HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO

Danh sách module chính trong phần mềm quản lý kho

– Module quản lý nhập kho

– Module quản lý xuất kho

– Module kiểm kho

– Module quản trị hệ thống, phân quyền người dùng

– Module chuyển kho nội bộ

– Module báo cáo – thống kê

– Các module khác

Mô tả chi tiết các module

1. Module Quản lý đơn hàng

– Đơn đặt hàng(SO-Sale Order): khách đặt hàng trước khi chuyển thành phiếu xuất bán/sử dụng, theo dõi trạng thái SO (hàng đã/chưa shipped, đã/ chưa lập hóa đơn Invoice, đã bị hủy (cancelled)…).

– Cho phép áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận: nhân viên sale lập phiếu SO → quản lý duyệt → kế toán xuất hóa đơn → kho xuất hàng.

– Đơn mua hàng (PO-Purchasing Order): đặt hàng của nhà cung cấp trước khi chuyển thành phiếu nhập kho, theo dõi trạng thái SO (hàng đã/chưa shipped, đã/ chưa lập hóa đơn Invoice, đã bị hủy (cancelled)…).

– Cho phép áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận: nhân viên kho lập phiếu PO → quản lý duyệt → kế toán gửi đơn mua hàng → kho nhập hàng.

2. Module Nhập Kho

– Quản lý nhập kho theo PO đã được phê duyệt.

– Tổng hợp báo cáo nhập kho theo SO →PO→Phiếu nhập kho.

– Nhập kho nhiều đợt theo PO.

– Hỗ trợ nhập kho trên thiết bị mã vạch cầm tay.

– Báo cáo nhập kho theo thời gian bất kỳ, phân nhóm theo từng nhà cung cấp,…

3. Module Quản lý Kho hàng­

– Quản lý danh mục phân nhóm vật tư, thành phẩm (cho phép định nghĩa mô hình phân cấp- cây thư mục hàng hóa “n” cấp).

– Quản lý vật tư  bằng mã vạch, số lô,…

– Quản lý phân cấp hàng hóa, gồm nhiều đơn vị khác nhau (VD: 1 thùng 12 chai, mỗi chai 50ml,…)

– Danh mục kho, phòng ban: Hỗ trợ không giới hạn.

– Quản lý xếp hàng trong kho, thẻ kho.

– Quản lý kiểm kho: so sánh số liệu thực tế và số liệu trên phần mềm, gợi ý điều chỉnh tăng hoặc giảm để cân đối số liệu.

– Quản lý kế hoạch nhập hàng, lập dự báo hàng tồn kho, lô hàng sản xuất

– Quản lý sổ kho hàng hóa (dạng Pivote Table): tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ, xuất nội bộ, xuất bán, xuất trả, tồn cuối)…

– Hỗ trợ barcode (mã vạch), vật tư nhập kho in mã vạch theo yêu cầu người dùng. Mã vạch bao gồm mã vật tư và số lô.

– Quản lý tồn kho vật tư theo định mức tối đa và tối thiểu.

– Quản lý xuất kho theo số lượng tồn khả dụng. Theo dõi số lượng tồn theo chế độ tồn sổ sách và tồn thực tế.

– Hỗ trợ in ấn tem, mẫu tem.

– Ứng dụng thiết bị mã vạch vào quy trình kiểm kho.

4. Module quản lý xuất kho

– Bao quát toàn bộ nghiệp vụ xuất kho, nhận hàng trả lại của từng bộ phận/ kho với nhiều lựa chọn về thao tác do người dùng tự định nghĩa.

– Giao diện thân thiện và dễ dàng cho user.

– Hỗ trợ nhiều cách khác nhau để thêm mặt hàng vào phiếu xuất.

– Tìm kiếm mặt hàng nhanh chóng dựa trên công cụ tìm kiếm thông minh.

– Tìm kiếm phiếu xuất với đa dạng các tiêu chí tìm kiếm.

– Hỗ trợ xuất hàng với nhiều tùy chọn, theo tên mặt hàng, mã vạch hoặc nhập mã số,…

– Hỗ trợ xuất theo tùy chọn phân cấp đơn vị.

5. Module Báo Cáo – Thống kê

Tổng hợp số liệu kinh doanh, lập báo cáo nhanh chóng chỉ bằng thao tác đơn giản là 1 cú nhấp chuột.

◈ Xuất hàng

– Báo cáo xuất hàng: báo cáo theo bộ phận, theo kho, theo nhân viên, theo thời gian (một ngày bất kỳ, hoặc theo khoảng thời gian bất kỳ).

– Báo cáo hàng xuất bị trả lại: trả lại trong ngày, hoặc từ ngày đến ngày theo từng bộ phận hoặc trên toàn công ty. So sánh tổng xuất và tổng nhập lại.

– Lịch sử nhập-xuất

◈ Nhập hàng

– Báo cáo sổ kho, tồn kho

– Hết hàng: danh sách hàng đã bán/sử dụng hết, ngày hết

– Theo dõi hàng tồn

– Báo cáo nhập hàng

◈ Báo cáo khác

– Báo cáo động: tạo báo cáo theo ý của người dùng

– Dữ liệu báo cáo được biểu thị bằng đồ thị trực quan, bảng tính và có thể xuất ra file Word, Excel, PDF, …hoặc in trực tiếp ra máy in.

6. Module In mã vạch

– Module này sẽ giúp công in ra được mã vạch để dán lên sản phẩm/ hàng hóa của mình.

– Khi in mã vạch, bạn có thể lựa chọn nhiều tiêu chí khác nhau sao cho phù hợp với nghiệp vụ quản lý của mình. Ví dụ, có in header, có in footer, có in giá, có in tiêu đề là thương hiệu của công ty…

– Có hỗ trợ da dạng các hình thức chọn đến mã hàng cần in, và đặc biệt là có thể in từ các phiếu nhập kho để có số lượng mã vạch chính xác bằng số lượng hàng nhập vào kho.

– Có hỗ trợ in bằng máy in Laser và in bằng máy in chuyên dụng… với số lượng cột tùy chọn trên trang in.

7. Module Quản trị hệ thống, phân quyền người dùng

– Quản trị nhóm user: cho phép thêm, sửa, xóa các nhóm user trong hệ thống

– Quản trị user: cho phép thêm, sửa, xóa các user. User được phân quyền vào nhóm nào thì sẽ có toàn quyền mà nhóm user đó được phân. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép 1 user nằm trong 2 hoặc nhiều nhóm (trong trường hợp user được kiêm nghiệm nhiều công việc của các nhóm khác nhau, khi đó quyền cao nhất của các nhóm đó sẽ được áp dụng cho user).

-Khi phân quyền cho user, hệ thống còn cho phép lựa chọn các kho mà user đó được quyền truy nhập. Trong trường hợp user được phân quyền can thiệp vào dữ liệu của các kho nằm trên nhiều chi nhánh khác nhau. Khi đó, tại thời điểm đăng nhập vào hệ thống, user sẽ được nhắc là chọn chi nhánh nào cho phiên làm việc hiện hành (điều này sẽ giảm thiểu được sai sót khi user thực hiện các thao tác nhập liệu, vd: user không thể lập 1 phiếu xuất mà chọn được 2 kho của 2 chi nhánh khác nhau).

8. Module quản lý chuyển kho nội bộ

-Chuyển kho giữa các bộ phận khác nhau trong công ty.

– Chuyển kho yêu cầu phải xác nhận (Approved), hoặc không yêu cầu xác nhận.

– Điều phối viên chuyển kho có thể quản lý được trạng thái các phiếu chuyển trên toàn công ty.

– Điều phối viên căn cứ vào báo cáo chuyển kho để nhắc nhở các thủ kho thực hiện duyệt/ xác nhận đã nhận đủ hàng theo đúng quy trình.

9. Module Bảo mật hệ thống

– Quản lý tài khoản sử dụng để đăng nhập vào chương trình

– Phân quyền người dùng: ai – được sử dụng module nào, tính năng gì, phạm vi ra sao (thêm-sửa-xóa-tìm-in-xuất)

– Log: Theo dõi tình hình đăng nhập, nhật ký sử dụng chương trình giúp bạn dễ dàng tìm ra các hành vi nghi vấn, sai phạm của người sử dụng chương trình

– Quản lý truy cập: thiết lập cửa hàng nào, với license key nào được phép truy cập vào hệ thống

– Chống tấn công từ chối dịch vụ (DOS): tự động thẩm định và từ chối quyền truy cập của các kết nối nghi vấn

– Cấu hình chính sách toàn hệ thống: cho phép tắt hoặc bật chế độ ngăn cấm việc nhập dữ liệu sai ngày tháng; sửa giá, xem giá vốn, sửa chiết khấu, sửa thuế, sửa/ đổi mặt hàng khuyến mãi đi kèm mã hàng khi bán. Chức năng này sẽ giảm thiểu được sai sót của người sử dụng và ngăn chặn được hành vi cố tình gian lận.

– Thay đổi các thông số chương trình

– Sao lưu và phục hồi dữ liệu

>>> Xem thêm: Giải pháp mã vạch

Thông số kỹ thuật của Hệ thống phần mềm quản lý kho

– Ngôn ngữ lập trình C#.NET (Visual studio 2010)

– Hệ quản trị CSDL MS SQL Server 2008 R2

– Báo cáo Crystal Report

– Công nghệ mã vạch

– Công nghệ mã hóa cao cấp

– Chuẩn font Unicode, hoàn toàn bằng tiếng Việt

– Hỗ trợ Client/ Server (máy trạm kết nối tới máy chủ)

– Cho phép quản lý trên quy mô mạng LAN