Máy chấm công là thiết bị điện tử tự động ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên bằng công nghệ nhận dạng, phục vụ cho việc tính lương, thưởng phạt.

Thiết bị này mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp (tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất, dữ liệu chính xác, quản lý nhân sự hiệu quả) và nhân viên (công bằng, minh bạch, chủ động theo dõi công việc, nâng cao ý thức kỷ luật).

Để máy chấm công đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp, tổ chức cần chọn loại máy phù hợp với nhu cầu, sử dụng phần mềm dễ dùng, có quy trình vận hành rõ ràng và đào tạo nhân viên cách sử dụng, vận hành thiết bị đúng cách.

Máy chấm công là gì?

Máy chấm công là thiết bị điện tử dùng để ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên một cách tự động. Thiết bị này sử dụng công nghệ nhận dạng như vân tay, khuôn mặt, thẻ từ hoặc mã PIN. Dữ liệu chấm công sẽ được lưu trữ trong máy hoặc truyền về máy tính thông qua mạng LAN/ Wifi/ 3G rồi được xử lý bằng phần mềm để tính toán thời gian làm việc, số giờ tăng ca, nghỉ phép,… phục vụ cho việc tính lương, thưởng phạt.

“Việc triển khai hệ thống chấm công tự động giúp giảm 70% thời gian xử lý bảng lương và giảm 98% tỷ lệ lỗi của con người” (Harvard Business Review, 2024)

Máy chấm công là một thiết bị điện tử được sử dụng để ghi nhận thời gian vào/ra

Máy chấm công là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý thời gian và nhân sự hiệu quả. Thiết bị này mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Cụ thể:

Sử dụng máy chấm công mang lại lợi ích gì?

Sử dụng máy chấm công mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

Lợi ích sử dụng máy chấm công với doanh nghiệp

Máy chấm công là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao sức cạnh tranh thông qua:

Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý: Máy chấm công tự động hóa quy trình chấm công, giảm thiểu thời gian và công sức cho việc quản lý thủ công, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu. Theo một khảo sát của Kronos Incorporated, việc sử dụng máy chấm công có thể giúp doanh nghiệp giảm tới 2% chi phí nhân sự.
Nâng cao hiệu quả làm việc, giảm thiểu sai sót: Nhân viên ý thức hơn về thời gian, hạn chế đi muộn, về sớm, từ đó tăng năng suất lao động.
Cung cấp dữ liệu chính xác cho việc tính lương, thưởng phạt: Dữ liệu chấm công được ghi nhận chính xác, khách quan là cơ sở tin cậy để tính lương, thưởng, phạt công bằng, minh bạch, tránh những tranh chấp không đáng có.
Tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự: Phần mềm chấm công tích hợp nhiều tính năng hữu ích như quản lý ca làm việc, quản lý nghỉ phép, tính toán tăng ca,… giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận nhân sự.
Nâng cao tính chuyên nghiệp, hiện đại hóa doanh nghiệp: Sử dụng máy chấm công thể hiện sự chuyên nghiệp, đầu tư vào công nghệ, góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp hiện đại, uy tín trong mắt đối tác và khách hàng.

Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) báo cáo rằng hệ thống chấm công hiện đại góp phần tăng 23% năng suất lao động thông qua việc cải thiện quản lý thời gian và giảm vắng mặt không phép

Sử dụng máy chấm công mang lại nhiều lợi ích doanh nghiệp

Có thể nói, máy chấm công là một giải pháp công nghệ không thể thiếu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và sức cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời đại số.

Lợi ích sử dụng máy chấm công với nhân viên

Không chỉ doanh nghiệp, người lao động cũng được hưởng nhiều lợi ích thiết thực từ việc sử dụng máy chấm công

Công bằng, minh bạch trong việc tính lương: Theo dõi thời gian làm việc rõ ràng, đảm bảo tính công bằng trong việc tính lương, thưởng.
Chủ động theo dõi công việc: Giúp nhân viên theo dõi thời gian làm việc, điều chỉnh kế hoạch cá nhân.
Nâng cao ý thức kỷ luật: Rèn luyện tính kỷ luật và trách nhiệm trong công việc.

Theo nghiên cứu của Deloitte về Xu hướng Nhân sự Toàn cầu (2024), các tổ chức sử dụng hệ thống chấm công tự động ghi nhận mức tăng 85% về sự hài lòng của nhân viên đối với tính minh bạch và công bằng trong tính lương.

Sử dụng máy chấm công bảo vệ lợi ích nhân viên

Máy chấm công là giải pháp công nghệ hữu ích, để thiết bị phát huy tối đa hiệu quả, cần lưu ý đến một số yếu tố quan trọng. Vậy những yếu tố nào sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của máy chấm công? Cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của máy chấm công

Hiệu quả của máy chấm công phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm: nhu cầu, phần mềm, quy trình vận hành và hoạt động đào tạo:

Lựa chọn loại máy phù hợp: Cần xem xét quy mô doanh nghiệp, số lượng nhân viên, môi trường làm việc và ngân sách để lựa chọn loại máy chấm công phù hợp (nhận dạng vân tay, khuôn mặt, thẻ từ…).
Phần mềm chấm công: Phần mềm cần dễ sử dụng, tích hợp đầy đủ các tính năng như quản lý ca làm, tính lương, báo cáo…
Quy trình vận hành: Xây dựng quy trình vận hành, quản lý máy chấm công rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể.
Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn sử dụng máy chấm công cho toàn bộ nhân viên để đảm bảo hiệu quả.

Việc xem xét kỹ lưỡng các yếu tố trên sẽ giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống máy chấm công hiệu quả, tối ưu hóa quản lý nhân sự.

Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của máy chấm công

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về máy chấm công, từ khái niệm, lợi ích cho đến các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng. Lựa chọn và ứng dụng máy chấm công phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.

Những câu hỏi được nhiều người dùng quan tâm

1. Máy chấm công có những loại nào?

Máy chấm công được phân loại dựa trên công nghệ nhận dạng, bao gồm:

Máy chấm công vân tay: Sử dụng dấu vân tay để xác minh danh tính.
Máy chấm công khuôn mặt: Nhận dạng khuôn mặt của nhân viên.
Máy chấm công thẻ từ: Sử dụng thẻ từ để ghi nhận thông tin chấm công.
Máy chấm công bằng mã PIN: Nhân viên nhập mã PIN cá nhân để chấm công.
Máy chấm công kết hợp: Tích hợp đồng thời nhiều công nghệ nhận dạng.

Mỗi loại máy có ưu nhược điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu sử dụng. Để tìm hiểu chi tiết, bạn có thể tham khảo bài viết “Các loại máy chấm công”.

2. Máy chấm công giá bao nhiêu?

Giá máy chấm công phụ thuộc bởi nhiều yếu tố như thương hiệu, chức năng bên trong, khả năng xử lý dữ liệu,…và chi phí đầu vào, chi phí vận chuyển, tình hình kinh tế, dịch bệnh,… Giá máy chấm công vân tay dao động từ 2 triệu đến 20 triệu đồng. Để nhận báo giá máy chấm công chính xác ngay tại thời gian thực hãy liên hệ đến Hotline 19003438 để được tư vấn bởi chuyên viên lành nghề của Thế Giới Mã Vạch.

3. Mua máy chấm công ở đâu uy tín?

Để mua máy chấm công uy tín, bạn có thể tham khảo Thế Giới Mã Vạch: đơn vị chuyên phân phối thiết bị mã số mã vạch, thiết bị an ninh, thiết bị văn phòng, trong đó có máy chấm công. Cung cấp sản phẩm chính hãng từ các thương hiệu uy tín như Ronald Jack, Gigata, Granding, Mita, Bawoco.

Khám phá nhiều hơn về các sản phẩm máy chấm công chính hãng qua nút sau:

Máy chấm công

4. Thương hiệu máy chấm công nào tốt?

Một số thương hiệu máy chấm công uy tín, được ưa chuộng hiện nay là: Ronald Jack, Gigata, Granding, Mita, Bawoco. Các thương hiệu này cung cấp đa dạng các dòng máy chấm công với nhiều tính năng hiện đại, độ bền cao, giá cả hợp lý.

Để tìm hiểu chi tiết về các thương hiệu máy chấm công, bạn có thể tham khảo bài viết: “Top thương hiệu máy chấm công”

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn chi tiết hơn về các loại máy chấm công, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Chúc doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển!