Cách liên kết Excel và Bartender để in tem hàng loạt

Lợi ích của việc liên kết Excel và Bartender là gì?

Kết nối trực tiếp Bartender với file Excel là một bước tiến vượt bậc so với quy trình in thủ công, mang lại ba lợi ích cốt lõi: tiết kiệm tối đa thời gian, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và quản lý dữ liệu cực kỳ linh hoạt. Việc tự động hóa này cho phép bạn xử lý các lô in lớn một cách nhanh chóng, biến công việc vốn tốn nhiều giờ đồng hồ trở thành một quy trình chỉ cần vài cú nhấp chuột.

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì 1.000 lần copy-paste hoặc gõ tay 1.000 tem cho 1.000 sản phẩm khác nhau, giờ đây quy trình này chỉ cần vài cú nhấp chuột. Việc liên kết dữ liệu trực tiếp có thể giảm thời gian chuẩn bị in ấn từ nhiều giờ xuống chỉ còn vài phút.
• Đảm bảo chính xác: Dữ liệu sản phẩm được phần mềm Bartender truy xuất trực tiếp từ file Excel gốc thông qua một kết nối cơ sở dữ liệu (Database Connection), giúp loại bỏ hoàn toàn các sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo độ chính xác của thông tin trên tem có thể đạt tới 99.9%. Mọi thông tin từ mã sản phẩm, giá bán, đến ngày sản xuất đều được đảm bảo nhất quán tuyệt đối.
• Linh hoạt và dễ quản lý: Lợi ích lớn của việc này là bạn chỉ cần quản lý duy nhất file Excel; mọi thay đổi về giá hay thông tin sản phẩm sẽ được Bartender tự động cập nhật trong lần in kế tiếp. Dĩ nhiên, phương pháp tự động hóa này yêu cầu bạn phải có phần mềm Bartender. Trong trường hợp bạn chưa có và chỉ có nhu cầu in số lượng rất ít, bạn có thể tìm hiểu một giải pháp không cần phần mềm chuyên dụng tại bài viết: Cách in tem mã vạch trực tiếp từ file Excel.

Khi đã thấy rõ những lợi ích to lớn của việc tự động hóa, hãy cùng bắt tay ngay vào bước nền tảng đầu tiên.

Bước 1: Thiết kế mẫu tem “khung” trên Bartender

Trước khi kết nối với Excel, chúng ta cần xây dựng một mẫu tem hoàn chỉnh trên Bartender. Mục đích của bước này là tạo ra một layout (bố cục) với đầy đủ các đối tượng giữ chỗ (placeholder objects), những đối tượng này sẽ sẵn sàng “nhận” và hiển thị dữ liệu được truyền từ file Excel ở các bước sau.

Thiết lập khổ tem (Page Setup)

Thao tác thiết lập khổ tem là công đoạn nền tảng, nó định nghĩa các thông số vật lý của con tem như chiều rộng, chiều cao và khoảng cách giữa các tem.

Hãy truy cập “Page Setup” thông qua thanh menu hoặc double click trên vùng thiết kế tem, sau đó điền các thông số:

• Width, Height ở tab Page
• Rows, Columns ở tab Layout
• Chọn hình dạng con tem ở tab Shape

Đảm bảo rằng, thông số điền chính xác với loại giấy decal bạn đang sử dụng. Việc này đảm bảo khi in, nội dung sẽ nằm gọn gàng và không bị lệch khỏi tem.

Để xem hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện, từ việc chọn đúng loại khổ giấy (media type) đến việc tinh chỉnh lề (margins), mời bạn tham khảo bài viết chuyên sâu: Hướng dẫn thiết kế tem mã vạch bằng Bartender từ A-Z.

Tạo bố cục tem với các trường dữ liệu mẫu

Với mỗi cột thông tin trong file Excel mà bạn muốn hiển thị trên tem, bạn cần tạo một đối tượng tương ứng trên mẫu thiết kế trong Bartender. Ở bước này, chúng ta sẽ sử dụng dữ liệu mẫu (static data) để định hình bố cục.

Ví dụ: File Excel của bạn có 4 cột: Tên Sản Phẩm, Mã Sản Phẩm, Mã Barcode, Giá. Trên Bartender, bạn sẽ tạo:

1. Một đối tượng Text cho Tên sản phẩm: Dùng công cụ Text, tạo một ô văn bản và gõ vào “Tên Sản Phẩm”.
2. Một đối tượng Text cho Mã Sản Phẩm: Dùng công cụ Text, tạo một ô văn bản và gõ vào “Mã Sản Phẩm”.
3. Một đối tượng Mã Barcode: Dùng công cụ Barcode, tạo mã vạch và nhập tạm một chuỗi ký tự, ví dụ: “12345678”.
4. Một đối tượng Text cho Giá: Tạo một ô văn bản khác và gõ vào “Giá sản phẩm”.

Những đối tượng giữ chỗ này đóng vai trò như các “khung” chờ, sẵn sàng được liên kết với dữ liệu thật từ Excel. Giờ là lúc chuẩn bị file dữ liệu Excel. Đây là bước then chốt quyết định kết nối có thành công hay không, vì vậy hãy thật cẩn thận nhé.

Bước 2: Chuẩn bị file dữ liệu Excel

Chất lượng của file Excel đầu vào quyết định trực tiếp đến sự thành công của việc kết nối. Bartender coi file Excel của bạn như một cơ sở dữ liệu có cấu trúc, vì vậy việc tuân thủ các quy tắc định dạng là cực kỳ quan trọng để trình điều khiển OLE DB của Bartender có thể đọc và phân tích dữ liệu một cách chính xác.

Các quy tắc khi tạo file Excel

Một file Excel được cấu trúc tốt sẽ giúp quá trình kết nối diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những quy tắc vàng bạn cần tuân thủ:

• Dòng đầu tiên phải là dòng tiêu đề (Header Row): hoạt động như tên của các trường dữ liệu (Field Names). Bartender sẽ sử dụng các tiêu đề này để bạn thực hiện ánh xạ (mapping) ở bước sau. Ví dụ: Tên Sản Phẩm, Mã Sản Phẩm, Mã Barcode, Giá
• Không được có các ô bị gộp (Merge Cells). Việc gộp ô phá vỡ cấu trúc dạng bảng (tabular structure) của dữ liệu. Mỗi hàng phải tương ứng với một bản ghi (record) duy nhất, gộp ô làm cho một bản ghi có thể trải dài trên nhiều ô, gây lỗi khi truy vấn.
• Mỗi sản phẩm nằm trên một dòng duy nhất. Dữ liệu phải được chuẩn hóa theo nguyên tắc mỗi thực thể (sản phẩm) chiếm một hàng duy nhất. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn của bản ghi.
• Dữ liệu phải liền mạch, không có dòng hay cột trống ở giữa. Bartender thường sẽ nhận diện vùng dữ liệu bằng cách tìm khối ô liền kề đầu tiên, dòng/cột trống có thể khiến nó dừng đọc sớm.
• Định dạng cột chứa mã vạch là dạng Text để không bị mất số 0 ở đầu. Click chuột phải vào cột → Format Cells → Chọn “Text”.
• Lưu file dưới định dạng Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Để đảm bảo khả năng tương thích tối đa với các trình điều khiển cơ sở dữ liệu (database drivers) của Bartender. Vào File → Save As → Chọn “Excel 97-2003 Workbook” từ danh sách.

Mẹo quan trọng: Đóng file Excel trước khi kết nối

Đây là nguyên nhân gây ra hơn 80% các lỗi kết nối mà người dùng mới gặp phải. Bạn bắt buộc phải đóng file Excel lại trước khi tiến hành thiết lập kết nối trong Bartender. Lý do kỹ thuật là Bartender cần yêu cầu một quyền truy cập độc quyền (exclusive file lock) vào file dữ liệu để đọc thông tin. Nếu file Excel vẫn đang được mở, hệ điều hành sẽ báo cho Bartender rằng file đang được sử dụng, dẫn đến lỗi kết nối ngay lập tức.

Khi file Excel đã được chuẩn hóa và đóng lại, chúng ta đã sẵn sàng tạo ra cầu nối dữ liệu giữa hai phần mềm.

Bước 3: Thiết lập kết nối cơ sở dữ liệu trong Bartender

Khi mẫu tem và file dữ liệu Excel đã sẵn sàng, bước tiếp theo là thiết lập kết nối cơ sở dữ liệu trong Bartender. Quá trình này được thực hiện một cách có hệ thống thông qua trình hướng dẫn tích hợp (Database Connection Setup Wizard) của phần mềm.

Mở trình hướng dẫn kết nối

Có 3 cách để bạn khởi động trình hướng dẫn Database Connection Setup:

1. Trên thanh menu, chọn File > Database Connection Setup…
2. Hoặc nhanh hơn, nhấp vào biểu tượng hình trụ cơ sở dữ liệu trên thanh công cụ chính.
3. Ấn tổ hợp phím tắt “CTRL + D”

Chọn loại cơ sở dữ liệu là “Microsoft Excel”

Trong cửa sổ chào mừng “Welcome” hãy chọn “Next” để bắt đầu.

Tiếp theo, Bartender sẽ hỏi bạn muốn kết nối với loại cơ sở dữ liệu nào. Bạn hãy chọn Microsoft Excel từ danh sách và nhấn Next. Bartender sẽ sử dụng trình điều khiển OLE DB được tích hợp sẵn trong Windows để giao tiếp với file Excel của bạn.

Trỏ đường dẫn đến file Excel của bạn

Ở bước tiếp theo, bạn cần chỉ cho Bartender biết file Excel dữ liệu của bạn nằm ở đâu.

1. Nhấp vào nút Browse…
2. Một cửa sổ duyệt file sẽ hiện ra. Điều hướng đến thư mục chứa file Excel bạn đã chuẩn bị ở Bước 2.
3. Chọn file và nhấn Open.

Đường dẫn đến file sẽ xuất hiện trong ô “File Name“. Nhấn Next để tiếp tục.

Chọn đúng Sheet chứa dữ liệu

Một file Excel có thể có nhiều sheet khác nhau. Bartender cần biết chính xác sheet nào chứa bảng dữ liệu bạn muốn sử dụng. Cửa sổ tiếp theo sẽ hiển thị danh sách các sheet có trong file Excel của bạn. Hãy chọn đúng sheet chứa dữ liệu sản phẩm rồi ấn “Add >”. 

Lúc này sheet dữ liệu được chọn sẽ được add vào và hiển thị trong ô bên cạnh, hãy nhấn Finish để hoàn tất quá trình kết nối.

Nếu mọi thứ thành công, bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ hiển thị các trường (tên cột) mà Bartender đã đọc được từ file Excel của bạn ở tab Browse.

Lưu ý quan trọng: Sau khi kết nối dữ liệu, không được di chuyển vị trí của file Excel.

Với nguồn dữ liệu đã được kết nối, giai đoạn tiếp theo là cấu hình các đối tượng trên tem để chúng truy xuất và hiển thị thông tin từ các cột tương ứng trong file Excel.

Bước 4: “Ánh xạ” (Mapping) dữ liệu từ Excel vào mẫu tem

“Ánh xạ” dữ liệu (còn gọi là Data Mapping hoặc Field Mapping) là quá trình liên kết từng đối tượng giữ chỗ trên mẫu tem (đã tạo ở Bước 1) với một cột dữ liệu tương ứng trong file Excel (đã kết nối ở Bước 3). Đây là bước quyết định để thông tin động có thể hiển thị trên tem.

Cách liên kết một đối tượng (Text, Barcode) với một cột trong Excel

Chúng ta sẽ thực hiện quy trình này cho từng đối tượng trên tem. Ví dụ với đối tượng “Tên Sản Phẩm”:

1/ Nhấp đúp chuột vào đối tượng Text “Tên Sản Phẩm” trên thiết kế.

2/ Chọn tab Data Source. Tại dòng Source xổ các lựa chọn xuống và chọn vào “Database Field“

3/ ​​​​​​​​​​​​​​Lúc này ở dòng “Field Name”, hãy ấn mũi tên để xổ xuống các trường dữ liệu rồi chọn vào trường “Tên SP“

4/ Nhấn “OK” đóng cửa sổ.

Ngay lập tức, bạn sẽ thấy đối tượng Text trên tem không còn hiển thị “Tên Sản Phẩm” nữa, mà thay vào đó là tên sản phẩm ở dòng đầu tiên trong file Excel của bạn.

Lặp lại quy trình cho các đối tượng khác:

• Đối với mã sản phẩm: Nhấp đúp vào text “Mã sản phẩm”, vào tab Data Source, thay đổi nguồn thành Database Field và chọn trường Mã SP.
• Đối với Barcode: Nhấp đúp vào mã vạch “12345678“, vào tab Data Source, thay đổi nguồn thành Database Field và chọn trường Mã Barcode.
• Đối với Giá bán: Nhấp đúp vào ô text “Giá sản phẩm”, vào tab Data Source, thay đổi nguồn thành Database Field và chọn trường Giá.

Nếu tem nhãn hiển thị “Field: Sheet1$Giá“, hãy nhấp chuột trái vào nút “🎙️Record” ở góc dưới cùng bên trái để đồng bộ dữ liệu.

Sau khi hoàn tất, mẫu tem của bạn đã được “liên kết động” hoàn toàn với dữ liệu trong file Excel. Nhưng trước khi nhấn nút in hàng loạt, việc kiểm tra cuối cùng sẽ giúp bạn đảm bảo mọi thứ hoàn hảo và tránh lãng phí.

Bước 5: Kiểm tra, tùy chọn và thực hiện in hàng loạt

Trước khi nhấn nút in hàng ngàn con tem, việc kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo dữ liệu được hiển thị chính xác là vô cùng cần thiết. Bartender cung cấp các công cụ mạnh mẽ để bạn xem trước và tùy chọn các bản ghi cần in.

Sử dụng tính năng “Record” để kiểm tra dữ liệu

Ở cuối màn hình thiết kế của Bartender, bạn sẽ thấy một thanh điều hướng bản ghi (record navigation). Nó bao gồm các nút mũi tên (trước, sau, đầu, cuối) và một ô hiển thị số thứ tự của bản ghi hiện tại.

Bằng cách nhấp vào các nút mũi tên này, bạn có thể duyệt qua từng bản ghi (từng dòng) trong file Excel của mình. Mỗi lần bạn chuyển record, dữ liệu trên mẫu tem sẽ tự động cập nhật theo dòng tương ứng. Hãy dành vài phút để duyệt qua một vài sản phẩm, kiểm tra xem tên, mã vạch, giá cả có hiển thị đúng và đủ hay không. Đây là bước xác thực cuối cùng (final validation) trước khi in.

Cách chọn và in một vài bản ghi cụ thể

Đôi khi, bạn không muốn in toàn bộ danh sách trong file Excel mà chỉ muốn in một vài sản phẩm nhất định. Bartender cho phép bạn làm điều này một cách dễ dàng.

1: Mở hộp thoại In

Để mở hộp thoại in, có 3 cách: Từ màn hình thiết kế chính, hãy

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
2. Nhấp vào biểu tượng máy in trên thanh công cụ
3. Vào File, chọn Print…

2: Tìm và mở “Select Records…”

Trong cửa sổ Print, hãy tìm một nút có tên là Select Records… (Chọn bản ghi). Vị trí của nút này có thể thay đổi tùy phiên bản Bartender nhưng thường nằm ở khu vực tùy chọn về bản ghi (Records). Hãy nhấp vào nút đó.

3: Lựa chọn các bản ghi (sản phẩm) cần in

Một cửa sổ mới có tên “Select Records” sẽ hiện ra, hiển thị toàn bộ dữ liệu từ file Excel của bạn dưới dạng bảng. Mặc định, tất cả các dòng đều được chọn (thường được bôi xanh hoặc có dấu tick).

Để chỉ chọn những sản phẩm bạn muốn in:

• Bỏ chọn tất cả bằng cách nhấp vào nút (1) trong hình.
• Nhấp chuột trái vào dòng mà bạn muốn in (lưu ý: hãy nhấp vào ô đầu tiên của mỗi dòng). Những dòng được chọn sẽ được tô sáng trở lại.

4: Xác nhận lựa chọn và in

Sau khi đã chọn xong những tem cần in, hãy nhấn OK để đóng cửa sổ “Select Records” và quay lại cửa sổ Print. Bạn sẽ thấy số lượng bản ghi cần in đã được cập nhật. Bây giờ, bạn chỉ cần nhấn nút Print để bắt đầu quá trình in.

Có một cách khác để chọn bản in: Hãy điền số thứ tự của dòng dữ liệu mà bạn muốn in vào ô Select Records.

Đối với những ai thích học qua hình ảnh trực quan hơn là đọc chữ, chúng tôi đã chuẩn bị một video hướng dẫn chi tiết.

Video hướng dẫn trực quan: Liên kết Excel và Bartender

Để giúp bạn hình dung rõ hơn các thao tác trên, chúng tôi đã chuẩn bị một video hướng dẫn chi tiết. Video này sẽ trình diễn trực quan toàn bộ quy trình, từ việc kết nối cơ sở dữ liệu cho đến việc ánh xạ thông tin và thực hiện in, giúp bạn dễ dàng làm theo.

Cuối cùng, dù đã có hướng dẫn chi tiết, trong quá trình thực hành bạn vẫn có thể gặp phải một vài vướng mắc. Dưới đây là phần giải đáp cho những câu hỏi phổ biến nhất.

Các câu hỏi thường gặp khi liên kết Excel và Bartender

Đây là những vấn đề mà người dùng thường xuyên gặp phải nhất trong quá trình liên kết Excel và Bartender.

1. Tại sao Bartender báo lỗi không thể kết nối với file Excel?

Nguyên nhân phổ biến nhất: File Excel của bạn vẫn đang được mở. Hãy đóng nó lại.

Nguyên nhân khác: Đường dẫn đến file không chính xác; file Excel có chứa ô bị gộp (Merge Cells); hoặc file được lưu ở định dạng mới (.xlsx) mà phiên bản driver cơ sở dữ liệu của bạn không tương thích hoàn toàn. Hãy thử lưu lại dưới dạng .xls.

2. Dữ liệu mã vạch của tôi bị mất số 0 ở đầu, phải làm sao?

Đây là lỗi do định dạng sai trong Excel. Bạn cần mở file Excel, chọn toàn bộ cột chứa mã vạch, nhấp chuột phải -> Format Cells… và chọn định dạng là Text. Quan trọng là phải làm điều này trước khi bạn nhập dữ liệu mã vạch vào.

3. Tôi cập nhật file Excel thì dữ liệu trên Bartender có tự động cập nhật không?

Bartender không duy trì một kết nối “sống” (live connection) liên tục. Nó đọc dữ liệu tại thời điểm bạn mở file thiết kế hoặc tại thời điểm bạn ra lệnh in. Để cập nhật dữ liệu mới nhất từ file Excel đã được chỉnh sửa, cách đơn giản nhất là lưu lại file Bartender của bạn và mở lại nó. Khi mở lại, nó sẽ đọc lại dữ liệu từ file Excel.

4. File Excel của tôi có cột Số Lượng, làm sao để Bartender tự động in đúng số lượng tem cho mỗi sản phẩm?

Đây là một tính năng rất mạnh của Bartender, cho phép bạn điều khiển số lượng bản in từ một trường dữ liệu. Để thực hiện thiết lập in the cốt “số lượng” hãy thực hiện các bước sau:

• Trong cửa sổ Print (Ctrl+P), hãy nhấn vào nút “Options…” ngay bên cạnh ô “Identical Copies of Label“.

• Cửa sổ “Modify Number of Copies” hiện ra, tại tab “Identical Copies of Label” chọn “Set by Data Source”.

• Qua tab “Data Source”, tại “Source” chọn “Database Field”. Tại “Field Name” chọn đúng tên cột chứa số lượng của bạn trong file Excel.

• Nhấn “OK” rồi nhấn “Preview” để kiểm tra kết quả.