Hướng dẫn sử dụng máy quét mã vạch chi tiết, hiệu quả

Các bước chuẩn bị trước khi sử dụng máy quét mã vạch

Việc kiểm tra các bộ phận và lắp đặt máy quét mã vạch trước khi đi vào kết nối, sử dụng là cần thiết để đảm bảo máy quét bạn sở hữu là đầy đủ đầu đọc và phụ kiện đi kèm để có thể đi vào vận hành.

Kiểm tra các bộ phận của máy quét

Trước khi sử dụng máy quét mã vạch, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều đầy đủ và nguyên vẹn.

• Máy quét có dây:

• • Đầu đọc (thân máy): Đây là bộ phận quan trọng nhất, đảm nhiệm chức năng đọc và giải mã mã vạch. Hãy kiểm tra kỹ bề mặt đầu đọc xem có bị trầy xước, bám bụi không.
  • Cáp kết nối: Dùng để kết nối đầu đọc với máy tính hoặc thiết bị khác. Cần đảm bảo cáp kết nối không bị đứt, gãy hoặc hỏng hóc.
  • Chân đế(tùy chọn): Một số model máy quét có dây có chân đế đi kèm, giúp cố định máy quét khi không sử dụng. Kiểm tra chân đế xem có ổn định và chắc chắn không.

• Máy quét không dây: 

• • Đầu đọc (thân máy): Tương tự như máy quét có dây, kiểm tra kỹ đầu đọc xem có bị hư hỏng hay không.
  • Pin: Cung cấp năng lượng cho máy quét hoạt động độc lập. Cần đảm bảo pin đã được lắp đúng cách và còn sử dụng tốt. Nếu pin đã cũ hoặc yếu, hãy thay pin mới.
  • Chân đế và cáp kết nối (nếu có): Chân đế dùng để truyền tải dữ liệu, sạc pin, thiết lập chế độ quét tự động. Còn dây cáp dùng để kết nối chân đế với máy chủ. Kiểm tra chân đế và cáp kết nối xem có ổn định và không bị đứt gãy không.
  • Hoặc dongle và cáp sạc (nếu có): Dongle USB là thiết bị thu phát tín hiệu không dây, kết nối máy quét với máy tính, laptop, máy POS. Cáp sạc được dùng để sạc pin. Kiểm tra các thiết bị này xem có hoạt động tốt không.

Lắp đặt pin/sạc pin (chỉ với máy quét mã vạch không dây)

Nếu bạn đang sử dụng máy quét mã vạch không dây thì bạn cần chú ý đến một số điều về Pin như:

• Sử dụng loại pin đúng chủng loại mà nhà sản xuất khuyến nghị. Sử dụng pin sai, pin kém chất lượng không chỉ khiến máy không hoạt động mà còn có thể gây hư hỏng.
• Sạc đầy pin trước khi sử dụng lần đầu tiên hoặc sau một thời gian dài không dùng đến nhằm đảm bảo máy quét có đủ năng lượng để hoạt động ổn định.

Lưu ý:

Thời gian sạc: Thời gian sạc pin của mỗi loại máy quét không dây sẽ khác nhau. Thông thường, thời gian sạc đầy pin khoảng 2-4 giờ.

Đèn báo sạc: Hầu hết các máy quét không dây đều có đèn báo sạc. Khi pin được sạc đầy, đèn báo sẽ chuyển sang màu xanh hoặc tắt.

Hướng dẫn kết nối máy quét mã vạch với thiết bị

Để sử dụng máy quét mã vạch hiệu quả, bạn cần kết nối nó với thiết bị phù hợp, bao gồm máy tính, máy POS bán hàng, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Sẽ có sự khác biệt trong phương thức kết nối giữa máy quét mã vạch có dây và không dây. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Kết nối có dây:

Máy quét mã vạch có dây kết nối với máy chủ nhanh chóng qua 2 bước cơ bản, đó là:

• Bước 1: Cắm cáp kết nối: Đảm bảo đầu cáp RJ45 được cắm chắc chắn vào cổng tương ứng trên thân máy quét.
• Bước 2: Kết nối với máy chủ: Cắm đầu còn lại của cáp (thường là USB) vào cổng USB của máy tính, laptop hoặc máy POS. Đợi tín hiệu âm thanh hoặc đèn báo hiệu từ máy quét hoặc máy chủ để xác nhận kết nối thành công.

Kết nối không dây:

• Với máy quét có chân đế

• • Bước 1: Cắm cáp RJ45 vào cổng RJ45 trên chân đế sạc.
  • Bước 2: Cắm đầu còn lại của cáp vào cổng USB của máy tính, laptop hoặc máy POS.

• • Bước 3: Đặt máy quét lên chân đế. Thiết bị sẽ tự động nhận diện và kết nối. Nếu không, hãy quét mã vạch pairing trên chân đế bằng máy quét.
  • Bước 4: Sau khi nghe âm thanh báo hiệu hoặc thấy đèn báo chuyển màu, kết nối đã hoàn tất.

• Với máy quét có dongle: 

Dongle: Thiết bị nhỏ gọn, kết nối máy quét với máy tính, laptop hoặc máy POS qua cổng USB. Không tương thích với điện thoại hoặc máy tính bảng. 

Cách kết nối: 

• • Cắm dongle vào cổng USB của thiết bị cần kết nối.
  • Đảm bảo máy quét đã được sạc đầy pin qua cáp micro USB đi kèm.
  • Bật máy quét, thiết bị sẽ tự động kết nối với dongle.

• Với máy quét kết nối trực tiếp Bluetooth/Wifi:

• • Bluetooth:
    • Bước 1: Khởi động máy quét mã vạch và bật Bluetooth trên thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng).
    • Bước 2: Tìm kiếm và chọn tên máy quét trong danh sách thiết bị Bluetooth khả dụng.
    • Bước 3: Nhập mã PIN (nếu có) để hoàn tất ghép nối.
    • Bước 4: Quét thử mã vạch để kiểm tra kết nối.
  • Wifi:
    • Đảm bảo máy quét và thiết bị di động được kết nối cùng một mạng Wifi.
    • Mở ứng dụng quét mã vạch (nếu cần) trên thiết bị di động.
    • Quét mã QR được cung cấp bởi nhà sản xuất để thiết lập kết nối.

Hướng dẫn thao tác quét mã

Có 2 điều cần lưu ý khi thực hiện thao tác quét mã đó là: Chế độ quét và cách cầm máy.

Chế độ quét:

Máy quét mã vạch được trang bị nhiều chế độ quét khác nhau, trong đó có 2 chế độ quét được dùng phổ biến hiện nay, đó là:

• Tự động (Auto-Sense): Chỉ cần hướng máy quét vào mã vạch, thiết bị sẽ tự động nhận diện và giải mã thông tin. Chế độ này phù hợp khi bạn cần quét một lượng lớn mã vạch liên tục.
• Thủ công (Manual Trigger): Cần nhấn nút trên thân máy quét để kích hoạt quá trình quét. Chế độ này hữu ích khi bạn chỉ muốn quét một số mã vạch cụ thể hoặc cần kiểm soát thời điểm quét.

Cách cầm và thao tác:

Để đảm bảo việc quét mã vạch diễn ra chính xác và nhanh chóng, người dùng cần lưu ý một số kỹ thuật cầm và thao tác máy quét như sau:

• Giữ máy quét chắc chắn: Cầm máy quét bằng tay thuận, đảm bảo tay cầm vững chắc để tia quét được định hướng chính xác vào mã vạch, tránh tình trạng rung lắc trong quá trình quét.
• Giữ khoảng cách phù hợp với mã vạch: Khoảng cách lý tưởng giữa máy quét và mã vạch thường nằm trong khoảng 10cm đến 30cm. Tùy thuộc vào loại máy quét và kích thước mã vạch, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách này sao cho phù hợp để đạt được hiệu quả quét tốt nhất.
• Điều chỉnh góc quét nếu cần: Đảm bảo tia quét vuông góc với mã vạch để tối ưu hóa khả năng đọc. Với các mã vạch bị mờ, xước hoặc in trên bề mặt cong, bạn có thể thử điều chỉnh góc quét để cải thiện hiệu quả quét.

Mẹo sử dụng và bảo quản máy quét mã vạch

Để đảm bảo hiệu quả sử dụng và kéo dài tuổi thọ cho máy quét mã vạch, bạn cần áp dụng một số mẹo bảo quản và sử dụng đúng cách. Cụ thể là:

• Vệ sinh máy quét thường xuyên: Hãy sử dụng vải mềm hoặc bông gòn và cồn y tế để làm sạch thiết bị định kỳ. Tránh chà xát mạnh vì có thể làm trầy xước lăng kính, bề mặt máy.
• Tránh làm rơi, va đập mạnh: Máy quét mã vạch chứa nhiều linh kiện nhạy cảm, dễ bị hư hỏng nếu bị rơi hoặc va đập mạnh. Hãy bảo quản thiết bị trên bàn, trên chân đế khi không sử dụng.
• Bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát: Tránh để máy quét tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời hoặc nơi có nhiệt độ cao, ẩm ướt.
• Sử dụng đúng loại mã vạch: Đảm bảo máy quét hỗ trợ loại mã vạch bạn cần quét (1D, 2D).

Bằng cách áp dụng những mẹo đơn giản trên, bạn có thể kéo dài tuổi thọ và đảm bảo hiệu suất hoạt động tối ưu cho máy quét mã vạch của mình, góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Để cụ thể hơn nữa về cách bảo quản máy, bạn cũng có thể tham khảo thêm tài liều: “Cách sử dụng, bảo quản máy quét để gia tăng độ bền“.

Dưới đây, Thế Giới Mã Vạch còn tổng hợp đến bạn một số câu hỏi liên quan về hướng dẫn sử dụng máy quét mã vạch được nhiều người dùng quan tâm đến.

Các câu hỏi được quan tâm về hướng dẫn sử dụng máy quét mã vạch

1. Máy quét mã vạch có thể quét được tất cả các loại mã vạch không?

hông, máy quét mã vạch không thể quét được tất cả các loại mã vạch. Khả năng đọc mã của máy quét phụ thuộc vào công nghệ quét và loại mã vạch được thiết kế để đọc.

• Máy quét 1D: Chỉ đọc được mã vạch 1D (tuyến tính) như UPC, EAN, Code 128,…
• Máy quét 2D: Đọc được cả mã vạch 1D và 2D (ma trận), bao gồm QR code, Data Matrix, PDF417,…

Chi tiết hơn về 2 loại máy quét mã vạch này và khả năng giải mã được chia sẻ đến bạn trong tài liệu “So sánh máy quét mã vạch 1D và 2D chi tiết nhất”.

2. Có cần cài đặt phần mềm đặc biệt để sử dụng máy quét mã vạch không?

Đa số máy quét mã vạch hiện nay hoạt động theo cơ chế plug-and-play, không yêu cầu cài đặt phần mềm bổ sung. Bạn chỉ cần kết nối máy quét với máy tính hoặc thiết bị di động qua cổng USB, Bluetooth hoặc Wifi là đã có thể sử dụng ngay.

Tuy nhiên, với một số dòng máy quét mã vạch chuyên dụng hoặc có nhiều tính năng nâng cao, bạn có thể cần cài đặt phần mềm đi kèm để tùy chỉnh các thông số như âm lượng, định dạng đầu ra…

3. Tôi có thể sử dụng máy quét mã vạch để quét mã QR trên sản phẩm không?

Hoàn toàn được! Bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch 2D để quét mã QR trên sản phẩm, ứng dụng thanh toán, vé xem phim, vé tàu xe,… và nhiều ứng dụng khác. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng máy quét mã vạch 1D, thiết bị sẽ không thể đọc được mã QR.

Bạn có thể tham khảo và chọn lựa máy quét mã vạch 2D cho ứng dụng của mình bằng cách bấm vào nút sau:

Máy đọc mã vạch QR code (2D)

4. Làm thế nào để biết máy quét mã vạch của tôi đã được sạc đầy?

Thông thường, máy quét sẽ có đèn báo hiệu trạng thái pin. Khi pin đầy, đèn sẽ chuyển sang màu xanh lá cây hoặc tắt hẳn. Bạn cũng có thể kiểm tra mức pin thông qua phần mềm quản lý (nếu có).

5. Máy quét mã vạch có thể hoạt động trong môi trường khắc nghiệt không?

Hoàn toàn có thể! Các dòng máy quét mã vạch công nghiệp thường được trang bị khả năng chống bụi, chống nước (thường đạt chuẩn IP65 hoặc cao hơn) và chịu va đập tốt, đảm bảo hoạt động ổn định trong các môi trường khắc nghiệt như nhà máy, kho bãi, công trường xây dựng hay ngoài trời.

Tìm hiểu nhiều hơn về các dòng máy quét chuẩn công nghiệp qua nút sau:

Máy quét mã vạch công nghiệp