Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ mã vạch đã góp phần không nhỏ trong tối ưu hóa các quy trình quản lý của con người. Nổi bật trong đó là quản lý sản phẩm, hàng hóa. Và để sản phẩm, hàng hóa được xuất khẩu ra nước ngoài hoặc phân phối trong các siêu thị, trung tâm thương mại thì doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký mã số mã vạch.

Sau đây, chúng tôi xin được chia sẻ chi tiết cùng bạn về mã số mã vạch là gì, lý do phải đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm, hàng hóa cùng thủ tục và các bước đăng ký sao cho đúng.

Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ, các bước đăng ký mã số mã vạch

Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch là công nghệ tiên tiến được ra đời để phục vụ cho hoạt động định danh, nhận dạng các đối tượng là sản phẩm, hàng hóa, tài sản,… dựa trên việc ấn định mã số cùng mã vạch tương ứng cho đối tượng đó.

Mã số mã vạch sẽ bao gồm phần mã số mà chúng ta có thể xem, hiểu được bằng mắt thường, là một dãy ký tự số hoặc chữ số. Mã vạch được đăng ký sử dụng ở đây sẽ là loại mã vạch 1D có dạng các sọc dọc màu đen đặt song song lẫn nhau và cách nhau bởi những khoảng trắng không đều, mã vạch sẽ được đọc và giải mã thông qua máy quét mã vạch chuyên dụng.

Mã số mã vạch bao gồm rất nhiều loại tuy nhiên các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam thường sử dụng loại mã vạch thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu GTIN-13 và EAN-13.

Tại sao cần phải đăng ký mã số mã vạch?

Tại Việt Nam, để sản phẩm, hàng hóa được xuất khẩu sang nước ngoài hoặc phân phối tại các siêu thị, trung tâm thương mại, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đăng ký mã số mã vạch cho hàng hóa, sản phẩm đó. Việc đăng ký sẽ được thực hiện tại Trung tâm mã số mã vạch quốc gia GS1 Việt Nam. Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch được cấp.

Lợi ích khi đăng ký mã số mã vạch

Khi sản phẩm được đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp sẽ tiến hành quản lý hàng hóa trên các thiết bị điện tử kỹ thuật số thay thế cho việc ghi chép sổ tay. Từ đó, nguồn nhân lực và thời gian được tiết kiệm tối đa dẫn đến năng suất công việc được nâng cao.

Mã vạch được mã hóa và quản lý, lưu trữ trên các thiết bị điện tử mà không qua các công việc ghi chép hoặc nhập liệu. Vì thế, những sai sót có thể xảy ra được hạn chế tối đa, các kết quả đảm bảo được độ chính xác cao.

Việc thanh toán, tra cứu thông tin nhanh chóng nhờ mã vạch sản phẩm đem lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng với quy trình được thực hiện nhanh chóng, rõ ràng.

Mã số mã vạch đã được đăng ký còn là yếu tố giúp phân biệt sản phẩm, hàng hóa của thương hiệu này với những thương hiệu khác.

Cuối cùng, không thể không kể đến đó chính là giúp sản phẩm, hàng hóa của bạn được phân phối ở những kênh bán hàng lớn hơn như siêu thị, trung tâm thương mại hay thậm chí là xuất khẩu ra nước ngoài, khả năng tiếp cận người dùng cao hơn.

Đăng ký mã số mã vạch ở đâu?

Tại Việt Nam, cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp mã số mã vạch cho doanh nghiệp là Trung tâm mã số mã vạch quốc gia GS1 Việt Nam.

GS1 Việt Nam là tổ chức mã số mã vạch quốc gia của Việt Nam. Vào tháng 5/1995, GS1 Việt Nam được công nhận là thành viên chính thức, là đại diện duy nhất của Việt Nam tại GS1 quốc tế. GS1 Việt Nam quản lý mã quốc gia 893, được phép cấp mã doanh nghiệp cho các nhà sản xuất, phân phối, bán buôn, bán lẻ có giấy phép kinh doanh và hoạt động tại Việt Nam.

Doanh nghiệp sẽ được cấp mã số doanh nghiệp, được hướng dẫn lập mã số vật phẩm và in mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa đúng theo các quy định kỹ thuật trong các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Doanh nghiệp phải nộp phí đăng ký mã số mã vạch và hàng năm phải nộp phí duy trì sử dụng.

Chú ý: Để được cấp mã số mã vạch thì doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật và hoạt động hợp pháp ở Việt Nam.

>>> Giải đáp thắc mắc: Mã vạch có làm giả được không?

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm 2021

Để đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm, hàng hóa tại doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị hồ sơ với những loại giấy tờ sau:

– Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch đã điền đầy đủ thông tin, thủ trưởng ký tên, đóng dấu (2 bản).

– Bản sao “Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại hoặc “Quyết định thành lập” với các tổ chức khác (1 bản).

Lưu ý: Sử dụng bản sao đã chứng thực hoặc mang theo bản chính để thực hiện đối chiếu.

– Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN, theo mẫu (2 bản).

Hướng dẫn thủ tục các bước đăng ký mã số mã vạch

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ với các loại giấy từ như trên.

Bước 2: Kê khai hồ sơ gồm khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử https://vnpc.gs1.gov.vn/

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch

Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp tại Trung tâm mã số mã vạch quốc gia GS1 Việt Nam, địa chỉ Số 8, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần nộp lệ phí theo thông tư số 232/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng mã số mã vạch. Doanh nghiệp có thể nộp phí bằng hình thức chuyển khoản.

Bước 4: GS1 nhận và xử lý hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ từ doanh nghiệp, trong vòng từ 5 – 7 ngày làm việc sẽ tiến hành thẩm định.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, GS1 sẽ thông báo yêu cầu chỉnh sửa, hoàn thiện.

Trường hợp hợp lệ, GS1 sẽ thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và email của doanh nghiệp để có thông tin mã số mã vạch thể hiện trên sản phẩm. Kế đến doanh nghiệp cần kê khai thông tin sản phẩm của mình trên tài khoản ở Cổng thông tin điện tử.

Bước 5: Nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp mã số mã vạch tạm thời và thực hiện kê khai thông tin sản phẩm đầy đủ trên Cổng thông tin, doanh nghiệp sẽ được cấp bản gốc Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

Có thể lựa chọn hình thức nhận trực tiếp tại Trung tâm mã số mã vạch quốc gia GS1 Việt Nam, địa chỉ Số 8, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội hoặc yêu cầu nhận qua đường bưu điện.

Mức phí đăng ký mã số mã vạch và phí duy trì

Bao gồm 3 khoản mục

1/ Mức phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch

STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng/mã)
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng)	1,000,000
2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	300,000
3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	300,000

2/ Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

STT	Phân loại	Mức thu
1	Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm	500,000 đồng/hồ sơ
2	Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm	10,000 đồng/mã

3/ Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)

STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng/năm)
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1
1.1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (ứng với trường hợp DN sử dụng 100 số vật phẩm)	500,000
1.2	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (ứng với trường hợp DN sử dụng 1,000 số vật phẩm)	800,000
1.3	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (ứng với trường hợp DN sử dụng 10,000 số vật phẩm)	1,500,000
1.4	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (ứng với trường hợp DN sử dụng 100,000 số vật phẩm)	2,000,000
2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	200,000
3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	200,000

—————————————–
Hiện Thế Giới Mã Vạch đang triển khai thực hiện dịch vụ đăng ký mã số mã vạch. Thêm vào đó, chúng tôi còn cung cấp giải pháp và thiết bị mã số mã vạch nhập khẩu chính hãng, cam kết chất lượng đến người dùng. Để được tư vấn chi tiết về giải pháp và thiết bị, hãy liên hệ ngay!!