HƯỚNG DẪN LẮP ĐẶT, SỬ DỤNG NGĂN KÉO ĐỰNG TIỀN HIỆU QUẢ

Ngăn kéo đựng tiền là gì?

Ngăn kéo đựng tiền là thiết bị được đặt tại các quầy thanh toán được kết nối với một thiết bị ngoại vi khác (máy in bill, POS,…) và dùng để chứa tiền, hóa đơn, thẻ giảm giá,… Bên trong ngăn kéo đựng tiền sẽ được chia thành nhiều ô nhỏ khác nhau.

Sử dụng ngăn kéo đựng tiền là điều cần thiết cho bất cứ cửa hàng, shop hay quầy thanh toán tại siêu thị. Thiết bị giúp đảm bảo tính an toàn cho tiền, doanh thu của đơn vị trong suốt ca làm việc hay thuận tiện cho các khu vực có nhiều ca làm và nhân viên thay ca thường xuyên.

>>> Xem chi tiết hơn về: Ngăn kéo đựng tiền

Sơ lược về lựa chọn ngăn kéo đựng tiền

Ngăn kéo đựng tiền có sự đa dạng trên thị trường hiện nay nhằm đáp ứng các nhu cầu sử dụng khác nhau của người dùng. Do đó, để lựa chọn ngăn kéo đựng tiền phù hợp hãy xác định:

– Diện tích để lắp đặt phải vừa với kích thước của ngăn kéo đựng tiền.

– Nếu cửa hàng của bạn có số lượng khách hàng đông đúc thì khi lựa chọn các loại ngăn kéo đựng tiền bạn phải lựa chọn các loại model có tần suất đóng mở cao.

– Ngăn kéo đựng tiền phải có cổng kết nối thích hợp với máy in bill để quá trình mở két được thực hiện một cách tự động nhờ việc in ấn hóa đơn, mà không cần sử dụng chìa khóa đóng mở bằng tay.

– Trong ngăn kéo đựng tiền nên có nhiều ngăn để việc phân loại mệnh giá tiền được thực hiện dễ dàng và ngăn nắp. Đồng thời tránh việc nhầm lẫn trong việc trả lại tiền thừa cho khách hàng. Đặc biệt với những tờ tiền có giá trị chênh lệch cao nhưng màu sắc lại khá tương đồng như giữa tờ 10.000 đồng với 200.000 đồng hay giữa tờ 20.000 đồng với 500.000 đồng.

Hướng dẫn cách lắp đặt ngăn kéo đựng tiền

Lựa chọn khu vực đặt ngăn kéo đựng tiền phải đủ diện tích rộng rãi để khi mở két thì không bị vướng. Tránh tình trạng ngăn kéo không được mở tối đa khiến việc lấy tiền bên trong diễn ra khó khăn.

Kết nối ngăn kéo đựng tiền với máy in bill nhờ phần mềm trên máy tính. Máy tính có hệ điều hành Win 7 hoặc Win 10 thì các bước cài đặt cũng tương tự nhau.

Các dòng máy in hóa đơn nhiệt hiện nay đều được tích hợp các cổng kết nối thích hợp với ngăn kéo đựng tiền. Loại cổng hay được dùng nhất là cổng RJ11 với dây cáp kết nối.

Hướng dẫn lắp đặt ngăn kéo đựng tiền thực hiện theo các bước:

– Bước 1: Lựa chọn ngăn kéo đựng tiền thích hợp với máy in bill với cổng RJ11. Máy in bill và máy tính phải cài đặt driver để thực hiện in ấn.

– Bước 2: Cài đặt cấu hình

+ Vào Control Panel -> Devices and Printer -> Tìm đến driver của máy in hóa đơn

+ Click chuột phải vào biểu tượng máy in của bạn (chẳng hạn như: XP-80C đối với máy in bill Xprinter Q260, Epson TM82II đối với máy in bill model Epson TM-82II) chọn “Properties” -> Click vào tab “Device Settings” (Như trong hình) -> Sau đó chọn Cash Select và chọn 2 chế độ mở két (Cash Drawer #1+#2 Before Printing két tiền mở trước khi in hóa đơn, Cash Drawer #1+#2 After Printing két tiền mở sau khi in hóa đơn).

+ Cuối cùng chọn Apply -> OK. Vậy là đã xong.

Nếu bạn cần quản lý nhiều ngăn kéo đựng tiền, hãy chọn:

– Cash Drawer #2 Before Printing: Mở ngăn kéo thứ 2 trước khi hóa đơn được in.

– Cash Drawer #1 #2 Before Printing: Mở cả 2 ngăn kéo trước khi hóa đơn được in.

– Cash Drawer #2 After Printing: Mở ngăn kéo thứ 2 sau khi hóa đơn được in.

– Cash Drawer #1 # 2 After Printing : Mở cả 2 ngăn kéo sau khi hóa đơn được in.

Nếu đã thực hiện theo “hướng dẫn lắp đặt ngăn kéo đựng tiền” trên mà ngăn kéo đựng tiền cũng không thể làm việc nhịp nhàng với máy in bill được thì có thể do những nguyên nhân: bạn đã khóa két hoàn toàn bằng chìa khóa nên dù hóa đơn có in được hóa đơn thì két cũng không thể mở ra được hoặc dây kết nối với máy in bill bị cắm sai chỗ thay vì cổng RJ11 thì nhầm sang cổng LAN bởi hình dạng hai cổng kết nối này khá giống nhau.

Vừa rồi là hướng dẫn lắp đặt ngăn kéo đựng tiền mà Thế Giới Mã Vạch muốn chia sẻ đến bạn đọc, nếu gặp khó khăn trong quá trình cài đặt hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.

Hướng dẫn sử dụng ngăn kéo đựng tiền đúng cách

Các cửa hàng kinh doanh bán lẻ tại các thành phố lớn hiện nay không thể thiếu ngăn kéo đựng tiền tại quầy thu ngân. Tuy nhiên, để không bị lúng túng khi thanh toán tại những khung giờ khách hàng đông đúc thì bạn cần phải nắm rõ được cách thức sử dụng của các sản phẩm tại quầy để không làm mất thời gian. Cùng xem hướng dẫn sử dụng ngăn kéo đựng tiền ngay sau đây:

Các chế độ khóa và mở ngăn kéo đựng tiền

Với một ngăn kéo đựng tiền sẽ có 3 chế độ đóng mở, nhận biết 3 chế độ này thông qua vị trí tra chìa khóa. Mỗi chế độ khác nhau có những công dụng khác nhau, cụ thể như sau:

Vị trí tra chìa khóa nằm ngang

Nếu vị trí chìa khóa nằm ngang tức nằm song song với mặt bàn thì ngăn kéo đựng tiền của bạn đang ở chế độ mở tự động. Khi máy in bill được yêu cầu lệnh in hóa đơn thì ngăn kéo đựng tiền sẽ bật ra ngoài. Tuy nhiên, điều này chỉ được thực hiện khi bạn thực hiện cài đặt kết nối két đựng tiền với máy in bill.

Với chế độ mở khóa tự động bằng điện này, tùy thuộc vào lựa chọn cài đặt của bạn mà két sẽ được tự động mở trước hoặc sau khi hóa đơn được in ấn ra.

Vị trí tra chìa khóa nằm dọc

Nếu vị trí tra chìa khóa nằm dọc tức nằm vuông góc với mặt bàn thì lúc này ngăn kéo đựng tiền của bạn đang ở chế độ khóa hoàn toàn. Khi này dù bạn có điều chỉnh chức năng mở két đựng tiền dựa trên lệnh in của máy in hóa đơn thì két cũng không thể nào bật ra được.

Rất nhiều khách hàng đã gặp phải trường hợp két không mở được nhưng lại quên không kiểm tra đến vị trí tra chìa khóa này. Nếu bạn gặp tình huống tương tự như thế thì chìa khóa là giải pháp duy nhất có thể mở được ngăn kéo đựng tiền.

Vị trí tra chìa nằm ngang nếu vặn chìa khóa ngược chiều kim đồng hồ

Khi vị trí tra chìa khóa đang ở vị trí nằm dọc – chế độ khóa hoàn toàn, để mở được két thì bạn cần tra chìa khóa vào ngăn kéo đựng tiền và xoay 90 độ ngược chiều kim đồng hồ để mở két. Nếu giữ nguyên vị trí này thì ngăn kéo đựng tiền có thể mở thủ công bằng tay. Chức năng đóng mở tự động nhờ máy in bill cũng không còn tác dụng.

>>> Kết luận: Mỗi vị trí tra chìa khóa khác nhau có những tính năng tương ứng khác nhau. Chính vì thế khi bắt đầu vào ca làm bạn cũng cần phải chú ý. Lời khuyên dành cho bạn là không nên để chìa khóa cắm sẵn ở két đựng tiền để giảm thiểu rủi ro mất mát tiền bạc cũng như những trường hợp xấu khác như: mất chìa khóa, gãy chìa khóa, bị ăn cắp chìa khóa,…

Cách di chuyển ngăn kéo bên trong két đựng tiền

Một số loại ngăn kéo đựng tiền có kèm theo khay nhựa bên trong. Do đó, bạn có thể nhấc khay nhựa này lên đựng các mệnh giá tiền lớn riêng biệt bên dưới để việc quản lý tiền bạc trở nên dễ hơn cũng như tránh được thất thoát so với việc để quá nhiều tiền bên trên. Một số loại giấy tờ, chứng từ, hóa đơn quan trọng cũng có thể đặt bên dưới. Tuy nhiên, đến cuối ngày hãy nhớ nhấc khay nhựa này lên và kiểm tra lại tất cả mọi thứ có trong két nhé.

– Két đựng tiền phải được lắp đặt trên bề mặt bằng phẳng, vững chắc. Những khu vực có diện tích nhỏ hơn bề mặt két không được khuyến khích để két.

– Nhiệt độ để ngăn kéo đựng tiền hoạt động tốt nhất nằm trong khoảng nhiệt độ -7°C đến 37° và 20% đến 80%.

Hướng dẫn vệ sinh và bảo dưỡng ngăn kéo đựng tiền

Bất kỳ thiết bị, công cụ nào khi sử dụng trong thời gian dài cũng cần được vệ sinh bảo dưỡng. Thông thường, thời gian trung bình nên làm sạch két đựng tiền là 3 tháng/lần hoặc bất kỳ khi nào nghe thấy âm thanh cọt kẹt phát ra. Tuy nhiên, điều này còn tùy thuộc vào tần suất và môi trường hoạt động của két. Nếu két của bạn có tần suất đóng mở dày đặc, nhiều lần thì thời gian vệ sinh cũng cần được rút ngắn hơn. Ngược lại, nếu két hoạt động không nhiều thì bạn có thể kéo dài thời gian hơn.

Tra dầu vào bánh lăn và thanh trượt bên trong két để két đóng mở diễn trơn tru, loại bỏ âm thanh cót két. Cách vệ sinh ngăn kéo đựng tiền đúng cách là sử dụng vải lau sạch bụi bẩn và dầu cũ ở trong két và thanh ray. Đặc biệt nếu lĩnh vực kinh doanh của bạn là nhà hàng thì két phải được vệ sinh kỹ lưỡng hơn nữa, kể cả các chi tiết nhỏ nhất để chống hiện tượng gỉ sét. Chỉ sử dụng vải ẩm thấm nước và vải khô để vệ sinh két, tuyệt đối không sử dụng bất kỳ hóa chất hoặc dung môi nào có chất tẩy rửa để vệ sinh.

>>> Tóm lại: Để có được cách sử dụng ngăn kéo đựng tiền tại quầy thu ngân thì bạn cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng các chức năng sử dụng và tính năng tương ứng có trong sách “hướng dẫn sử dụng ngăn kéo đựng tiền” hoặc hỏi các nhân viên kỹ thuật lắp đặt.

Phần tiếp theo của “hướng dẫn sử dụng ngăn kéo đựng tiền” chúng tôi sẽ đề xuất cho bạn đọc những chú ý trong quá trình sử dụng để đảm bảo về hiệu suất.

Các chú ý trong sử dụng ngăn kéo đựng tiền

Các nhân viên thu ngân cần phải được training các kỹ năng sử dụng ngăn kéo đựng tiền để tránh các tình trạng thất thoát tiền bạc trong ca làm.

Giới hạn quyền mở ngăn kéo đựng tiền

Khi cài đặt chức năng này cho ngăn kéo đựng tiền thì sẽ chỉ có một vài nhân viên có thể mở được. Việc cài đặt này sẽ được thực hiện trên phần mềm quản lý bán hàng. Khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra với tiền bạc trong cửa hàng của mình thì cách xử lý sẽ dễ dàng hơn bởi số lượng người có thể mở được ngăn kéo đựng tiền đã được giới hạn.

Nên kiểm tra kỹ lưỡng tiền mặt có trong két khi vào ca

Khi bắt đầu vào ca làm bạn nên thực hiện kiểm tra số tiền thực có trong ngăn kéo đựng tiền và đối chiếu với nhân viên ca làm trước đó để tránh tình huống xấu phát sinh. Nếu như bạn là nhân viên đầu tiên thì khi nhận tiền từ thủ quỹ bạn cần đếm xem có đủ hay không và xác nhận lại với họ. Rất nhiều trường hợp thiếu tiền hoặc dư tiền đã xảy ra bởi không kiểm tra kỹ két tiền trong phiên giao nhận.

Không để nhiều tiền mặt, tiền có mệnh giá lớn trong két

Nếu ngày hôm đó cửa hàng đông khách ngay ca làm của bạn thì số lượng tiền mặt tăng lên nhanh chóng là điều tất nhiên. Tuy nhiên, việc két có nhiều tiền có thể làm bạn bị nhầm lẫn khi trả lại tiền thừa cho khách hàng. Điều này nghe có vẻ vô lý nhưng thực tế đã có rất nhiều trường hợp như thế bởi không kiểm soát được lượng tiền.

Hãy chọn thời điểm khách thưa thớt để cất tiền vào nơi an toàn hoặc cất gọn tiền có mệnh giá lớn ở một ngăn của két để đảm bảo tiền không bị dính vào nhau khi thối tiền cho khách. Giữ tiền gọn gàng cũng khiến việc đóng mở két được thực hiện dễ dàng, tiền không bị kẹp ở các vị trí móc nối.

Tổng kết số tiền có trong két và bàn giao rõ ràng

Sau khi hết ca làm, bạn bên bàn giao tiền lại cho nhân viên ở những ca làm việc sau dưới sự đối chiếu chứng kiến của hai người. Công việc này tương tự như như việc giao ca lúc ban đầu.

Vừa rồi là những hướng dẫn lắp đặt, sử dụng ngăn kéo đựng tiền hiệu quả mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hãy liên hệ trực tiếp đến Thế Giới Mã Vạch khi muốn lựa chọn hay hỗ trợ trong sử dụng ngăn kéo đựng tiền nhé.