Máy in mã vạch bị lệch: nguyên nhân, cách khắc phục

Lỗi máy in mã vạch bị lệch là gì?

Lỗi máy in mã vạch bị lệch là tình trạng bản in mã vạch không nằm chính xác trên vị trí mong muốn.

Thường có các tình huống bị lệch như:

• Lệch sang trái hoặc sang phải: Toàn bộ bản in bị lệch về một phía so với mép giấy.
• Lệch lên trên hoặc xuống dưới: Toàn bộ bản in bị lệch cao hoặc thấp so với vị trí in mong muốn.
• Lệch từng phần: Một số phần của bản in bị lệch so với các phần khác.

Lỗi này có thể ảnh hưởng đến khả năng đọc của máy quét mã vạch, dẫn đến sai sót trong việc thu thập dữ liệu.

Các tình trạng máy in mã vạch in lệch thường gặp được Thế Giới Mã Vạch mô tả qua hình sau:

Theo thống kê của Hiệp hội các nhà sản xuất máy in mã vạch – BIBMA (2022), tỷ lệ phần trăm của các nguyên nhân chính gây lỗi lệch cụ thể như sau:

• Lắp giấy in chưa đúng cách: 30%
• File thiết kế tem không tương thích: 25%
• Cài đặt thông số phần mềm in không chính xác: 20%
• Linh phụ kiện máy in bị hỏng: 15%
• Các nguyên nhân khác: 10%

Để khắc phục được lỗi máy in mã vạch bị lệch người dùng cần xác định đúng nguyên nhân gây ra sự cố, sau đây là một số nguyên nhân điển hình mà bạn đọc có thể tham khảo:

Nguyên nhân thường gặp khiến máy in mã vạch bị lệch

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng máy in mã vạch bị lệch, bao gồm cả yếu tố phần cứng và phần mềm. Trong đó có 4 nguyên nhân phổ biến lần lượt là lắp giấy in chưa đúng, file in không tương thích cùng giấy in, cài đặt phần mềm in không chính xác, linh kiện máy in bị hỏng. Chi tiết hơn như sau:

Lắp giấy in chưa đúng

Lắp giấy in không đúng thao tác, không sử dụng nẹp giấy hoặc chặn giấy đúng cách là một trong những sai lầm phổ biến nhất của người dùng. Cụ thể, nếu giấy không được giữ cố định bởi chặn giấy tại trục giấy hoặc nẹp giấy tại đầu ra của giấy, nó sẽ di chuyển sang trái hoặc phải trong quá trình in, gây ra sự lệch hàng của mã vạch.

Theo nghiên cứu của Đại học Stanford (2021), sai số vị trí của giấy chỉ cần 0.5mm cũng có thể khiến mã vạch bị lệch đến 10%, ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng quét nhận dạng.

File in không tương thích cùng giấy

Kích thước tem trên file thiết kế và kích thước tem thực tế trên cuộn giấy cần phải khớp nhau thì mã vạch mới có thể in đúng vị trí. Nếu có sự chênh lệch giữa 2 thông số này, dù chỉ là 1-2mm, cũng sẽ dẫn đến tình trạng mã vạch bị lệch, không căn chỉnh với khung tem.

Ví dụ, nếu kích thước tem trên file là 60x40mm nhưng tem thực tế lại là 50x30mm, khi in ra tem chắc chắn sẽ bị lệch, mất nội dung.

Cài đặt thông số phần mềm in không chính xác

Phần mềm in đóng vai trò quan trọng trong việc điều khiển máy in mã vạch. Nếu các thông số như vị trí in (lề trái, lề phải, căn giữa), hướng in (in ngang, in dọc), kích thước tem nhãn (chiều rộng, chiều cao) không được cài đặt chính xác thì mã vạch sẽ bị in lệch so với vị trí mong muốn.

Theo báo cáo của hãng phần mềm Bartender (2023), 92% các lỗi lệch mã vạch liên quan đến vấn đề cài đặt phần mềm. Trong đó, sai lệch về hướng in và kích thước tem là 2 lỗi phổ biến nhất.

Linh kiện máy bị hỏng

Máy in mã vạch là một hệ thống phức tạp với nhiều linh kiện quan trọng như đầu in nhiệt, con lăn (trục roller), cảm biến vị trí,… Nếu một trong số các bộ phận này bị hỏng hoặc hoạt động không ổn định, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và độ chính xác của mã vạch.

Ví dụ:

• Đầu in bị lệch 1 góc 0.3 độ sẽ khiến hình ảnh in bị méo, lệch hàng 5-7% (nguồn: Tạp chí In ấn và Bao bì, 2022).
• Con lăn bị kẹt, trượt sẽ làm giấy di chuyển không đều, mã vạch lệch vị trí đến 3-5mm (nguồn: BIBMA, 2022).
• Cảm biến vị trí bị lỗi, không xác định chính xác khổ giấy, khổ tem sẽ gây sai lệch khoảng 2-3mm (nguồn: Tạp chí In ấn và Bao bì, 2022).

Vừa rồi là 4 nguyên nhân thường gặp khiến máy in mã vạch in bị lệch, để khắc phục hãy tham khảo ngay nội dung sau:

Cách khắc phục máy in mã vạch bị lệch

Tùy vào nguyên nhân gây ra lỗi lệch mã vạch, chúng ta có thể áp dụng các biện pháp khắc phục tương ứng như sau:

Lắp giấy in đúng cách

Để đảm bảo giấy được nạp vào máy in một cách chính xác và ổn định, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Sử dụng nẹp giấy, chặn giấy theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Kiểm tra và điều chỉnh lại vị trí của các thanh nẹp sao cho chúng giữ vừa với độ rộng  giấy, không để giấy bị lỏng lẻo gây xê dịch hoặc quá chặt làm giấy bị kẹt, nhúm lại.

Theo nghiên cứu của BIBMA (2022), việc lắp giấy đúng cách có thể giảm thiểu 80% các lỗi lệch mã vạch liên quan đến yếu tố này.

Để lắp giấy in đúng cách người dùng nên thực hiện theo quy trình 5 bước gồm “Mở nắp máy > Mở cụm đầu in > Lắp cuộn giấy vào khay > Điều chỉnh nẹp giấy >  Lắp mực và đóng đầu in, đóng nắp máy.” Để các thao tác được chính xác nhất hãy tham khảo ngay tài liệu sau: “Hướng dẫn lắp giấy máy in mã vạch”

Điều chỉnh kích thước file in

Nếu kích thước tem nhãn trên file thiết kế và tem thực tế không khớp nhau, bạn cần điều chỉnh lại file in cho phù hợp. Sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Bartender, Adobe Illustrator, CorelDRAW để thay đổi kích thước tem, đường viền sao cho tương ứng với khổ giấy và khổ tem thực tế. Lưu ý:

• Kiểm tra kỹ kích thước tem thực tế bằng thước kẹp điện tử (đơn vị mm) hoặc nếu không có bạn vẫn có thể sử dụng thước bình thường.
• Thiết lập lại kích thước tem trên phần mềm, đảm bảo sai số nằm trong khoảng cho phép (thường là ±0.5mm).
• In thử và đo lại kích thước tem, mã vạch để đảm bảo sự chính xác tuyệt đối.

Theo kinh nghiệm của các chuyên gia, việc điều chỉnh kích thước file in có thể khắc phục triệt để 95% các trường hợp lệch mã vạch do sai khớp thông số (nguồn: Tạp chí In ấn và Bao bì, 2022).

Thiết lập lại thông số trên phần mềm in

Hiện nay có nhiều phần mềm in mã vạch trong đó phần mềm phổ biến, dễ sử dụng nhất là Bartender. Để thiết lập lại thông số in trên phần mềm này bạn cần:

Bước 1: Click đúp chuột trái vào con tem đang thiết kế.

Bước 2: Thiết lập lại các thông số trong hộp thoại “Page Setup”:

• Tại tab “Page”: Tại Page Size điều chỉnh chiều ngang, chiều cao giấy phù hợp. Tích chọn hướng in tại Orientation trong đó Portrait (in ngang), Landscape (in dọc).

• Tại Tab “Layout”: điền các thông số về layout (rows, columns), margins (lề trái, phải, trên, dưới), label size, gap.

Bước 3: Chọn OK để hoàn thành thiết lập.

Theo thống kê, việc cài đặt lại thông số phần mềm giúp khắc phục 90% các lỗi lệch mã vạch liên quan (nguồn: Bartender, 2023).

Vệ sinh, kiểm tra linh kiện, in thử

Nếu nghi ngờ lỗi đến từ phần cứng của máy in, bạn nên tiến hành kiểm tra sơ bộ thiết bị trước khi đưa đến đơn vị sửa chữa chuyên nghiệp và sửa hoặc thay thế linh kiện nếu cần:

• Vệ sinh đầu in, con lăn: Sử dụng dung dịch cồn 90 độ và bông gòn y tế để lau sạch bụi bẩn, mực in bám trên bề mặt đầu in và con lăn. Để đảm bảo các thao tác thực hiện được chính xác và không làm tổn thương đầu in máy hãy tham khảo tài liệu sau: “Vệ sinh đầu in mã vạch đúng cách”
• Kiểm tra và thay thế linh kiện bị hỏng, hao mòn như đầu in bị lệch, cảm biến không hoạt động, con lăn kẹt,…
• Kiểm tra dây cáp nguồn, dây tín hiệu, cổng kết nối giữa máy in và máy tính không bị đứt, hỏng, lỏng lẻo.
• In thử và đánh giá: Sau khi hoàn tất các bước trên, hãy tiến hành in thử để kiểm tra chất lượng và vị trí của mã vạch. Nếu kết quả in hài lòng, bạn có thể yên tâm sử dụng. Nếu vẫn còn lỗi, hãy liên hệ với trung tâm bảo hành để được hỗ trợ.

Các dịch vụ sửa chữa chuyên nghiệp sẽ giúp bạn kiểm tra và khắc phục lỗi máy một cách chính xác và nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, khi nào thì nên sử dụng dịch vụ này và cách lựa chọn cùng chi phí như thế nào là hợp lý? Cùng giải đáp qua nội dung sau:

Sử dụng dịch vụ sửa chữa chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ sửa chữa chuyên nghiệp giúp đảm bảo lỗi máy in được khắc phục một cách nhanh chóng với chế độ bảo hành và cam kết về sau. Nhưng đi kèm với đó là chi phí và sự đa dạng về đơn vị cung cấp mà người dùng cần cân nhắc.

• Khi nào nên sử dụng dịch vụ sửa chữa?
  • Khi gặp các lỗi phức tạp, không thể tự xử lý được.
  • Khi máy in bị hỏng nặng phần cứng, linh kiện.
  • Khi không có chuyên môn hoặc công cụ để sửa chữa.
• Lựa chọn trung tâm bảo hành uy tín: Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, bạn nên lựa chọn các trung tâm bảo hành có:
  • Uy tín, thương hiệu lâu năm trong lĩnh vực sửa chữa máy in.
  • Đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu về máy in mã vạch.
  • Quy trình sửa chữa chuyên nghiệp, sử dụng linh kiện chính hãng.
  • Chính sách bảo hành rõ ràng sau khi sửa chữa.
• Chi phí sửa chữa máy in mã vạch: Tùy thuộc vào mức độ hư hỏng và linh kiện thay thế, chi phí sửa chữa máy in mã vạch có thể dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng. Một số yếu tố ảnh hưởng đến giá thành sửa chữa:
  • Loại lỗi: Lỗi phần mềm thường có chi phí thấp hơn lỗi phần cứng.
  • Linh kiện thay thế: Giá của đầu in, main board, cảm biến thường cao hơn các linh kiện khác.
  • Chính sách bảo hành: Một số trung tâm có thể tính phí cao hơn nhưng bảo hành dài hạn hơn.

Mẹo phòng tránh lỗi máy in mã vạch bị lệch

Để hạn chế tối đa lỗi lệch mã vạch, bạn nên:

• Lắp đặt giấy, mực in đúng cách theo hướng dẫn.
• Vệ sinh máy in định kỳ, đặc biệt là đầu in và con lăn.
• Kiểm tra kỹ lưỡng file thiết kế tem trước khi in.
• Bảo quản máy in ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh nhiệt độ cao.
• Tránh va đập mạnh hoặc làm rơi máy in.
• Tìm hiểu kỹ và sử dụng đúng cách phần mềm thiết kế tem in.

Các câu hỏi thường gặp về máy in mã vạch bị lệch

1/ Kích thước tem nhãn ảnh hưởng như thế nào đến lỗi lệch?

Kích thước tem nhãn không phù hợp với cài đặt máy in có thể gây ra lỗi lệch. Cần kiểm tra kỹ kích thước tem nhãn và điều chỉnh cài đặt máy in cho phù hợp.

2/ Tốc độ in có ảnh hưởng đến lỗi lệch không?

Có. Tốc độ in quá nhanh kết hợp cùng việc không sử dụng nẹp giấy, chặn giấy đúng cách có thể khiến máy in không kịp căn chỉnh, dẫn đến lỗi lệch. Nên điều chỉnh tốc độ in phù hợp với loại giấy in và ribbon mực, đồng thời sử dụng nẹp giấy, chặn giấy đúng hướng dẫn.

3/ Chi phí sửa chữa máy in mã vạch khoảng bao nhiêu?

Với máy in còn trong chế độ bảo hành sẽ KHÔNG mất phí kiểm tra. Máy in mua tại Thế Giới Mã Vạch được kiểm tra miễn phí. Máy in mua tại nhà cung cấp khác sẽ có phí kiểm tra là 500.000 đ/lần.

Phí trên chỉ bao gồm kiểm tra và khắc phục lỗi đơn giản. Những lỗi liên quan đến hư hỏng linh, phụ kiện cần thay thế sẽ được báo phí cụ thể sau kiểm tra.

4/ Có thể tự sửa chữa máy in mã vạch bị lệch tại nhà không?

Có thể tự sửa chữa máy in mã vạch bị lệch tại nhà đối với các lỗi đơn giản như lắp giấy không đúng, thiết lập thông số trên phần mềm, file in không tương thích. Tuy nhiên, với các lỗi phức tạp hơn như linh kiện máy bị hỏng thì cần đưa đến các đơn vị có dịch vụ sửa chữa chuyên nghiệp để tránh việc tháo lắp máy sai quy trình làm ảnh hưởng đến các bộ phận khác.