Cách in mã vạch bằng máy in thường chi tiết nhất (2025)

Ưu điểm và hạn chế cần biết trước khi bắt đầu

Trước khi đi vào hướng dẫn, điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ “được” và “mất” của phương pháp này để có kỳ vọng thực tế.

Ưu điểm

Một số ưu điểm của việc in mã vạch bằng máy in thường có thể kể đến như tiết kiệm chi phí, linh hoạt và dễ sử dụng, cụ thể:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư: Đây là lợi ích lớn nhất. Bạn có thể tận dụng ngay máy in laser hoặc in phun sẵn có tại nhà hoặc văn phòng mà không cần mua máy mới.
• Linh hoạt trong thiết kế: Bạn có thể dễ dàng thiết kế và in nhiều loại tem với kích thước khác nhau trên cùng một tờ giấy A4.
• Dễ tiếp cận: Bạn có thể sử dụng các phần mềm quen thuộc như Microsoft Word, Excel kết hợp với font mã vạch, hoặc các công cụ thiết kế online miễn phí.

Tuy nhiên, đằng sau sự tiện lợi và tiết kiệm trước mắt là hàng loạt những hạn chế và rủi ro tiềm ẩn mà bạn không thể bỏ qua.

Hạn chế

Bên cạnh ưu điểm thì in mã vạch bằng máy in thường chứa các hạn chế sau:

• Chất lượng in không đảm bảo: Mực in phun dễ bị nhòe khi gặp nước, mực laser dễ bong tróc khi cọ xát. Quan trọng hơn, độ chính xác của mã vạch có thể không cao, dẫn đến tình trạng máy quét không đọc được.
• Tốc độ chậm và tốn công sức: Quy trình hoàn toàn thủ công. Bạn phải tự thiết kế, căn chỉnh, sau đó in cả tờ và dùng kéo hoặc dao rọc giấy để cắt từng con tem. Việc này cực kỳ tốn thời gian và công sức khi số lượng tăng lên.
• Rủi ro hỏng máy in A4: Đây là rủi ro nghiêm trọng ít người để ý. Lớp keo của decal có thể chảy ra do nhiệt độ cao của bộ sấy trong máy in laser, gây kẹt giấy và làm hỏng các linh kiện bên trong. Độ dày của giấy decal cũng có thể gây khó khăn cho cơ chế kéo giấy của máy.

Nếu đã chấp nhận các hạn chế trên, bạn có thể thực hiện theo 3 bước sau:

Hướng dẫn chi tiết các bước in mã vạch bằng máy in thường

Có 3 bước cần thực hiện để in mã vạch bằng máy in thường lần lượt là tải, cài đặt phần mềm thiết kế tem mã vạch, sau đó tiến hành thiết kế tem mã vạch theo nhu cầu dùng cuối cùng là in tem mã vạch. Cụ thể hướng dẫn ngay sau đây:

Bước 1: Tải, cài đặt phần mềm thiết kế tem mã vạch (Bartender)

Để có thể tạo ra các mã vạch đúng chuẩn và thiết kế con tem theo ý muốn, bạn cần một công cụ phần mềm. Về cơ bản, bạn có hai lựa chọn chính:

• Sử dụng phần mềm bán hàng có sẵn: Nếu bạn đang dùng các phần mềm quản lý bán hàng (như KiotViet, Sapo, Haravan…), chúng thường đã tích hợp sẵn tính năng tạo và in mã vạch. Bạn có thể tận dụng ngay tính năng này mà không cần cài đặt thêm.
• Sử dụng phần mềm thiết kế chuyên dụng: Đây là lựa chọn mang lại sự tùy biến và các tính năng chuyên nghiệp hơn. Hiện nay có rất nhiều phần mềm chuyên dụng, từ miễn phí đến trả phí, mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng. Để có cái nhìn tổng quan và lựa chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết của chúng tôi: “Tổng hợp các phần mềm thiết kế tem nhãn, tạo mã vạch phổ biến”.

Trong khuôn khổ bài hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng Bartender – một trong những phần mềm phổ biến và mạnh mẽ nhất để bạn có thể dễ dàng làm theo.

Tải phần mềm Bartender: Tại đây!

** Lưu ý: Máy tính được cài đặt phần mềm Bartender phải là máy tính có cài driver máy in được kết nối với nó.

Ngoài sử dụng phần mềm Bartender để tạo thiết kế tem nhãn thì người dùng còn có thể in mã vạch bằng máy in thường qua file từ Word, Excel, PDF, Corel, Photoshop, AI,…

Bước 2: Thiết kế tem mã vạch

Ở đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cách in mã vạch bằng máy in thường qua phần mềm Bartender cho bạn đọc tham khảo.

Sau khi tải và cài đặt xong, chúng ta sẽ mở phần mềm lên theo các thao tác như sau:

• Mở phần mềm, tại khung welcome hãy chọn “Start a new label format…”
• Tích vào “Blank label format” và ấn “Next”.

• Sau đó chọn loại máy in đang có kết nối tại Printer => ấn “Next” => tích chọn “Specify Custom Setting” => ấn “Next” => chọn khổ giấy in a4 => ấn “Next” => chọn hình dạng tem in => ấn “Next”.

• Điền các thông số của con tem mà bạn cần sử dụng gồm:
  • Top – Bottom – Left – Right điều chỉnh lề giấy => ấn “Next”
  • Rows (cột) – Columns (hàng) điều chỉnh số hàng và cột tem trên bề mặt giấy => ấn “Next”
  • Label size gồm Width – Height (chiều rộng và chiều cao tem) và Gap/Pitch gồm Horizontal (khoảng cách giữa tem trên cùng 1 hàng) – Vertical (khoảng cách giữa tem trên cùng 1 cột), để tùy chỉnh hãy tích vào ô “Set Manually”. => ấn “Next”
  • Ấn “Next” (Ở đây bạn có thể nhớ số lượng tem trên 1 mặt in, như mẫu là có 15 con tem)

• Ấn “Finish” để tiến vào giao diện thiết kế.

Thiết kế nội dung cho từng con tem bằng các chữ, số, ký hiệu, mã vạch được hỗ trợ trên phần mềm. (Lợi thế của phần mềm là hỗ trợ chuyển đổi mã vạch nhanh chóng, các ký hiệu đa dạng cho các ngành nghề đặc thù).

Trường hợp bạn muốn thay đổi lại các thông số như chiều rộng, chiều cao tem, khoảng cách giữa các tem,… thì có thể double click vào khoảng trống trên tem và bảng thiết lập “Page Setup” sẽ được hiện ra để bạn tiến hành điều chỉnh.

Để thêm các thông tin người dùng thao tác trên giao diện phần mềm tương tự như trên word với hai thành phần quan trọng là “Text” và “Barcode”

Bước 3: In tem mã vạch

Sau khi tạo được tem nhãn có thiết kế theo mong muốn, tiếp theo người dùng tiến hành in ấn.

Trước đó, hãy kết nối máy in của bạn với máy tính có file thiết kế và có driver của máy in. Cần chắc chắn rằng bên trong máy in có đủ giấy decal in cho nhu cầu in ấn của bạn.

• Sau đó, ấn tổ hợp phím “CTRL + P” hoặc chọn Print.
• Tại “Identical Copies of Label” điền số con tem mà bạn muốn tạo bản sao.
  • Lưu ý: Vì dùng decal a4 cho máy in văn phòng nên hãy điền số lượng tem in lấp đầy trên toàn bộ bề mặt giấy.
  • Trong thiết kế đang làm ví dụ cho bạn có 15 con tem trên 1 mặt giấy a4 nên để tối ưu vật liệu in sẽ tiến hành điền bội của 15.
• Chọn lệnh “Preview” để xem trước file sẽ in.
• Tắt trình Preview bằng nút “x” bên phải màn hình hoặc ấn “ESC”

• Chỉnh sửa lại file thiết kế tem nếu cần.
• Ấn “CTRL + P” chọn “Printer” để tiến hành in ấn.

Với 3 bước kể trên người dùng có thể sử dụng máy in văn phòng để in mã vạch qua phần mềm thiết kế Bartender. Trong quá trình in, người dùng cần lưu ý một số điểm sau:

Những cảnh báo quan trọng cần lưu ý

Sử dụng máy in thường để in mã vạch cần lưu ý:

• Máy in thường không in được trên mọi chất liệu decal: Một số chất liệu decal đặc biệt có thể không tương thích với máy in thường, cần sử dụng máy in chuyên dụng để đảm bảo chất lượng in ấn.
• Chất lượng in có thể không bằng máy in mã vạch chuyên dụng: Bởi độ tương thích giữa decal dạng tờ cùng mực máy in văn phòng là không cao. Nội dung, mã vạch in trên tem có thể xảy đến tình trạng nhanh phai, mờ, nhòe.
• Cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi in số lượng lớn: Nên in thử một vài bản để kiểm tra chất lượng in trước khi in số lượng lớn.
• Dễ gặp phải tình trạng kẹt giấy: Giấy decal thường dày hơn giấy in thông thường. Do đó, khi in bằng máy in thường dễ gặp phải tình trạng kẹt giấy. Cần lưu ý đặt giấy decal đúng cách, kiểm tra khe hở máy in trước khi in.
• Khiến máy in thường nhanh giảm tuổi thọ hơn: Việc in ấn decal bằng máy in thường có thể khiến máy nhanh giảm tuổi thọ do decal dạng tờ có độ dày nhất định và có thể xảy ra tình trạng chảy keo bám vào linh phụ kiện máy.

So với máy in văn phòng, máy in mã vạch chuyên dụng là thiết bị lý tưởng cho việc in ấn tem mã vạch. Cụ thể sẽ được phân tích trong bảng so sánh hai loại thiết bị này ngay sau đây:

So sánh in mã vạch bằng máy in thường và máy in mã vạch chuyên dụng

In bằng máy thường là giải pháp “chữa cháy” tạm thời cho nhu cầu nhỏ lẻ. Ngược lại, máy in mã vạch chuyên dụng mang lại hiệu suất, chất lượng và sự bền bỉ vượt trội cho hoạt động kinh doanh chuyên nghiệp. Để xem bảng so sánh chi tiết từng khía cạnh, mời bạn quay lại bài viết chính của chúng tôi: “So sánh chi tiết Máy in mã vạch và Máy in A4”.

Giải đáp các thắc mắc thường gặp

1. Có thể in mã vạch nhiều màu bằng máy in thường không?

Máy in thường với loại máy in laser sẽ chỉ in được tem đơn sắc (đen – trắng). Còn với máy in phun, bạn có thể in ấn tem nhãn mã vạch với nhiều màu sắc khác nhau trên cùng 1 tem nhãn.

2. In mã vạch số lượng lớn, cần độ bền tem cao nên dùng máy in nào?

Nên sử dụng máy in mã vạch chuyên dụng để in mã vạch số lượng lớn, cần độ bền tem cao. Máy in mã vạch chuyên dụng có chất lượng in tốt hơn, độ bền tem cao hơn và tốc độ in nhanh hơn máy in thường. Nếu bạn đọc đang phân vân không biết nên lựa chọn cho mình một thiết bị in như thế nào phù hợp với nhu cầu dùng thực tế thì có thể tham khảo tài liệu chia sẻ về kinh nghiệm mua máy in được đúc kết bởi Thế Giới Mã Vạch – Đơn vị có hơn 15 năm hoạt động sôi nổi trong lĩnh vực sau đây: Hướng dẫn chọn mua đúng loại máy in mã vạch trong 4 bước

Và tham khảo nhiều hơn về các dòng “máy in mã vạch chính hãng” mà chúng tôi đang cung cấp.

3. Tại sao mã vạch của tôi bị nhòe hoặc không quét được khi in bằng máy in thường?

Có thể do chất lượng máy in, giấy decal hoặc phần mềm thiết kế tem mã vạch không phù hợp. Cần kiểm tra các yếu tố này và điều chỉnh cài đặt phù hợp để khắc phục.

4. Tem mã vạch nhanh phai khi in bằng máy in thường là vì sao?

Do máy in thường là thiết bị chuyên dụng cho in ấn tài liệu, văn bản chứ không phải là thiết bị chuyên dụng cho in ấn tem nhãn dán nên vật tư sử dụng cũng không không phải là loại chuyên dùng nên chất lượng tem in thường không cao và độ bền cũng không tốt. Tem mã vạch có thể nhanh phai màu, đặc biệt khi tiếp xúc với ánh nắng mặt trời hoặc hóa chất. Nên sử dụng máy in mã vạch chuyên dụng hoặc tem mã vạch chất lượng cao để đảm bảo độ bền cho tem.

Việc in tem bằng máy in thường đòi hỏi nhiều thao tác thủ công và tiềm ẩn rủi ro. Nếu bạn muốn một giải pháp đơn giản, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, hãy khám phá ngay các dòng máy in mã vạch để bàn của chúng tôi. Đây là khoản đầu tư nhỏ mang lại hiệu quả lớn cho công việc kinh doanh của bạn.