Sửa lỗi máy in mã vạch bị lệch tem: 5 cách hiệu quả

Lỗi lệch tem? Hãy thử cách nhanh nhất này trong 2 phút: Calibrate lại máy in

Lỗi máy in mã vạch bị lệch là tình trạng bản in mã vạch không nằm chính xác trên vị trí mong muốn. Khi máy in của bạn đột nhiên “không hiểu” đúng kích thước và vị trí của con tem, dẫn đến việc in sai lệch, thì Calibrate chính là giải pháp đầu tiên bạn nên nghĩ đến.

Hiệu chỉnh máy in (Calibration) là một quá trình tự động giúp máy in sử dụng cảm biến (sensor) của nó để đọc và ghi nhớ chính xác các thông số vật lý của giấy in, bao gồm chiều cao tem, khoảng cách giữa các tem (gap), và vị trí của vạch đen định vị (black mark). Thao tác này giúp máy đồng bộ hóa hoàn hảo với loại tem nhãn bạn đang sử dụng.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, hơn 80% các trường hợp lỗi lệch tem đều có thể được giải quyết. Dưới đây là hướng dẫn nhanh cho một vài dòng máy phổ biến:

• Đối với máy in RING (phổ biến như dòng RING 408PEI+, RING 412PEI+):
  1. Tắt nguồn máy in.
  2. Một tay nhấn giữ nút FEED.
  3. Tay còn lại bật công tắc nguồn. Tiếp tục giữ nút FEED cho đến khi cả hai đèn LED trạng thái cùng chuyển sang màu cam thì thả tay ra.
  4. Máy sẽ tự động đẩy tem ra và tự ghi nhớ khổ giấy.
• Đối với máy in GoDEX (phổ biến như dòng EZ530+, EZ2250i): Chỉ cần ấn nút trong phía sau thân máy trong 2 giây.

Chú thích từ chuyên gia: “Đây là thao tác mà các kỹ thuật viên của Thế Giới Mã Vạch luôn thực hiện đầu tiên khi tiếp nhận máy báo lỗi lệch tem.”

Việc thực hiện calibrate là cực kỳ quan trọng, đặc biệt là mỗi khi bạn thay một cuộn giấy có kích thước hoặc loại khác. Nếu hướng dẫn nhanh này chưa đủ chi tiết cho model máy của bạn hoặc bạn đang tìm kiếm hướng dẫn cho máy thuộc thương hiệu Zebra, Honeywell, chúng tôi đã có một bài viết chuyên sâu hơn tại: Hướng dẫn Calibration máy in mã vạch.

Nếu việc calibrate vẫn không giải quyết được vấn đề, đã đến lúc chúng ta cần đi sâu hơn để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Máy in mã vạch là một hệ thống cơ điện tử chính xác, và chỉ một sai lệch nhỏ trong quá trình vận hành cũng có thể gây ra lỗi.

Tại sao máy in mã vạch của tôi lại bị lệch? 5 nguyên nhân chính

Hãy cùng chúng tôi kiểm tra 5 “thủ phạm” chính gây ra tình trạng lệch tem khó chịu này, bắt đầu từ những yếu tố cơ bản nhất.

1. Bạn đã lắp giấy in và ruy băng mực đúng cách chưa?

Việc lắp đặt vật tư in không chính xác là nguyên nhân cơ bản nhất nhưng lại thường bị bỏ qua nhất. Kinh nghiệm thực tế của Thế Giới Mã Vạch cho thấy, nhiều người dùng thường mắc phải các lỗi như:

• Giấy in không được cố định: Mép của cuộn giấy cần phải áp sát vào thanh điều hướng bên trong. Nếu có khoảng hở, cuộn giấy sẽ bị dịch chuyển khi in, gây lệch hàng loạt.
• Thanh giữ giấy quá chặt: Việc bạn siết hai thanh kẹp giữ cuộn giấy quá chặt sẽ tạo ra một lực cản không cần thiết, khiến cho motor kéo giấy phải hoạt động nặng nề hơn và có thể gây trượt giấy.
• Ruy băng mực bị nhăn: Ruy băng mực (ribbon) nếu không được lắp căng và thẳng, bề mặt nhăn nheo của nó sẽ tạo ra ma sát không đồng đều lên đầu in, gián tiếp làm xô lệch đường đi của giấy.

Một yếu tố quan trọng khác là chất lượng vật tư in. Giấy in quá mỏng hoặc ruy băng mực kém chất lượng có thể gây trượt và nhăn khi in. Để đảm bảo chất lượng, bạn có thể tham khảo các sản phẩm giấy in mã vạch và mực in mã vạch chính hãng, đã được chúng tôi kiểm định về độ tương thích và ổn định tại Thế Giới Mã Vạch.

2. Liệu có phải cảm biến (sensor) của máy đang bị bẩn hoặc sai vị trí?

Cảm biến (sensor) đóng vai trò là “đôi mắt” của máy in, có nhiệm vụ xác định điểm đầu và điểm cuối của mỗi con tem. Có hai loại cảm biến chính: cảm biến truyền qua (Transmissive Sensor) dùng để nhận diện khoảng trống (gap) giữa các tem, và cảm biến phản xạ (Reflective Sensor) để nhận diện vạch đen (black mark) ở mặt dưới của tem. Nếu “đôi mắt” này gặp vấn đề, máy in sẽ hoàn toàn “mù hướng”.

• Vệ sinh cảm biến: Sau một thời gian sử dụng, bụi giấy, keo từ tem nhãn có thể bám lên bề mặt cảm biến, làm cản trở khả năng đọc của nó. Bạn hãy dùng một miếng vải mềm hoặc bông gòn tẩm cồn y tế 90% để lau nhẹ nhàng cả cảm biến trên và dưới.
• Điều chỉnh vị trí: Đối với các loại tem có nhiều hàng, cảm biến cần phải được di chuyển và đặt đúng vào vị trí con tem hoặc vạch đen để có thể đọc chính xác. Hãy đảm bảo đèn đỏ của sensor đang chiếu đúng vào vị trí định vị.

Cần lưu ý rằng, một bộ cảm biến hoạt động sai không chỉ gây lệch tem. Đây còn là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến việc máy báo hết giấy dù vẫn còn, một sự cố quen thuộc của lỗi máy in mã vạch không nhận giấy. Ở mức độ nghiêm trọng hơn, nó có thể gây ra hiện tượng nhảy tem không kiểm soát, khiến bạn lãng phí rất nhiều nhãn in.

3. Thông số trong Driver và phần mềm in (Bartender) đã chính xác chưa?

Kích thước tem trên file thiết kế và kích thước tem thực tế trên cuộn giấy cần phải khớp nhau thì mã vạch mới có thể in đúng vị trí. Nếu có sự chênh lệch giữa 2 thông số này, dù chỉ là 1-2mm, cũng sẽ dẫn đến tình trạng mã vạch bị lệch, không căn chỉnh với khung tem.

Ví dụ, nếu kích thước tem trên file là 60x40mm nhưng tem thực tế lại là 50x30mm, khi in ra tem chắc chắn sẽ bị lệch, mất nội dung.

Phần mềm in đóng vai trò quan trọng trong việc điều khiển máy in mã vạch. Nếu các thông số như vị trí in (lề trái, lề phải, căn giữa), hướng in (in ngang, in dọc), kích thước tem nhãn (chiều rộng, chiều cao) không được cài đặt chính xác thì mã vạch sẽ bị in lệch so với vị trí mong muốn.

Theo báo cáo của hãng phần mềm Bartender (2023), 92% các lỗi lệch mã vạch liên quan đến vấn đề cài đặt phần mềm. Trong đó, sai lệch về hướng in và kích thước tem là 2 lỗi phổ biến nhất.

Điều chỉnh kích thước file in

Nếu kích thước tem nhãn trên file thiết kế và tem thực tế không khớp nhau, bạn cần điều chỉnh lại file in cho phù hợp. Sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Bartender, Adobe Illustrator, CorelDRAW để thay đổi kích thước tem, đường viền sao cho tương ứng với khổ giấy và khổ tem thực tế. Lưu ý:

• Kiểm tra kỹ kích thước tem thực tế bằng thước kẹp điện tử (đơn vị mm) hoặc nếu không có bạn vẫn có thể sử dụng thước bình thường.
• Thiết lập lại kích thước tem trên phần mềm, đảm bảo sai số nằm trong khoảng cho phép (thường là ±0.5mm).
• In thử và đo lại kích thước tem, mã vạch để đảm bảo sự chính xác tuyệt đối.

Theo kinh nghiệm của các chuyên gia, việc điều chỉnh kích thước file in có thể khắc phục triệt để 95% các trường hợp lệch mã vạch do sai khớp thông số (nguồn: Tạp chí In ấn và Bao bì, 2022).

Thiết lập lại thông số trên phần mềm in

Hiện nay có nhiều phần mềm in mã vạch trong đó phần mềm phổ biến, dễ sử dụng nhất là Bartender. Để thiết lập lại thông số in trên phần mềm này bạn cần:

Bước 1: Click đúp chuột trái vào con tem đang thiết kế.

Bước 2: Thiết lập lại các thông số trong hộp thoại “Page Setup”:

• Tại tab “Page”: Tại Page Size điều chỉnh chiều ngang, chiều cao giấy phù hợp. Tích chọn hướng in tại Orientation trong đó Portrait (in ngang), Landscape (in dọc).

• Tại Tab “Layout”: điền các thông số về layout (rows, columns), margins (lề trái, phải, trên, dưới), label size, gap.

Bước 3: Chọn OK để hoàn thành thiết lập.

Theo thống kê, việc cài đặt lại thông số phần mềm giúp khắc phục 90% các lỗi lệch mã vạch liên quan (nguồn: Bartender, 2023).

4. Trục lăn (Roller) của máy có bị bẩn, mòn hoặc kẹt không?

Trục lăn (hay còn gọi là Platen Roller) là thanh cao su màu đen, xám hoặc trắng nằm ngay bên dưới đầu in. Nhiệm vụ của nó là tạo ra lực ma sát để kéo giấy đi một cách đều đặn và chính xác. Khi trục lăn gặp sự cố, lực kéo giấy sẽ không còn ổn định.

Dấu hiệu nhận biết trục lăn có vấn đề:

• Bề mặt bám bẩn: Keo và bụi giấy tích tụ lâu ngày làm bề mặt trục lăn trơn trượt, giảm độ bám.
• Bề mặt bị mòn, lún: Sau hàng trăm ngàn mét giấy được in, trục lăn có thể bị mòn, lún hoặc xuất hiện các vết nứt, khiến lực kéo không còn đồng đều trên toàn bộ bề mặt tem.
• Giấy bị kẹt: Trục lăn mòn cũng là nguyên nhân gây kẹt giấy hoặc làm giấy bị nhăn khi in.

Bạn có thể thử vệ sinh trục lăn bằng cồn để loại bỏ cặn bẩn. Tuy nhiên, vì đây là linh kiện hao mòn theo thời gian, nếu bề mặt đã có dấu hiệu lún, nứt hoặc biến dạng, giải pháp duy nhất và bắt buộc là phải thay thế. Việc lựa chọn đúng trục lăn (roller) chính hãng phù hợp với model máy sẽ đảm bảo lực kéo giấy được phục hồi và hoạt động ổn định.

5. Đầu in có bị lệch hay áp lực đầu in đang không cân bằng?

Đây là nguyên nhân thuộc về cơ khí, phức tạp và khó xử lý nhất. Đầu in nhiệt cần tạo ra một áp lực đồng đều trên toàn bộ chiều rộng tem để vừa làm nóng chảy mực, vừa giữ cho giấy đi thẳng. Nếu áp lực hai bên không cân bằng (một bên mạnh, một bên yếu), tem giấy sẽ có xu hướng bị đẩy lệch về phía có áp lực yếu hơn.

Cảnh báo quan trọng: Việc cân chỉnh áp lực đầu in đòi hỏi kiến thức và dụng cụ chuyên dụng. Người dùng tuyệt đối không nên tự ý vặn các ốc vít hay lò xo điều chỉnh. Một sai sót nhỏ có thể gây hư hỏng vĩnh viễn cho đầu in – linh kiện có giá trị chiếm đến 30 – 70% giá trị của một chiếc máy in mới. Hãy liên hệ với dịch vụ kỹ thuật chuyên nghiệp để được hỗ trợ.

Ngoài việc gây lệch tem, dấu hiệu của áp lực đầu in không đều còn thể hiện qua các lỗi in ấn khác. Ví dụ, nó có thể là nguyên nhân khiến máy in mã vạch bị mờ ở một bên tem, hoặc tạo ra các vệt mất nét dù cho đầu in không hề bị bẩn hay trầy xước.

Việc chẩn đoán và khắc phục các sự cố trên là rất cần thiết. Tuy nhiên, để máy in hoạt động ổn định, bền bỉ và hạn chế tối đa lỗi phát sinh, việc tuân thủ các nguyên tắc vận hành đúng ngay từ đầu còn quan trọng hơn.

Lời khuyên từ Thế Giới Mã Vạch giúp bạn sử dụng máy in mã vạch hiệu quả

Để máy in mã vạch của bạn luôn hoạt động ổn định, kéo dài tuổi thọ và cho ra bản in chất lượng, hãy áp dụng các nguyên tắc vận hành cốt lõi sau:

• Vệ sinh định kỳ: Thường xuyên lau sạch đầu in, cảm biến và trục lăn, tốt nhất là sau mỗi lần thay ruy băng mực hoặc sau khoảng 1-2 cuộn giấy. Việc này giúp loại bỏ bụi bẩn và cặn keo có thể gây trầy xước và hao mòn linh kiện.
• Luôn Calibration: Thực hiện thao tác này mỗi khi bạn thay một loại giấy mới có kích thước hoặc chất liệu khác để máy luôn nhận diện đúng khổ tem, tránh in lệch và bỏ tem trắng.
• Sử dụng vật tư chất lượng: Lựa chọn giấy in và mực in chất lượng cao để bảo vệ đầu in khỏi bị bào mòn và đảm bảo chất lượng bản in đồng đều, sắc nét.
• Tắt máy đúng cách: Luôn tắt nguồn bằng công tắc trước khi thực hiện các thao tác vệ sinh, tháo lắp vật tư hay linh kiện để đảm bảo an toàn cho cả người dùng và thiết bị.

Nếu bạn đã tuân thủ các nguyên tắc trên mà máy vẫn gặp sự cố, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ kỹ thuật của Thế Giới Mã Vạch để được hỗ trợ chẩn đoán chuyên sâu. Trong trường hợp máy của bạn đã cũ, thường xuyên hỏng hóc và chi phí sửa chữa cộng dồn đã gần bằng chi phí đầu tư mới, việc nâng cấp lên một máy in mã vạch hiện đại hơn có thể là giải pháp kinh tế và hiệu quả hơn về lâu dài.

Đã đến lúc cần nâng cấp?

Nếu máy in của bạn đã quá cũ và thường xuyên gặp lỗi vặt, việc sửa chữa liên tục có thể tốn kém và không hiệu quả. Đôi khi, đầu tư một chiếc máy mới có thể là giải pháp tiết kiệm chi phí và thời gian hơn trong dài hạn.

Tại Thế Giới Mã Vạch, chúng tôi cung cấp đa dạng các dòng máy in từ phổ thông đến công nghiệp, được trang bị cảm biến thông minh và kết cấu cơ khí vững chắc, giúp hạn chế tối đa lỗi lệch tem:

• Cho cửa hàng, văn phòng nhỏ: Các mẫu máy in mã vạch để bàn như GoDEX EZ530+ hay RING 412PEI+ là lựa chọn tuyệt vời với thiết kế nhỏ gọn, vận hành đơn giản và độ tin cậy cao, phù hợp cho nhu cầu in số lượng vừa phải.
• Cho kho xưởng, siêu thị: Đối với môi trường hoạt động cường độ cao, các dòng máy in mã vạch công nghiệp như Zebra ZT411 hay RING 4012PLM+ với khung máy kim loại chắc chắn, tốc độ in vượt trội và độ bền bỉ sẽ là trợ thủ đắc lực không thể thiếu.

Để tìm ra model phù hợp nhất với quy trình và ngân sách của bạn, hãy liên hệ ngay với đội ngũ của Thế Giới Mã Vạch để được tư vấn chi tiết.

Lỗi lệch tem chỉ là một trong rất nhiều sự cố bạn có thể gặp phải trong quá trình sử dụng. Để trang bị cho mình kiến thức toàn diện hơn, hãy tham khảo bài viết Tổng hợp lỗi máy in mã vạch thường gặp của chúng tôi. Hy vọng những phân tích trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện. Dưới đây là phần giải đáp cho một số thắc mắc phổ biến mà người dùng thường gặp phải khi xử lý lỗi này.

Câu hỏi thường gặp về lỗi máy in mã vạch bị in lệch

1/ Kích thước tem nhãn ảnh hưởng như thế nào đến lỗi lệch?

Kích thước tem nhãn không phù hợp với cài đặt máy in có thể gây ra lỗi lệch. Cần kiểm tra kỹ kích thước tem nhãn và điều chỉnh cài đặt máy in cho phù hợp.

2/ Tốc độ in có ảnh hưởng đến lỗi lệch không?

Có. Tốc độ in quá nhanh kết hợp cùng việc không sử dụng nẹp giấy, chặn giấy đúng cách có thể khiến máy in không kịp căn chỉnh, dẫn đến lỗi lệch. Nên điều chỉnh tốc độ in phù hợp với loại giấy in và ribbon mực, đồng thời sử dụng nẹp giấy, chặn giấy đúng hướng dẫn.

3/ Chi phí sửa chữa máy in mã vạch khoảng bao nhiêu?

Với máy in còn trong chế độ bảo hành sẽ KHÔNG mất phí kiểm tra. Máy in mua tại Thế Giới Mã Vạch được kiểm tra miễn phí. Máy in mua tại nhà cung cấp khác sẽ có phí kiểm tra là 500.000 đ/lần.

Phí trên chỉ bao gồm kiểm tra và khắc phục lỗi đơn giản. Những lỗi liên quan đến hư hỏng linh, phụ kiện cần thay thế sẽ được báo phí cụ thể sau kiểm tra.

4/ Có thể tự sửa chữa máy in mã vạch bị lệch tại nhà không?

Có thể tự sửa chữa máy in mã vạch bị lệch tại nhà đối với các lỗi đơn giản như lắp giấy không đúng, thiết lập thông số trên phần mềm, file in không tương thích. Tuy nhiên, với các lỗi phức tạp hơn như linh kiện máy bị hỏng thì cần đưa đến các đơn vị có dịch vụ sửa chữa chuyên nghiệp để tránh việc tháo lắp máy sai quy trình làm ảnh hưởng đến các bộ phận khác.