Giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch, QR code (2025)

Giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR là gì?

Giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR là hệ thống sử dụng mã vạch hoặc mã QR để định danh và theo dõi tài sản của doanh nghiệp.

• Mã vạch là hình ảnh chứa các vạch đen trắng song song, mã hóa thông tin dưới dạng số hoặc chữ.
• Mã QR (Quick Response) là mã hai chiều, có thể chứa nhiều thông tin hơn mã vạch, bao gồm cả văn bản, hình ảnh và liên kết website.

Hệ thống này kết hợp phần mềm quản lý tài sản chuyên dụng với thiết bị quét mã vạch/mã QR và máy in tem nhãn, giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình quản lý tài sản, từ kiểm kê, theo dõi vị trí đến bảo trì và khấu hao.

Lợi ích ứng dụng giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR là gì?

Việc áp dụng giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ tăng cường độ chính xác, minh bạch, tiết kiệm thời gian, chi phí cho đến nâng cao hiệu quả quản lý.

• Tăng cường độ chính xác và minh bạch:
  • Hệ thống tự động hóa quá trình nhập liệu, loại bỏ sai sót do con người gây ra, giảm thiểu đến 95% sai sót trong kiểm kê tài sản so với phương pháp thủ công.
  • Mọi hoạt động liên quan đến tài sản đều được ghi nhận và lưu trữ trong hệ thống, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
  • Tránh được những thất thoát trong quá trình luân chuyển hoặc sự sai lệch trong số liệu giữa thống kê cùng tài sản thực tế.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí:
  • Quá trình kiểm kê, theo dõi và bảo trì tài sản diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm đến 50% thời gian kiểm kê và giảm thiểu chi phí nhân công.
  • Giúp nắm cụ thể, chính xác thời gian khấu hao, thanh lý và các chi phí sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng liên quan đến tài sản.
• Nâng cao hiệu quả quản lý:
  • Dữ liệu tài sản được đồng bộ, giúp tất cả các cá nhân, phòng ban và nhà quản trị theo dõi thông tin trên cùng một phần mềm.
  • Dữ liệu tài sản được cập nhật theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình trạng tài sản, đưa ra quyết định kịp thời và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản.
  • Xác định chính xác sự luân chuyển vị trí của các tài sản.
  • Chủ động trong việc lên kế hoạch thu mua tài sản, hạn chế tối đa những gián đoạn không mong muốn.

Việc ứng dụng giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản một cách hiệu quả mà còn góp phần nâng cao năng suất lao động và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Quy trình quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR là gì?

Quy trình quản lý tài sản bằng mã vạch, mã QR do Thế Giới Mã Vạch triển khai cơ bản sẽ gồm 6 bước, lần lượt là: Định danh tài sản > Khai báo phòng ban quản lý > Khai báo lại khi luân chuyển (nếu có) > Ghi nhận sửa chữa > Kiểm kê > Xuất báo cáo.

Bước 1: Định danh tài sản

Mục tiêu: Gán mã định danh duy nhất cho từng tài sản, tạo cơ sở dữ liệu quản lý tập trung.

Thực hiện:

• Mỗi tài sản được gán một mã vạch hoặc mã QR duy nhất, chứa thông tin cốt lõi như tên tài sản, số serial, ngày mua, nhà sản xuất, giá trị ban đầu, …
• Thông tin này được nhập liệu vào phần mềm quản lý tài sản, hình thành cơ sở dữ liệu số hóa, chính xác và đầy đủ.

Ví dụ: Một chiếc máy tính xách tay sẽ được dán nhãn mã QR chứa thông tin về model, cấu hình, ngày mua, bộ phận sử dụng.

Bước 2: Khai báo phòng ban quản lý

Mục tiêu: Phân định rõ ràng trách nhiệm quản lý và theo dõi tài sản cho từng bộ phận.

Thực hiện:

• Mỗi tài sản được gán cho một phòng ban/bộ phận cụ thể trong hệ thống.
• Thông tin này được cập nhật trong phần mềm, cho phép người dùng lọc và xem tài sản theo phòng ban.

Ví dụ: Máy in được gán cho phòng hành chính, máy phay CNC được gán cho phân xưởng sản xuất.

Bước 3: Khai báo lại khi có sự luân chuyển

Mục tiêu: Đảm bảo thông tin về vị trí và người quản lý tài sản luôn được cập nhật chính xác khi có sự thay đổi.

Thực hiện: Khi tài sản được di chuyển giữa các phòng ban, vị trí hoặc người sử dụng, thông tin này cần được cập nhật ngay lập tức trong phần mềm.

Ví dụ: Khi một nhân viên chuyển công tác sang bộ phận khác và mang theo laptop, thông tin về người quản lý tài sản cần được cập nhật tương ứng.

Bước 4: Ghi nhận khi sửa chữa

Mục tiêu: Theo dõi lịch sử bảo trì, sửa chữa tài sản, hỗ trợ công tác bảo trì và đánh giá hiệu quả sử dụng.

Thực hiện: Mọi hoạt động sửa chữa, bảo trì tài sản đều được ghi nhận chi tiết trong phần mềm, bao gồm ngày sửa chữa, mô tả công việc, chi phí và người thực hiện.

Ví dụ: Khi máy photocopy bị hỏng và được sửa chữa, thông tin về lỗi, linh kiện thay thế, chi phí sửa chữa sẽ được ghi nhận vào hệ thống.

Bước 5: Kiểm kê quản lý tài sản

Mục tiêu: Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài sản, phát hiện kịp thời các trường hợp mất mát, thất lạc.

Thực hiện:

• Kiểm kê tài sản được thực hiện định kỳ bằng cách quét mã vạch/mã QR của từng tài sản.
• Dữ liệu thu thập được so sánh với thông tin trong phần mềm để phát hiện sự khác biệt và điều chỉnh kịp thời.

Ví dụ: Định kỳ hàng quý, nhân viên sẽ sử dụng máy quét mã vạch để kiểm kê toàn bộ tài sản, sau đó đối chiếu với dữ liệu trong hệ thống.

Bước 6: Xuất báo cáo

Mục tiêu: Cung cấp báo cáo tổng quan, chi tiết về tình hình tài sản, hỗ trợ ra quyết định quản lý.

Thực hiện: Phần mềm cho phép xuất các báo cáo đa dạng về tài sản, bao gồm báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết về vị trí các tài sản có trong tòa nhà, nhà máy, phòng ban,…, báo cáo chênh lệch số lượng tài sản, báo cáo luân chuyển, khấu hao, thanh lý và thông báo các tài sản gần tới ngày khấu hao,…

Ví dụ: Xuất báo cáo về danh sách tài sản sắp hết hạn bảo hành, báo cáo về tỷ lệ hao mòn tài sản theo từng bộ phận.

Lưu ý: Nghiệm vụ xuất báo cáo của phần mềm sẽ được Thế Giới Mã Vạch xây dựng, phát triển dựa trên yêu cầu ứng dụng thực tế của từng doanh nghiệp.

Việc tuân thủ đầy đủ các bước trong quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả quản lý tài sản, giảm thiểu rủi ro thất thoát, hư hỏng và nâng cao hiệu suất hoạt động tổng thể. Bằng cách ứng dụng giải pháp quản lý tài sản được triển khai bởi Thế Giới Mã Vạch, doanh nghiệp có thể kiểm soát tài sản một cách chính xác, minh bạch và tiết kiệm thời gian.

Quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR gồm những thành phần chính nào?

Quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR là một hệ thống toàn diện, bao gồm các thành phần phần mềm lẫn phần cứng (thiết bị quét mã vạch, máy in tem mã vạch, vật tư in ấn tem nhãn). Mỗi thành phần đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hệ thống.

Phần mềm quản lý tài sản

Phần mềm quản lý tài sản là trung tâm điều khiển của hệ thống. Phần mềm này lưu trữ và xử lý toàn bộ thông tin về tài sản, cho phép tạo và in mã vạch/mã QR, theo dõi vị trí và tình trạng tài sản, xuất báo cáo và phân quyền truy cập.

Thiết bị quét mã vạch/mã QR

Thiết bị quét mã vạch/mã QR đóng vai trò là cầu nối giữa tài sản vật lý và hệ thống phần mềm. Thiết bị này đọc thông tin từ mã vạch hoặc mã QR và chuyển đổi thành dữ liệu số. Người dùng có thể lựa chọn trang bị:

• Máy quét mã vạch: Có nhiều loại máy quét mã vạch khác nhau, từ máy quét có dây đến không dây, có khả năng đọc mã vạch 1D hoặc 2D.
• Máy kiểm kho PDA: Thiết bị di động cầm tay tích hợp chức năng quét mã và xử lý dữ liệu, phù hợp cho việc kiểm kê tài sản di động.

Khám phá nhiều hơn về các thiết bị quét mã vạch qua nút sau:

Máy quét đọc mã vạch

Máy kiểm kho PDA

Máy in tem nhãn mã vạch/mã QR

Máy in tem nhãn mã vạch/mã QR là công cụ tạo ra các mã định danh cho tài sản. Máy in này in mã vạch hoặc mã QR lên tem nhãn, sau đó tem nhãn được dán lên tài sản.

Khám phá nhiều hơn về máy in tem mã vạch, mã QR qua nút sau:

Máy in tem mã vạch

Vật tư in ấn tem nhãn

Vật tư in ấn tem nhãn bao gồm các vật liệu cần thiết để in tem nhãn mã vạch/mã QR. Vật tư này bao gồm giấy in tem, mực in mã vạch. Giấy in tem được sử dụng để in tem nhãn, phải chọn chất liệu giấy in có độ bền cao, chịu được nhiệt độ và độ ẩm. Mực in phải có độ bám dính tốt, không bị phai màu.

Tìm hiểu thêm về vật tư in ấn tem nhãn:

Giấy in mã vạch

Mực in mã vạch

Sự phối hợp đồng bộ giữa các thành phần này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao năng suất lao động.

Thế Giới Mã Vạch triển khai giải pháp quản lý tài sản uy tín

Thế Giới Mã Vạch, với hơn 15 năm kinh nghiệm, là nhà cung cấp giải pháp mã vạch và RFID uy tín tại Việt Nam. Chúng tôi chuyên triển khai các giải pháp quản lý tài sản toàn diện, được tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.

Chúng tôi đã triển khai thành công các dự án quản lý tài sản cho nhiều doanh nghiệp lớn, tiêu biểu có thể kể đến như:

• Nhà máy Hưng Hải Thịnh
• Masan Group
• Hoa Sen Group

Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng giải pháp tối ưu, đáp ứng mọi yêu cầu và ngân sách. Để khám phá thêm về các giải pháp mã vạch và RFID của chúng tôi, hãy truy cập danh mục “Giải pháp mã vạch, RFID” trên website của chúng tôi.

Các câu hỏi được quan tâm nhiều về quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR

1. Mã vạch và mã QR khác nhau như thế nào trong quản lý tài sản?

Mã vạch và mã QR, hai công nghệ mã hóa thông tin, thể hiện những khác biệt quan trọng trong ứng dụng quản lý tài sản.

• Mã vạch là mã tuyến tính (1D), mã hóa dữ liệu theo chiều ngang dưới dạng các vạch đen trắng song song. 
• Mã QR là mã ma trận (2D), mã hóa dữ liệu theo cả chiều ngang và chiều dọc dưới dạng các ô vuông đen trắng. 

Do đó, mã QR sở hữu khả năng lưu trữ thông tin phong phú hơn đáng kể so với mã vạch.

Trong bối cảnh quản lý tài sản, điều này cho phép mã QR chứa đựng chi tiết đa dạng hơn về tài sản, như hình ảnh minh họa, tài liệu hướng dẫn sử dụng, lịch sử bảo trì và thông tin bảo mật. Thêm vào đó, mã QR có khả năng sửa lỗi, giúp đảm bảo khả năng đọc dữ liệu ngay cả khi mã bị hư hỏng một phần. Mã QR cũng có thể được quét bởi các thiết bị di động thông minh, mở rộng khả năng tiếp cận và sử dụng, trong khi mã vạch đòi hỏi máy quét chuyên dụng.

2. Chi phí triển khai giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR là bao nhiêu?

Chi phí triển khai phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng tài sản và yêu cầu về tính năng của hệ thống. Trung bình, chi phí có thể dao động từ vài chục triệu đồng cho doanh nghiệp nhỏ đến hàng trăm triệu đồng cho doanh nghiệp lớn. Liên hệ ngay cùng Thế Giới Mã Vạch và đưa ra yêu cầu quản lý tài sản tại doanh nghiệp của bạn, đội ngũ của chúng tôi sẽ tư vấn và báo giá cụ thể đến cùng bạn.

3. Quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Hoàn toàn phù hợp. Ngay cả doanh nghiệp nhỏ với số lượng tài sản hạn chế cũng có thể hưởng lợi từ việc sử dụng mã vạch/mã QR. Hệ thống giúp quản lý tài sản hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường tính minh bạch.

4. Cần lưu ý gì khi in tem mã QR cho tài sản ngoài trời?

Khi in tem mã QR cho tài sản ngoài trời, cần lưu ý lựa chọn vật tư chất lượng cao, có khả năng chống thấm nước và chịu được môi trường khắc nghiệt, đảm bảo tem không bị hư hỏng và nội dung in trên tem không bay phai. Ngoài ra, cần đảm bảo mã QR được in với độ phân giải cao và kích thước đủ lớn để dễ dàng quét.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

5. Ngoài giải pháp quản lý tài sản, Thế Giới Mã Vạch có cung cấp giải pháp quản lý kho bằng mã vạch hay không?

Có. Thế Giới Mã Vạch cung cấp các giải pháp quản lý kho toàn diện sử dụng công nghệ mã vạch, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhập xuất kho, kiểm soát hàng tồn kho chính xác và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Nội dung: “Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả, chính xác” sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp này.