Công dụng, lợi ích máy quét mã vạch (Update 2024)

Công dụng của máy quét mã vạch

Công dụng của máy quét mã vạch là những chức năng cụ thể mà thiết bị này thực hiện được, bao gồm: đọc và giải mã thông tin, truyền dữ liệu, tự động hóa quy trình.

Cụ thể hơn:

• Đọc và giải mã thông tin: Chức năng cơ bản nhất của máy quét mã vạch là đọc và chuyển đổi mã vạch thành dữ liệu có thể hiểu được bởi con người và hệ thống máy tính. Dữ liệu này thường bao gồm thông tin về sản phẩm như tên, giá, nhà sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng,…
• Truyền dữ liệu: Sau khi giải mã, máy quét mã vạch sẽ truyền dữ liệu này đến một hệ thống máy tính hoặc phần mềm quản lý để xử lý tiếp theo.
• Tự động hóa quy trình: Nhờ khả năng đọc và truyền dữ liệu nhanh chóng, máy quét mã vạch giúp tự động hóa các quy trình như thanh toán, kiểm kê hàng hóa, quản lý kho, theo dõi sản phẩm,…

Theo tổ chức GS1, tự động hóa việc thu thập dữ liệu bằng máy quét mã vạch có thể giảm thiểu lỗi đánh máy đến 99%.

Ngoài ra, trong báo cáo “Tầm quan trọng của Công nghệ Tự động hóa Dữ liệu” của Viện Tiêu chuẩn Quốc gia và Công nghệ (NIST) cũng nhắc đến việc sử dụng mã vạch và máy quét mã vạch giúp giảm 36,7% thời gian làm việc và tăng 62,5% năng suất so với nhập dữ liệu bằng tay.

Từ công dụng chính trên, máy quét trở thành thiết bị không thể thiếu khi ứng dụng công nghệ mã vạch trong quản lý. Thiết bị này được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề với những lợi ích mang lại nổi trội.

Lợi ích máy quét mã vạch mang lại

Lợi ích của máy quét mã vạch là những giá trị tích cực mà việc sử dụng thiết bị này mang lại cho doanh nghiệp và người dùng. Điển hình như như tăng hiệu quả và năng suất, nâng cao độ chính xác, cải thiện quản lý, kiểm soát, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng cùng tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.

Cụ thể hơn:

Tăng hiệu quả và năng suất

Máy quét mã vạch giúp tăng hiệu quả và năng suất làm việc bởi với 1 mã vạch chỉ tốn chưa đến 1s cho việc nhập vào hệ thống quản lý. Từ đó, việc nhập liệu trở nên nhanh chóng giúp tăng tốc độ xử lý công việc, tối ưu thời gian và tiết kiệm nguồn nhân lực.

Các dẫn chứng cho lợi ích này có thể kể đến như:

• Trong báo cáo “The Benefits of Barcodes for Retailers” của Walmart: Việc sử dụng máy quét mã vạch tại quầy thanh toán đã giảm thời gian thanh toán trung bình xuống 20%.
• Trong nghiên cứu “The Impact of Barcodes on Warehouse Productivity” của Đại học Stanford đăng trên Tạp chí Quản lý Sản xuất cho thấy sử dụng máy quét mã vạch trong kho hàng đã tăng năng suất lao động lên 25% và giảm thiểu 10% thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Nâng cao độ chính xác

Máy quét mã vạch giúp nâng cao độ chính xác đáng kể. Thay vì nhập thông tin sản phẩm thủ công, máy quét mã vạch có thể tự động đọc và ghi lại thông tin từ mã vạch. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra, chẳng hạn như sai chính tả, nhầm lẫn số liệu,…

Những dẫn chứng báo cáo dẫn, số liệu cụ thể cho lợi ích này như sau:

• Tại nghiên cứu “Leveraging Blockchain for Supply Chain Management: An Empirical Analysis of Trade Finance” của MIT (Massachusetts Institute of Technology) cho thấy việc áp dụng các giải pháp chuỗi cung ứng tự động, bao gồm cả máy quét mã vạch, có thể cải thiện độ chính xác của kho lên tới 99%.
• Theo nghiên cứu “Impact of Bar Code Medication Administration on Medication Errors and Costs” đăng trên Tạp chí An toàn Bệnh nhân của Bệnh viện Johns Hopkins, việc sử dụng máy quét mã vạch tại giường bệnh đã giảm thiểu 82% sai sót trong việc sử dụng thuốc.
• Trích từ báo cáo “Ứng dụng Công nghệ Mã vạch trong Quản lý Thuốc” của Tạp chí Y khoa Mỹ: “Nghiên cứu của chúng tôi về việc áp dụng mã vạch và máy quét mã vạch trong lĩnh vực y tế cho thấy rằng tỷ lệ sai sót trong quá trình phân phối thuốc đã giảm 41,4% so với trước đây.”

Cải thiện quản lý, kiểm soát

Máy quét mã vạch mang lại lợi ích cho việc cải thiện quản lý và kiểm soát trong doanh nghiệp bằng cách kết hợp cùng phần mềm quản lý. Giúp thao tác tiếp nhận dữ liệu từ mã vạch và xuất các dữ liệu mã hóa liên quan một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Từ đó, việc quản lý, kiểm kê, xuất báo cáo và các hoạt động nghiệp vụ khác diễn ra một cách có hiệu quả hơn.

Các dẫn chứng thực tế có thể kể đến như:

• “Theo nghiên cứu của chúng tôi, việc áp dụng hệ thống mã vạch và máy quét mã vạch trong quản lý kho vận đã giúp giảm 78% thời gian kiểm kho và tăng 92% độ chính xác trong quá trình kiểm đếm.” – Joseph Conteh, Giám đốc Vận hành, Công ty Logistics FedEx.
• Theo số liệu từ Hiệp hội Thương mại Tự động hóa Quốc tế (IATA), việc sử dụng mã vạch trong ngành hàng không đã giúp giảm 24% thời gian xử lý hành khách và tăng 47% năng suất xử lý hàng hóa tại sân bay.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo sự chuyên nghiệp

Sử dụng máy quét mã vạch giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo sự chuyên nghiệp. Cụ thể:

• Tăng tốc độ thanh toán, giảm thời gian chờ đợi, giúp giảm thiểu tình trạng xếp hàng dài, tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng và thu hút thêm nhiều khách hàng đến cửa hàng.
• Cho phép truy xuất thông tin chính xác, rõ ràng. Khi được tích hợp với màn hình hiển thị có thể hiển thị thông tin sản phẩm như giá cả, mô tả, hình ảnh sản phẩm khi khách hàng quét mã vạch. Từ đó nâng cao trải nghiệm mua hàng.
• Thu thập thông tin khách hàng một cách dễ dàng và có thể sử dụng cho hoạt động khuyến mãi, quảng bá, từ đó tăng cường tương tác với khách hàng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.

Những dẫn chứng sau đây là minh chứng thực tế cho lợi ích mà máy quét mã vạch mang lại trong nâng cao trải nghiệm khách hàng:

• Amanda Crews, Giáo sư Quản trị Kinh doanh, Đại học Georgia cho biết: “Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy việc sử dụng máy quét mã vạch tại quầy thanh toán giúp giảm 43% thời gian xử lý đơn hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng lên 27%.”
• Trích từ báo cáo “Công nghệ Mã vạch và Người tiêu dùng” của NCL: “Theo Hiệp hội Tiêu dùng Quốc gia (NCL), việc áp dụng công nghệ mã vạch và máy quét mã vạch tại cửa hàng bán lẻ đã giúp giảm lỗi giá lên đến 80%, nâng cao niềm tin và trải nghiệm của người tiêu dùng.”
• Ngoài ra, theo khảo sát của Hiệp hội Bán lẻ Quốc gia, 71% khách hàng cho biết họ sẽ quay lại mua sắm tại cửa hàng có áp dụng máy quét mã vạch để rút ngắn thời gian chờ đợi tại quầy thanh toán.

Tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận

Sử dụng máy quét mã vạch giúp tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận, cụ thể:

• Giảm chi phí nhân công: Máy quét giúp tự động hóa quy trình nhập liệu nên doanh nghiệp có thể giảm nhân công cho các hoạt động thu thập dữ liệu.
• Giảm sai sót, thất thoát: Sử dụng máy quét đảm bảo việc kiểm tra, theo dõi hàng hóa chặt chẽ, chính xác. Từ đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí do hao hụt hàng hóa và tăng lợi nhuận.
• Tối ưu vốn hóa lưu động: Máy quét mã vạch giúp theo dõi số lượng hàng tồn kho chính xác theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định bổ sung hàng hóa kịp thời và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa. Do đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí lưu kho và tối ưu hóa vốn lưu động.

Những nghiên cứu, báo cáo sau đây là minh chứng cho lợi ích thực tế về mặt chi phí, lợi nhuận mà máy quét mã vạch mang lại:

• Trong báo cáo “The Role of Barcodes in Trade Facilitation” của Ngân hàng Thế giới cho biết việc sử dụng máy quét mã vạch trong các nước đang phát triển có thể giảm chi phí logistics tới 10%, tăng cường thương mại và kích thích tăng trưởng kinh tế.
• Theo David Allison, Giáo sư Quản lý Chuỗi Cung ứng, Đại học Ohio State: “Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy việc sử dụng mã vạch và máy quét mã vạch trong quản lý chuỗi cung ứng có thể giảm đến 25% lỗi trong quá trình xử lý dữ liệu và tiết kiệm chi phí lên đến 10%.”
• “Theo nghiên cứu của Cơ quan Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia Mỹ (NIST), việc sử dụng máy quét mã vạch thay vì nhập dữ liệu bằng tay giúp tiết kiệm chi phí nhân công từ 22,5% đến 68,1%.” – Trích từ báo cáo “Tác động Kinh tế của Công nghệ Mã vạch” của NIST.
• Ngoài ra, theo số liệu của Hiệp hội Công nghệ Tự động hóa (ATA), việc sử dụng mã vạch trong quá trình xử lý đơn hàng giúp giảm chi phí quản lý hàng tồn kho từ 25% đến 35%.

Tóm lại, với những công dụng và lợi ích kể trên có thể thấy máy quét mã vạch là khoản đầu tư vô cùng thông minh và cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp. Việc lựa chọn máy quét phù hợp từ các đơn vị uy tín cũng vô cùng quan trọng để tối ưu chi phí và mang lại hiệu quả hoạt động cao nhất.

Mua máy quét mã vạch giá rẻ, chính hãng ở đâu?

Thế Giới Mã Vạch là địa chỉ uy tín hàng đầu để mua máy quét mã vạch giá rẻ, chính hãng. Chúng tôi cung cấp đa dạng sản phẩm từ các thương hiệu nổi tiếng như Zebra, Honeywell, Datalogic,… với giá cả cạnh tranh và dịch vụ hậu mãi chu đáo. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất. Liên hệ ngay với Thế Giới Mã Vạch để trải nghiệm dịch vụ tốt nhất và sở hữu những sản phẩm chất lượng!

Các câu hỏi được quan tâm về công dụng, lợi ích của máy quét mã vạch

1. Máy quét mã vạch hoạt động như thế nào và có những công nghệ quét nào phổ biến hiện nay?

Hoạt động: Máy quét mã vạch sử dụng tia sáng để chiếu sáng mã vạch và thu nhận ánh sáng phản xạ sau đó giải mã thông tin được lưu trữ trong các vạch đen và trắng. Thông tin này được truyền đến máy tính (máy chủ được kết nối) để xử lý và sử dụng.

Công nghệ quét phổ biến:

• Laser: Sử dụng tia laser để quét mã vạch một chiều (1D).
• CCD: Sử dụng tia CCD để quét mã vạch 1D.
• CMOS: Sử dụng công nghệ CMOS để giải mã mã vạch 1D (số ít khác giải mã được cả mã vạch 2D).
• Imager: Sử dụng camera để chụp ảnh mã vạch 1D và 2D.

Cách hoạt động của máy quét mã vạch được chia sẻ chi tiết hơn trong tài liệu “Cấu tạo, nguyên lý hoạt động của máy quét mã vạch”.

2. Ngoài việc tăng tốc độ thanh toán, máy quét mã vạch còn hỗ trợ nhà bán lẻ trong việc quản lý hàng tồn kho như thế nào?

• Theo dõi hàng hóa: Máy quét mã vạch giúp theo dõi số lượng hàng hóa có trong kho, sắp vào kho, xuất kho, bán hàng,… một cách chính xác và hiệu quả.
• Cảnh báo hết hàng: Hệ thống có thể cảnh báo khi hàng hóa sắp hết để nhà bán lẻ có thể nhập hàng kịp thời.
• Quản lý giá cả: Máy quét mã vạch giúp cập nhật giá cả sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác.
• Chống hàng giả: Máy quét mã vạch có thể giúp xác định hàng giả, hàng nhái, bảo vệ người tiêu dùng.

Trên thực tế, máy quét mã vạch là thiết bị phần cứng để giải mã dữ liệu bên trong mã vạch và trả kết quả giải mã được về máy chủ có kết nối. Còn các tính năng liên quan như xử lý dữ liệu phục vụ công tác quản lý, kiểm kê, theo dõi, cảnh báo,… sẽ thuộc về khả năng xử lý của phần mềm, ứng dụng. Để đạt hiệu quả ứng dụng cao nhất bạn nên sử dụng máy quét mã vạch cùng phần mềm có tính năng tương ứng.

3. Đối với các doanh nghiệp sản xuất và logistics, việc ứng dụng máy quét mã vạch có những ưu điểm gì nổi bật?

• Tăng hiệu quả sản xuất: Máy quét mã vạch hỗ trợ theo dõi nguyên vật liệu, thành phẩm, quản lý quy trình sản xuất một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót.
• Tối ưu hóa quản lý kho hàng: Theo dõi vị trí, số lượng hàng hóa trong kho, tối ưu hóa việc sắp xếp, xuất nhập kho.
• Nâng cao năng suất giao hàng: Theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý lộ trình giao hàng, giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hóa.

4. Khi lựa chọn máy quét mã vạch, doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố nào để đảm bảo phù hợp với nhu cầu sử dụng?

• Loại mã vạch cần quét: 1D, 2D, QR Code,…
• Môi trường sử dụng: Văn phòng, kho hàng, nhà máy,…
• Khả năng di động: Máy quét cầm tay, máy quét cố định,…
• Khả năng tích hợp: Kết nối với phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho,…
• Mức giá: Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Ngoài ra, để lựa chọn máy quét mã vạch phù hợp nhất với đơn vị người dùng nên sử dụng các bước hướng dẫn sau:

• Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng
• Bước 2: Hiểu về các thông số và đối chiếu nhu cầu
• Bước 3: Cân nhắc tính năng bổ sung (nếu cần)
• Bước 4: Tìm hiểu về mức giá
• Bước 5: Lựa chọn thương hiệu uy tín
• Bước 6: Chọn nhà cung cấp uy tín, chính hãng

Chi tiết hơn hãy tham khảo tài liệu “Kinh nghiệm chọn mua máy quét mã vạch”

5. Chi phí đầu tư ban đầu cho máy quét mã vạch có cao không?

Chi phí cho máy quét mã vạch dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng hay thậm chí lên đến vài chục triệu đồng, tùy thuộc vào loại máy, thương hiệu và tính năng. Tuy nhiên, so với lợi ích mà máy quét mã vạch mang lại, đây là khoản đầu tư hoàn toàn xứng đáng.

6. Ngoài việc tiết kiệm chi phí và thời gian, máy quét mã vạch còn có thể giúp doanh nghiệp tạo ra những giá trị gia tăng nào khác cho khách hàng?

• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Thanh toán nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót.
• Cung cấp thông tin sản phẩm: Khách hàng có thể tra cứu thông tin sản phẩm bằng cách quét mã vạch.
• Tăng cường tương tác với khách hàng: Thu thập dữ liệu khách hàng, triển khai các chương trình khuyến mãi phù hợp.

Tóm lại, máy quét mã vạch không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là cầu nối giúp doanh nghiệp kết nối và tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng, góp phần xây dựng lòng trung thành và thúc đẩy sự phát triển bền vững.