Máy in mã vạch không nhận giấy: nguyên nhân, cách khắc phục

Lỗi máy in mã vạch không nhận giấy là gì?

Lỗi máy in mã vạch không nhận giấy là tình trạng máy in không thể nhận diện được chính xác khổ giấy đang được lắp đặt bên trong máy.

Biểu hiện thường gặp nhất của lỗi không nhận giấy là:

• Tem in ra bị lệch.
• Máy in mã vạch báo đỏ:
  • Dòng máy để bàn: Đèn chỉ báo sáng đỏ.
  • Dòng máy công nghiệp: Màn hình hiển thị xuất hiện đèn nền màu đỏ hoặc hiện các dòng chữ như Media Out, Error Condition Paper Out,… (nội dung chữ khác nhau ở mỗi dòng máy).

Theo thống kê, có đến 35% các cuộc gọi hỗ trợ kỹ thuật liên quan đến máy in mã vạch là do lỗi không nhận giấy gây ra.

Lỗi không nhận giấy khiến tem in ra bị sai lệch, không đảm bảo tính thẩm mỹ, lãng phí giấy mực hoặc máy báo lỗi, không in ấn làm chậm trễ, gián đoạn công tác sử dụng tem. Vậy nên, việc xác định chính xác nguyên nhân và cách khắc phục tương ứng là cần thiết để xử lý vấn đề nhanh chóng, đảm bảo máy in ra tem nhãn có chất lượng và số lượng đúng như mong đợi.

Nguyên nhân gây ra tình trạng máy in mã vạch không nhận giấy

Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến tình trạng máy in mã vạch không nhận giấy, cụ thể:

Đổi kích thước giấy mới

Khi chuyển sang sử dụng loại giấy có kích thước khác so với trước đó (ví dụ như từ giấy 22x30mm sang 35x45mm), nếu không hiệu chỉnh lại trên máy in, thiết bị sẽ không thể tự động nhận diện khổ giấy mới, dẫn đến lỗi không nạp được giấy hoặc in sai vị trí.

Vấn đề về giấy

• Lớp backing (lớp đế) của giấy quá dày (dày hơn 0.15mm) sẽ khiến cảm biến khó phát hiện được ranh giới (gap) giữa các tem nhãn.
• Với loại decal có đế dày nhưng không được đánh dấu điểm đen (black mark) hoặc đục lỗ đúng chuẩn sẽ khiến cảm biến không xác định được điểm bắt đầu và kết thúc của từng tem nhãn.
• Vị trí đánh dấu điểm đen, đục lỗ không nằm trong vùng đọc của cảm biến trong máy in, khiến máy không nhận diện được.

Cảm biến bị xê dịch

Cảm biến giấy bị lệch khỏi vị trí ban đầu do di chuyển hoặc bị xô dịch ra ngoài khổ giấy trong quá trình lắp giấy khiến nó không còn nhận diện được khổ giấy nữa.

Cảm biến hỏng

Cảm biến bị hỏng, không hoạt động do tuổi thọ hết hạn, bị vật lạ che chắn, hoặc bụi bám vì lâu ngày không được vệ sinh cũng là nguyên nhân phổ biến khiến máy in mã vạch không nhận giấy.

Tắt hoặc chuyển đổi chế độ khiến máy không tự nhận diện khổ giấy nữa

Vô tình tắt chế độ cảm biến giấy (sensor mode), chuyển sang chế độ in liên tục (continuous mode) hoặc chế độ in ảnh (graphic mode) sẽ khiến máy không hiểu giấy.

Cách khắc phục máy in mã vạch không nhận giấy

Tùy vào nguyên nhân cụ thể, bạn có thể áp dụng các cách sau (như kiểm tra lắp giấy, chất lượng giấy, vị trí cảm biến, khả năng hoạt động của cảm biến hoặc Calibration) để khắc phục lỗi máy in mã vạch không nhận giấy.

Kiểm tra lắp đặt giấy

Đảm bảo giấy được lắp vào máy in đúng hướng (mặt tem in hướng lên trên, mặt đế nằm bên dưới), đúng vị trí quy định (căn giữa hoặc lệch trái/phải tùy loại máy).

Tuân thủ các bước hướng dẫn lắp giấy in gồm:

• Mở nắp máy
• Mở cụm đầu in
• Lắp giấy vào khay chứa
• Điều chỉnh nẹp giấy vừa khít để giấy khô bị xô lệch khi máy vận hành.
• Lắp mực và đóng đầu in, nắp máy, đảm bảo các khớp máy được đóng kín.

Tham khảo chi tiết hơn về thao tác tại tài liệu: Cách lắp giấy in mã vạch

Kiểm tra chất lượng giấy

• Sử dụng loại giấy in chuyên dụng, đạt chuẩn của máy in về kích thước, độ dày lớp backing.
• Nếu dùng giấy có đế dày cần kiểm tra giấy đã được đi điểm đen hoặc đục lỗ tại những vị trí khoảng cách tem (gap) hay chưa, điểm đen có đạt chuẩn về độ tương phản hay không.
• Thêm vào đó, cần xem xét vị trí điểm đen hoặc đục lỗ trên đế có khớp với vị trí mà cảm biến của máy in có thể nhận diện được không. Nếu nằm ngoài vùng đọc của cảm biến, bạn cần phải đầu tư giấy in mã vạch mới phù hợp.

Hãy đảm bảo mua giấy in tại các địa chỉ cung cấp uy tín, cảm kết về chất lượng. Thế Giới Mã Vạch là đơn vị cung cấp vật liệu in (giấy in) đa dạng, chất lượng phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng thực tế. Tham khảo thêm nhiều loại giấy in tại:

Giấy in chất lượng

Kiểm tra vị trí cảm biến

• Với cảm biến cố định thì bạn không thể điều chỉnh vị trí cảm biến, giải pháp ở đây là đổi cuộn giấy in mới có đánh dấu điểm đen hoặc đục lỗ trên đế sao cho khớp với vị trí cảm biến này.
• Với cảm biến có thể di chuyển thì hãy điều chỉnh vị trí cảm biến sao cho cảm biến nằm trong khổ rộng của giấy để cảm biến đọc được gap (khoảng trống giữa hàng tem trên cùng hàng tem dưới) hoặc cảm biến nằm tại vị trí được đục lỗ, đánh dấu điểm đen của giấy.

Kiểm tra hoạt động của cảm biến

• Vệ sinh cảm biến bằng khăn khô và sạch để loại bỏ bụi bẩn, mực in bám vào.
• Thử thay cuộn giấy khác và in vài tem test để kiểm tra xem cảm biến có hoạt động bình thường không.
• Nếu cảm biến bị hỏng, cần thay thế cảm biến mới.

Thực hiện Calibration

Calibration là thao tác hiệu chỉnh giúp máy in mã vạch hiểu, nhận diện chính xác khổ giấy đang được lắp đặt bên trong máy.

Đối với các dòng máy đến từ thương hiệu khác nhau (Zebra, RING, GoDEX, Honeywell) hoặc dòng khác nhau (để bàn, công nghiệp) sẽ có các bước thực hiện Calibration khác nhau. Do đó, để thực hiện thao tác chính xác, đơn giản hãy tham khảo tài liệu chia sẻ chi tiết sau: Hướng dẫn Calibration máy in.

Cách phòng tránh lỗi máy in mã vạch không nhận giấy

Để hạn chế tối đa lỗi máy in mã vạch không nhận giấy, bạn nên:

• Sử dụng loại giấy in chất lượng, đúng thông số kỹ thuật của máy.
• Lắp giấy vào máy in đúng hướng dẫn, tránh làm nhàu hay ẩm ướt giấy.
• Vệ sinh máy in, đặc biệt là khu vực cảm biến định kỳ để đảm bảo nhận diện giấy tốt.
• Thực hiện Calibration mỗi khi thay cuộn giấy có kích thước khác để máy in tự căn chỉnh lại thông số.

Các câu hỏi thường gặp về máy in mã vạch không nhận giấy

1. Máy in mã vạch của tôi báo lỗi “paper jam”, tôi nên làm gì?

Tùy thuộc vào dòng máy in mã vạch mà ý nghĩa của “paper jam” sẽ là cảnh báo về máy đang kẹt giấy hay không hiểu khổ giấy. Vậy nên, nếu gặp cảnh báo này, trước hết bạn nên kiểm tra xem giấy có bị kẹt hay không. Nếu giấy không kẹt, hãy tiến hành Calibration cho máy.

2. Máy in của tôi in ra giấy trắng, nguyên nhân do đâu?

Nguyên nhân thường gặp khiến máy in mã vạch in ra giấy trắng:

• Mực in bị lắp ngược
• Mực không tương thích cùng giấy in
• File thiết kế tem không trùng khớp khổ tem
• Nhiệt độ đầu in quá thấp

Để khắc phục hãy tham khảo tài liệu: Sửa lỗi máy in mã vạch không ra mực

3. Thay đổi loại giấy in có thể khiến máy in mã vạch không nhận giấy không?

Có, nếu loại giấy mới có đặc tính và kích thước khác biệt so với loại trước đó và máy không tự động nhận diện được thì bạn cần thực hiện thao tác Calibration (hiệu chỉnh).

4. Chế độ bảo hành của máy in mã vạch có bao gồm sửa chữa lỗi không nhận giấy?

Tùy vào chính sách của từng hãng sản xuất và đại lý cung cấp. Thông thường, lỗi không nhận giấy do đổi kích thước giấy hoặc cảm biến bị dơ, nằm sai vị trí sẽ được hướng dẫn khắc phục miễn phí. Tuy nhiên, nếu lỗi do hỏng hóc linh phụ kiện do người vận hành thì không nằm trong phạm vi bảo hành. Bạn nên liên hệ với nơi mua máy để được tư vấn cụ thể.

5. Tôi có thể tự thay thế cảm biến máy in mã vạch không?

Về lý thuyết, bạn có thể tự thay cảm biến nếu có kiến thức và kỹ năng tháo lắp phần cứng. Tuy nhiên, việc này không được khuyến khích vì có thể làm mất hiệu lực bảo hành cũng như dễ gây hỏng hóc cho máy in nếu thao tác không đúng cách. Tốt nhất, bạn nên liên hệ đến nhà cung cấp thiết bị cho bạn hoặc tìm đến các đơn vị sửa chữa uy tín.