo mới (Tem 1).
• Tại mục “Label Size”, nhập chiều rộng (Width) và chiều cao (Height) của tem. Ghi rõ đơn vị đo (mm hoặc cm). Hệ thống sẽ tự động chuyển đổi sang inch.
• Nhấn OK để lưu thiết lập.

Tiếp theo đó sẽ thực hiện tiếp đến việc lựa chọn và khổ tem trên Excel.

• Mở file Excel, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc vào File => Print. 

• Tại cửa sổ in ấn, bạn cần thực hiện một số điều chỉnh quan trọng:
  • Chọn máy in: Tại “Printer”, hãy chọn máy in mã vạch mà bạn đã kết nối với máy tính. Ví dụ, trong trường hợp này, chúng tôi “Zebra ZT411”.

• • Chọn khổ giấy: Excel thường lấy khổ giấy mặc định từ driver máy in đã được tạo trước đó. Hãy đảm bảo khổ giấy này khớp với khổ tem nhãn bạn đang sử dụng. Nếu chưa đúng, hãy chọn lại khổ giấy phù hợp trong mục “Paper size”.”

• • Điều chỉnh lề: Để đúng với kích thước tem trong máy, bạn cần loại bỏ lề trên Excel. Vào “Page Setup” > Chọn tab “Margins“. Tại đây, hãy đặt tất cả các thông số “Top”, “Header”, “Left”, “Right”, “Bottom”, “Footer” về 0. Nhấn “OK” để lưu thay đổi.

Sau khi hoàn tất các bước trên, hãy thoát khỏi cửa sổ in ấn để quay lại trang tính. Lúc này, trên trang tính sẽ xuất hiện các đường nét đứt tạo thành các khung. Mỗi khung này tương ứng với một tem nhãn và phạm vi in ấn sẽ nằm trong khung đó.

Bước 3: Tạo nội dung tem theo nhu cầu

Bước quan trọng nhất là tạo nội dung cho tem nhãn. Nội dung tem nhãn có thể bao gồm: chữ, số, mã vạch, logo,… được thiết kế, bố trí dựa trên nhu cầu sử dụng tem của bạn.

Tạo nội dung chữ, số

Bạn có thể dễ dàng thêm chữ và số vào tem nhãn bằng cách nhập trực tiếp vào các ô trên trang tính Excel, giống như khi bạn soạn thảo văn bản thông thường.

Ví dụ: Bạn có thể nhập tên sản phẩm, mã hàng, thông tin liên lạc, ngày sản xuất, hạn sử dụng, thành phần…

Lưu ý: Khi nhập thông tin không để thông tin tràn qua ô kích thước khác, vì nếu như vậy khi in thông bị tràn lề.

Tạo nội dung mã vạch trên Excel

Đối với phần tạo mã vạch, điều bạn cần làm đầu tiên đó chính là phải tải font mã vạch.

Mỗi loại mã vạch (Code 39, Code 128,…) sẽ có mỗi loại font khác nhau (font này sẽ có bản miễn phí hoặc bản trả phí).

• Tìm kiếm và tải font chữ mã vạch phù hợp với loại mã bạn muốn tạo. Ở đây, chúng tôi đã tải sẵn mẫu Font “Code 128”.
• Sau khi tải về, bạn hãy giải nén file bằng cách nhấp chuột phải và chọn “Extract file”.
• Tiếp theo, mở thư mục vừa giải nén, nhấp chuột phải vào file “Code 128” và chọn “Install” để cài đặt font chữ vào máy tính.

• Bây giờ, bạn hãy nhập nội dung cần mã hóa vào ô Excel. 
• Sau đó, chọn ô chứa nội dung vừa nhập, tìm và áp dụng font chữ “Code 128” như cách bạn chọn font chữ bình thường. Lúc này, nội dung trong ô sẽ được chuyển thành mã vạch.

*** Lưu ý: Các loại mã vạch khác cũng được tạo tương tự, chỉ cần bạn tải và cài đặt đúng font chữ tương ứng.

Chèn logo, ký hiệu lên tem

Ngoài chữ và mã vạch, bạn có thể làm cho tem nhãn thêm phần chuyên nghiệp bằng cách chèn logo hoặc các ký hiệu đặc biệt.

Cách chèn logo:

• Chọn ô Excel muốn chèn logo > Chọn “Insert” > Chọn “Pictures”

• Chọn file hình “Logo” có sẵn từ máy tính để tải lên. Thế là đã hoàn thành việc chèn logo.

Cách thêm ký tự đặc biệt:

• Cũng chọn ô Excel muốn thêm ký tự > Chọn “Insert” > Bấm chọn “Symbol” (nằm ở góc phải ở phía trên file Excel)

• Tìm kiếm và chọn ký tự mong muốn. Khi chọn xong chỉ cầm bấm “Insert” là có thể thêm ký tự vào ô.

• Đóng cửa sổ “Symbol” bằng cách nhấn nút “X” ở góc trên bên phải.

Bằng cách kết hợp hài hòa giữa nội dung chữ, số, mã vạch, logo và ký hiệu, bạn có thể tạo ra những tem nhãn chuyên nghiệp, ấn tượng và hiệu quả cho sản phẩm.

Bước 4: Tiến hành in ấn

Sau khi hoàn tất thiết kế nội dung, bạn có thể in tem nhãn từ Excel như sau:

• Nhấn tổ hợp Ctrl + P hoặc vào tab “File” > “Print”.
• Chọn in một vài tem tại “Copies” (số lượng tem in) để kiểm tra bố cục, vị trí nội dung và chất lượng.
• Nếu bản in thử đạt yêu cầu, bạn có thể in toàn bộ tem nhãn.

***Lưu ý: Khi bạn muốn đẩy lề xuống hoặc muốn đẩy lề sang trái, sang phải (nếu cần) thì bạn hãy tăng các thông số “Top”, “Header”, “Left”, “Right”, “Bottom”, “Footer” lên theo đúng tỷ lệ tại tab “Margins”.

Video hướng dẫn in tem mã vạch từ Excel

Để giúp bạn hình dung rõ hơn về quy trình in tem mã vạch từ Excel, Thế Giới Mã Vạch đã thực hiện video hướng dẫn chi tiết sau đây:

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về cách in tem mã vạch từ Excel mà bạn có thể tham khảo. Mọi vấn đề cần giải đáp, hỗ trợ cụ thể hơn, hãy liên hệ cùng Thế Giới Mã Vạch.

Các câu hỏi được quan tâm

1. Làm sao để in tem trong Excel mà không bị lỗi font?

Lỗi font khi in tem mã vạch từ Excel thường do máy in không nhận diện được font mã vạch. Để khắc phục, bạn cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Sử dụng font mã vạch chuẩn: Hãy sử dụng các font phổ biến và được nhiều máy in hỗ trợ như Code 39, Code 128, EAN-13… (Font mã vạch – là tập hợp các ký tự – được thiết kế để máy quét mã vạch đọc được). Bạn có thể tải các font này từ các trang web uy tín hoặc sử dụng font có sẵn trong phần mềm tạo mã vạch.
• Cài đặt font mã vạch: Sau khi tải về, bạn cần cài đặt font vào hệ thống máy tính.
• Chọn đúng font trong Excel: Khi tạo mã vạch, hãy chắc chắn bạn đã chọn đúng font mã vạch đã cài đặt trong Excel.
• Lưu file dưới dạng PDF: Trước khi in, hãy lưu file Excel dưới dạng PDF để giữ nguyên định dạng font chữ, tránh lỗi font.

2. Tôi có thể in tem mã vạch với nhiều kích thước khác nhau từ Excel được không?

Bạn hoàn toàn có thể in tem mã vạch với nhiều kích thước khác nhau từ Excel!

Chỉ cần lưu ý chọn đúng loại giấy in, thiết lập khổ giấy trong Excel và căn chỉnh lề cho chính xác là được.

Xem nhiều hơn về giấy in tem với các khổ tem khác nhau qua nút sau:

Giấy in tem mã vạch

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy đa dạng các loại giấy in với kích thước và chất liệu khác nhau. Ngoài ra, bạn đừng quên chọn lựa mực in mã vạch thích hợp với giấy để cho ra những bản in chất lượng, đẹp mắt.

Xem nhiều hơn về mực in mã vạch qua nút sau:

Mực in mã vạch

3. Tôi có thể in tem mã vạch bằng Excel với máy in văn phòng được không?

CÓ, bạn có thể in tem mã vạch bằng Excel với máy in văn phòng thông thường. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí cho những nhu cầu in ấn đơn giản.

Tuy nhiên, việc sử dụng decal dạng tờ cho máy in văn phòng có thể khiến máy chóng hỏng và tem in ra không đạt yêu cầu về chất lượng, độ bền. Nếu bạn cần in tem mã vạch với số lượng lớn hoặc yêu cầu chất lượng cao, nên đầu tư máy in mã vạch chuyên dụng.

Xem cụ thể hơn về loại thiết bị chuyên dụng này qua nút sau:

Máy in tem mã vạch

Hoặc liên hệ cùng chúng tôi để được tư vấn cụ thể, nhanh chóng.