GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN HỮU HIỆU CHO DOANH NGHIỆP, TỔ CHỨC

Những khó khăn trong công tác quản lý tài sản mà doanh nghiệp, tổ chức gặp phải

Trong doanh nghiệp, tổ chức, công tác quản lý tài sản không chỉ là trách nhiệm của một cá nhân, một phòng ban nào duy nhất mà nó sẽ chịu ảnh hưởng bởi nhiều cá nhân lẫn phòng ban khác nhau. Một khi không được quản lý cụ thể, chặt chẽ, không khó để các nhà quản lý cũng như những người thực hiện công tác kiểm kê gặp phải những khó khăn, tình huống oái oăm như:

Khó khăn trong quản lý tài sản với các nhà quản lý, lãnh đạo tổ doanh nghiệp, tổ chức:

Những nhà quản lý tài sản là những người chịu trách nhiệm  trực tiếp với những loại tài sản trong doanh nghiệp, tổ chức mà họ đã và đang đảm nhận. Chỉ vì thời gian trước đó không chú trọng đến công tác quản lý tài sản sao cho hiệu quả hoặc đơn giản là quản lý theo cách thủ công bằng việc ghi nhận trên sổ sách nên đã gặp phải không ít các khó khăn cùng xã kết quả không mong đợi. Điển hình như:

– Khó khăn trong quản lý thất thoát tài sản, không nắm được tài sản mất mát lúc nào, do đâu.

– Khó khăn trong quản lý khấu hao. Khi không nắm được khấu hao của tài sản, rất khó để các nhà quản lý thực hiện hoạt động thanh lý những tài sản này hiệu quả.

– Khó khăn trong việc lên kế hoạch thu mua tài sản hợp lý. Thông thường, sau khi các tài sản cũ đã được khấu hao hết sẽ được thanh lý và doanh nghiệp, tổ chức  tiến hành thu mua tài sản mới. Nhưng vì công tác quản lý tài sản trước đó không được thực hiện chặt chẽ dẫn đến kế hoạch thu mua tài sản mới cũng trở nên không được rõ ràng, chính xác hoặc đôi khi kèm theo đó là cả những quyết định cảm tính của nhà quản lý.

– Không quản lý được các tài sản khi chúng được luân chuyển thường xuyên giữa những người dùng khác nhau hoặc giữa các phòng ban, chi nhánh,…

– Không nhận được cảnh báo, nhắc nhở để xử lý kịp thời các tài sản cần khấu hao, thanh lý. Trong khi mỗi loại tài sản khác nhau sẽ có thời gian khấu hao và thanh lý khác nhau. Điều này dẫn đến nhân viên thiếu tài sản phục vụ cho công việc, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của họ.

– Không nắm được số lần tài sản bị hư hao, số lần cùng chi phí sửa chữa, thay thế.

– Mất nhiều thời gian để có được các báo cáo kiểm kê, quản lý tài sản sản nhưng độ chính xác lại không được đảm bảo hoàn toàn.

Khó khăn trong quản lý tài sản với người thực hiện công tác kiểm kê

Không chỉ là vấn đề nhức nhối với các nhà quản lý, lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp mà quản lý tài sản còn là thách thức không nhỏ với những nhân viên, những người thực hiện công tác kiểm kê.

Điển hình như:

– Mất quá nhiều thời gian, công sức khi phải in và sử dụng file kiểm kê thực hiện trước đó rồi đi kiểm đếm thủ công từng loại sản phẩm tại từng phòng ban, chi nhánh. Kiểm dò, đối chiếu lại, ghi nhận những thay đổi. Đến cuối cùng lại tiếp tục nhập liệu lại từ đầu để báo cáo cho lần kiểm kê tài sản này.

– Không xác định được cụ thể tài sản đang có mặt tại phòng ban khi tài sản được luân chuyển liên tục từ phòng ban này sang phòng ban khác hay thậm chí là cả sang chi nhánh khác.

– Mất thời gian để xác nhận lại tài sản hiện đang thuộc cá nhân, bộ phận, chi nhánh,… nào quản lý sau khi được luân chuyển.

– Khó khăn trong việc xác nhận model cũng như thời gian mua tài sản. Đặc biệt là khi có nhiều tài sản sản có cùng model. Nếu không xác định đúng thời gian mua hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình khấu hao, thanh lý cho tài sản này.

– Khi lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp cần biết nhanh chóng các báo cáo về quản lý tài sản thì lại không xử lý kịp thời cũng như không đảm bảo được độ chính xác của dữ liệu kiểm kê.

Nhìn chung, nếu không có một giải pháp quản lý tài sản hữu hiệu thì cả những nhân viên kiểm kê lẫn các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức sẽ gặp phải không ít các khó khăn, thách thức. Giữa nhiều giải pháp đang có mặt hiện nay thì ứng dụng công nghệ cùng thiết bị mã số mã vạch (giải pháp mã vạch) trong quản lý tài sản được đánh giá là mang đến hiệu quả cao, cách thức thực hiện đơn giản đã trở thành xu hướng không thể bỏ lỡ.

Lợi ích ứng dụng công nghệ mã vạch trong giải pháp quản lý tài sản tại doanh nghiệp, tổ chức

Không chỉ giúp tổ chức, doanh nghiệp giải quyết những khó khăn, thách thức mà giải pháp quản lý tài sản ứng dụng công nghệ mã vạch còn mang đến những lợi ích tiêu biểu, nổi bật như:

– Dữ liệu quản lý tài sản được đồng bộ. Tất cả các cá nhân, phòng ban chịu trách nhiệm quản lý tài sản lẫn các nhà quản trị, lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp có thể theo dõi thông tin trên cùng một phần mềm.

– Xác định chính xác sự luân chuyển vị trí của các tài sản đang có trong văn phòng, tòa nhà hay tại xưởng sản xuất, trong kho,…

– Tránh được những thất thoát trong quá trình luân chuyển hoặc sự sai lệch trong số liệu giữa thống kê cùng tài sản thực tế.

– Giúp nắm cụ thể, chính xác thời gian khấu hao, thanh lý và các chi phí sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng liên quan đến tài sản.

– Chủ động trong việc lên kế hoạch thu mua tài sản, hạn chế tối đa những gián đoạn không mong muốn gây ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả công việc.

– Thao tác kiểm kê, quản lý tài sản được thực hiện dưới sự giúp sức của tem nhãn, thiết bị mã vạch và phần mềm vừa được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm nhân sự, độ vừa có chính xác, minh bạch cao. Dữ liệu được cập nhật liên tục, cụ thể.

>>> Để được tư vấn nhanh chóng, cụ thể hơn về giải pháp quản lý tài sản, hãy liên hệ ngay cùng chúng tôi qua Hotline 1900 3438.

Quy trình cơ bản trong quản lý tài sản hữu hiệu bằng công nghệ

Bạn vẫn đang băn khoăn về việc không biết giải pháp quản lý tài sản bằng công nghệ mã vạch sẽ được triển khai ra sao và bao gồm những bước nào? Trên thực tế, giải pháp sẽ được xây dựng dựa trên những yêu cầu thực tế về hoạt động quản lý tài sản tại doanh nghiệp, tổ chức của bạn. Nhưng nhìn chung, chúng sẽ bao gồm những bước cơ bản sau:

– Bước 1: Định danh tài sản: Các tài sản sau khi được mua về sẽ được khai báo thông tin như tên, model, giá, thời gian mua, thời gian khấu hao, thanh lý,… lên phần mềm quản lý tài sản và được định danh bằng một mã tài sản duy nhất. Sau đó, mã tài sản này cùng mã vạch tương ứng được in lên tem nhãn và dán lên tài sản này.

– Bước 2: Khai báo phòng ban quản lý: Khi thực hiện bàn giao tài sản sẽ thực hiện quét mã tài sản này, đồng thời khai báo bộ phận, phòng ban quản lý.

– Bước 3: Khai báo lại khi có sự luân chuyển: Khi tài sản được luân chuyển sang phòng ban, chi nhánh,… khác, cần sử dụng thiết bị PDA có kèm phần mềm quản lý để quét và khai báo phòng ban, chi nhánh,… tiếp nhận mới. Lúc này, phần mềm quản lý tài sản sẽ lưu trữ lại lịch sử luân chuyển.

– Bước 4: Ghi nhận khi sửa chữa: Khi tài sản hư hỏng hoặc gặp sự cố cần sửa chữa, sẽ sử dụng thiết bị PDA có chứa phần mềm để quét mã vạch. Sau đó cập nhật khai báo thời gian cùng các thông tin sửa chữa tương ứng.

– Bước 5: Kiểm kê quản lý tài sản: Sử dụng thiết bị PDA cùng phần mềm đã được cài đặt sẵn trên máy để xem số lượng tài sản đang có trong phòng ban cần được kiểm kê và quét tất cả các mã vạch tài sản đang có trong phòng. Phần mềm sẽ cho ra báo cáo thiếu, đủ hay thừa về các tài sản đang có mặt trong phòng.

– Bước 6: Xuất báo cáo: Các báo cáo có thể được xuất sau quá trình kiểm kê tài sản:

+ Báo cáo chi tiết các tài sản có trong tòa nhà, nhà máy, phòng ban,…

+ Báo cáo các chênh lệch số lượng tài sản.

+ Báo cáo luân chuyển của các tài sản.

+ Báo cáo thời khấu hao, thanh lý.

+ Thông báo các tài sản gần tới ngày khấu hao.

Giải pháp quản lý tài sản cần ứng dụng những thành phần nào?

Để có một giải pháp quản lý tài sản hữu hiệu cho doanh nghiệp, tổ chức, cần có những thành phần như sau:

– Phần mềm quản lý tài sản (các chức năng trên phần mềm sẽ được thực hiện dựa trên nhu cầu quản lý cụ thể tại các doanh nghiệp, tổ chức).

– Máy in mã vạch với chức năng in ấn tem mã vạch định danh tài sản.

– Vật tư in ấn tem nhãn định danh cho tài sản như: Giấy in tem, Mực in mã vạch.

– Thiết bị PDA được cài đặt phần mềm quản lý tài sản và dùng để quét mã tài sản.

Cung cấp giải pháp quản lý tài sản hữu hiệu trên chính nhu cầu ứng dụng thực tế tại doanh nghiệp, tổ chức

Sẽ không có bất kỳ một sự rập khuôn nào trong giải pháp quản lý tài sản mà giải pháp này sẽ được linh động xây dựng dựa trên những yêu cầu quản lý được các doanh nghiệp, tổ chức đưa ra. Bởi một giải pháp được xây dựng trên chính nhu cầu, tình hình thực tế thì mới có thể phù hợp và mang đến hiệu quả tốt nhất cho các tổ chức, doanh nghiệp.

Thế Giới Mã Vạch với hơn một thập kỷ hoạt động trên thị trường thiết bị mã số mã vạch. Tự hào phục vụ thành công nhiều đối tác trong việc xây dựng giải pháp quản lý tài sản nói riêng và các giải pháp mã vạch nói chung cùng đội ngũ giàu kinh nghiệm cam kết sẽ đồng hành cùng bạn xây dựng giải pháp phù hợp nhất. Vậy nên, đừng chần chờ gì nữa mà hãy liên hệ ngay cùng chúng tôi.

Thế Giới Mã Vạch vẫn luôn ở đây và sẵn sàng đồng hành cùng bạn!