Giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch hiệu quả

Giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch là gì?

Giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch là một hệ thống công nghệ sử dụng mã vạch để theo dõi và quản lý nguyên vật liệu từ khi nhập kho đến khi sử dụng trong sản xuất.

Hệ thống này gán mã vạch cho từng lô hoặc đơn vị nguyên vật liệu, cho phép quét mã vạch để ghi nhận thông tin, và liên kết dữ liệu với phần mềm quản lý kho. Mã vạch chứa thông tin như loại nguyên vật liệu, nhà cung cấp, ngày nhập kho, hạn sử dụng, và thông số kỹ thuật. Hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót và tăng cường kiểm soát.

Doanh nghiệp ứng dụng giải pháp này để tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm chi phí, và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Quy trình quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch ra sao?

Quy trình quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch được thiết kế để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc kiểm soát hàng trong kho. Quy trình này do Thế Giới Mã Vạch triển khai bao gồm năm bước chính: tạo và dán tem, nhập kho, xuất kho, kiểm kê và báo cáo kho.

1. Tạo, in và dán tem cho nguyên vật liệu

Quy trình tạo, in và dán tem đóng vai trò quan trọng. Quy trình này bao gồm các bước:

• Khai báo thông tin nguyên vật liệu/phụ liệu:
  • Cập nhật danh sách chi tiết các loại nguyên vật liệu và phụ liệu cần quản lý lên phần mềm.
  • Khai báo đầy đủ các thông tin chi tiết như: tên, mã định danh, thông số kỹ thuật, đơn vị tính.
  • Gán cho mỗi loại nguyên vật liệu/phụ liệu một mã sản phẩm định danh riêng (ví dụ: SKU).
  • Phần mềm quản lý kho vật tư cho phép khai báo nhiều đơn vị tính khác nhau (từ lớn nhất đến nhỏ nhất) như: ml, lít, gram, kilogram, yến, tạ, tấn,… (tính năng dựa trên thiết lập của doanh nghiệp).
• Tạo mã vạch:
  • Phần mềm quản lý kho chuyên dụng tạo mã vạch duy nhất cho mỗi đơn vị nguyên vật liệu/phụ liệu.
  • Mỗi mã vạch mã hóa thông tin quan trọng như: mã sản phẩm (SKU), nhà cung cấp, ngày nhập kho, hạn sử dụng, số lô và thông số kỹ thuật.
  • Phần mềm đảm bảo tính duy nhất của mỗi mã vạch, hệ thống sử dụng mã vạch để truy xuất thông tin.
• In tem mã vạch: Sử dụng máy in mã vạch để in ấn tem chứa mã số, mã vạch đã tạo.
• Dán tem mã vạch:
  • Dán tem chứa mã số, mã vạch lên kệ chứa loại nguyên vật liệu/phụ liệu tương ứng.
  • Hoặc nhân viên dán tem nhãn lên từng đơn vị hoặc lô nguyên vật liệu/phụ liệu, đảm bảo tem nhãn được dán đúng vị trí và không bị che khuất.
  • Vị trí dán tem ảnh hưởng đến khả năng quét mã vạch, nhân viên cần đảm bảo tem nhãn không bị nhàu nát.

2. Nhập kho nguyên vật liệu

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu bằng mã vạch bao gồm các bước sau:

• Khai báo thông tin nhập kho: Khi nhận nguyên vật liệu/phụ liệu nhập kho, tiến hành khai báo số lượng và trọng lượng lên phần mềm. Phần mềm ghi nhận chính xác số lượng nhập và số lượng theo đơn vị tính của từng loại.
  • Đối với hàng hóa có thời hạn sử dụng: Khai báo số lượng, đơn vị tính, nhà cung cấp, ngày hết hạn và các thông tin liên quan khác lên phần mềm. Phần mềm tạo ra mã vạch tương ứng với mã hàng và ngày hết hạn để dán lên nguyên vật liệu/phụ liệu cần nhập kho.
  • Đối với hàng hóa không có thời hạn sử dụng: Quét mã vạch của loại nguyên vật liệu/phụ liệu đã được tạo trước đó. Nhập số lượng vào phần mềm.
• Quét mã vạch: Khi nguyên vật liệu nhập kho, nhân viên sử dụng thiết bị đọc mã vạch (máy quét mã vạch hoặc máy PDA) để quét mã vạch trên tem nhãn. Thiết bị sẽ đọc mã vạch và chuyển thông tin đến hệ thống quản lý kho.
• Xử lý thông tin: Phần mềm quản lý kho tự động ghi nhận thông tin từ mã vạch, cập nhật số lượng tồn kho và lưu trữ dữ liệu vào hệ thống. Hệ thống quản lý kho sử dụng cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin.
• Nhập thông tin chi tiết: Thông tin chi tiết về nguyên vật liệu được nhập vào hệ thống, bao gồm số lượng, đơn vị tính, vị trí lưu trữ và thông tin nhà cung cấp.
• Tạo phiếu và báo cáo: Hệ thống tự động tạo phiếu nhập kho và cập nhật báo cáo nhập kho. Phiếu nhập kho ghi nhận thông tin về nguyên vật liệu nhập kho. Báo cáo nhập kho tổng hợp thông tin nhập kho theo thời gian.

3. Xuất kho nguyên vật liệu

Quy trình xuất kho nguyên vật liệu bằng mã vạch bao gồm các bước sau:

• Khi nhận được yêu cầu xuất kho, nhân viên quản lý kho nguyên vật liệu/phụ liệu sử dụng thiết bị PDA (Personal Digital Assistant) hoặc máy quét mã vạch để kiểm tra số lượng hàng theo đơn hàng. 
• Nhân viên tiến hành lấy hàng theo yêu cầu.
• Lấy mã hàng nào, quét mã vạch của mã hàng đó, đồng thời khai báo số lượng xuất.
• Hệ thống kiểm tra số lượng tồn kho để đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất.
• Phiếu xuất kho được tạo tự động và lưu trữ trong hệ thống.

Lưu ý: Xử lý hàng hóa đặc biệt:

• Đối với hàng hóa có ngày hết hạn: Phần mềm chỉ cho phép xuất đúng nhóm hàng có ngày hết hạn trước, tuân thủ nguyên tắc FIFO (First-In, First-Out).
• Đối với hàng hóa cần tách, chiết: Phần mềm cho phép nhập đơn vị nhỏ hơn để xuất và trừ ra đúng giá trị xuất.

4. Kiểm kê nguyên vật liệu

Quy trình kiểm kê nguyên vật liệu bằng mã vạch bao gồm các bước:

• Thống kê và chuẩn bị: Phần mềm thống kê chính xác số lượng nguyên vật liệu/phụ liệu nhập, xuất cụ thể trong thời gian cần kiểm kê và đưa ra danh sách nguyên vật liệu/phụ liệu cần kiểm kê.
• Tiến hành kiểm kê:
  • Nhân viên quản lý kho tiến hành kiểm kê bằng thiết bị PDA.
  • Quét tất cả các mã vạch của mã hàng có trong kho.
  • Nhập số lượng, trọng lượng hoặc thể tích tương ứng.
  • Dữ liệu sau đó sẽ được cập nhật lên hệ thống quản lý kho.
• So sánh và phát hiện sai lệch: Phần mềm so sánh số liệu kiểm kê thực tế với số liệu tồn kho trên hệ thống, so sánh để phát hiện sai lệch (nếu có).
• Tạo báo cáo: Báo cáo kiểm kê được tạo ra, thể hiện số lượng tồn kho thực tế và số lượng sai lệch, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình tồn kho.

Việc kiểm kê giúp phát hiện sớm các vấn đề về thất thoát hoặc sai sót trong quản lý kho.

5. Báo cáo kho nguyên vật liệu

Phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu cung cấp các chức năng báo cáo sau:

• Báo cáo tồn kho: Phần mềm cho phép báo cáo chi tiết về số lượng nhập, xuất, tồn của kho nguyên vật liệu/phụ liệu theo thời gian thực.
• Báo cáo cảnh báo: Phần mềm cảnh báo các mã hàng sắp hết hạn mà chưa sử dụng tới theo thời gian cài đặt từ trước tương ứng với từng loại nguyên vật liệu/phụ liệu.
• Báo cáo phân tích: Báo cáo phân tích được tạo ra, thể hiện xu hướng tiêu thụ nguyên vật liệu, dự báo nhu cầu nguyên vật liệu trong tương lai.

Lưu ý: Tính năng báo cáo sẽ được Thế Giới Mã Vạch thiết lập trên phần mềm dựa trên yêu cầu nghiệp vụ cụ thể của từng doanh nghiệp.

Việc áp dụng quy trình này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn cung cấp dữ liệu tức thời, hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời. Để triển khai hệ thống kế trên một cách hiệu quả, người sử dụng cần có trang thiết bị phù hợp, chúng bao gồm những gì?

Thành phần chính của giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch gồm những gì?

Giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch bao gồm năm thành phần chính: phần mềm quản lý kho, thiết bị đọc mã vạch, máy in tem nhãn mã vạch, cơ sở dữ liệu và hệ thống máy chủ, kết nối mạng.

Phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu

Phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu đóng vai trò trung tâm trong việc điều hành toàn bộ hệ thống. Phần mềm này không chỉ cho phép ghi nhận thông tin nguyên vật liệu từ mã vạch mà còn cung cấp các chức năng quản lý toàn diện như nhập xuất kho, kiểm kê, theo dõi tồn kho theo thời gian thực, và tạo các báo cáo chi tiết.

Một phần mềm quản lý kho hiệu quả cần có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp, đồng thời tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM để tạo nên một quy trình quản lý đồng bộ.

Tại Thế Giới Mã Vạch xây dựng phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu dựa trên yêu cầu nghiệp vụ quản lý thực tế của từng doanh nghiệp, đảm bảo tính tương thích và hiệu quả đáp ứng.

Thiết bị đọc mã vạch

Thiết bị đọc mã vạch là công cụ không thể thiếu để thu thập dữ liệu từ mã vạch.

Có thể lựa chọn trang bị máy quét mã vạch hoặc máy kiểm kho với những ưu thế khác nhau:

• Máy quét mã vạch có nhiều loại, từ máy quét cầm tay tiện lợi cho đến máy quét cố định được lắp đặt tại các vị trí quan trọng trong kho. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại máy quét phù hợp với tốc độ đọc, độ chính xác, khả năng kết nối và khả năng hoạt động trong môi trường công nghiệp.

Máy quét đọc mã vạch

• Máy kiểm kho PDA hỗ trợ giao diện mạnh mẽ hơn với khác năng tích hợp phần mềm và xử lý dữ liệu ngay trên thiết bị mà không cần đi kèm máy tính.

Máy kiểm kho

Máy in tem nhãn mã vạch

Máy in tem nhãn mã vạch đảm nhiệm việc tạo ra các tem nhãn chứa mã vạch để dán lên nguyên vật liệu. Máy in cho phép người dùng in tem nhãn theo yêu cầu, với các thông tin tùy chỉnh như mã sản phẩm, nhà cung cấp, và ngày hết hạn,…

Máy in giúp đảm bảo tính duy nhất của mã vạch, giảm thiểu sai sót do tem nhãn bị mờ hoặc hỏng.

Máy in tem mã vạch

Cơ sở dữ liệu và hệ thống máy chủ

Cơ sở dữ liệu và hệ thống máy chủ là nơi lưu trữ và xử lý toàn bộ dữ liệu của hệ thống. Cơ sở dữ liệu cần có dung lượng đủ lớn để lưu trữ thông tin về nguyên vật liệu, giao dịch nhập xuất kho, và các báo cáo. Hệ thống máy chủ cần đảm bảo hiệu suất hoạt động ổn định, bảo mật dữ liệu và khả năng sao lưu dự phòng để tránh mất mát dữ liệu.

Kết nối mạng (LAN, Wi-Fi, Internet)

Kết nối mạng cho phép các thiết bị trong hệ thống giao tiếp với nhau, truyền tải dữ liệu, và truy cập cơ sở dữ liệu. Kết nối mạng có thể là LAN (Local Area Network), Wi-Fi, hoặc 4G/5G.

Sự kết hợp hài hòa giữa phần mềm, thiết bị và hạ tầng mạng là yếu tố then chốt để xây dựng một giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch hiệu quả, góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch mang đến lợi ích gì?

Triển khai giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch mang đến nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Cụ thể:

• Tồn kho chính xác, cập nhật theo thời gian thực: Doanh nghiệp luôn nắm bắt được số lượng tồn kho chính xác của từng loại nguyên vật liệu, phụ liệu. Thông tin được cập nhật liên tục, giúp kiểm soát tình hình kho hiệu quả và đưa ra quyết định kịp thời. (Ví dụ: Hệ thống sẽ hiển thị số lượng vải cotton còn trong kho là 1.500 mét, được cập nhật ngay khi có nhập hoặc xuất kho.)

• Quản lý chi tiết đơn hàng nhập kho: Mọi thông tin về đơn hàng nhập kho đều được lưu trữ chi tiết, bao gồm loại hàng, số lượng, trọng lượng, nhà cung cấp,.. (Ví dụ: Khi nhập 1 tấn nhựa PP từ nhà cung cấp X, hệ thống sẽ ghi nhận đầy đủ thông tin này, giúp dễ dàng tra cứu và kiểm soát nguồn gốc.)
• Cảnh báo hạn sử dụng, giảm thiểu thất thoát: Hệ thống tự động cảnh báo những nguyên vật liệu sắp hết hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp kịp thời sử dụng hoặc xử lý, tránh lãng phí và thiệt hại kinh tế. (Ví dụ: Hệ thống sẽ gửi thông báo khi lô 100 kg bột mì sắp hết hạn, giúp bộ phận sản xuất ưu tiên sử dụng lô hàng này.)

• Tuân thủ nguyên tắc FIFO: Hệ thống hỗ trợ việc xuất kho theo nguyên tắc “Nhập trước xuất trước” (FIFO), đảm bảo nguyên vật liệu được luân chuyển hợp lý, tránh tồn đọng hàng quá lâu.
• Báo cáo kho chi tiết, minh bạch: Hệ thống tạo ra các báo cáo chi tiết về tình hình nhập xuất tồn kho, giúp các phòng ban liên quan và ban lãnh đạo nắm rõ thông tin, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.
• Kiểm kho nhanh chóng, chính xác: Nhờ thiết bị mã vạch và phần mềm hỗ trợ, việc kiểm kê kho trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và công sức.

Giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch mang đến những lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả, giảm thiểu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Thế Giới Mã Vạch triển khai giải pháp quản lý nguyên vật liệu uy tín

Thế Giới Mã Vạch tự hào là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp và triển khai giải pháp quản lý kho bằng mã vạch cho hàng trăm doanh nghiệp trên khắp Việt Nam. Với kinh nghiệm dày dặn và đội ngũ chuyên gia hàng đầu, chúng tôi đã giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí.

Trong số đó, giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu cho CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SINH HỌC KHOA THƯƠNG là một điển hình thành công. Chúng tôi đã triển khai thành công giải pháp, giúp công ty kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu, giảm thiểu thất thoát và đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.

Thế Giới Mã Vạch cam kết mang đến giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả, giảm thiểu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Hãy khám phá thêm về các giải pháp mã vạch, RFID của chúng tôi để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn, truy cập ngay:

Giải pháp mã vạch, RFID

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch và những lợi ích thiết thực mà nó mang lại. Việc ứng dụng công nghệ mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho, giảm thiểu chi phí và sai sót mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trong thị trường hiện nay.

Các câu hỏi được quan tâm nhiều về quản lý nguyên vật liệu

1. Chi phí để triển khai hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu bằng mã vạch là bao nhiêu?

Chi phí triển khai hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu bằng mã vạch không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, tính năng phần mềm, loại thiết bị phần cứng và dịch vụ triển khai. Doanh nghiệp lớn với nhu cầu phức tạp sẽ cần đầu tư nhiều hơn cho hệ thống. Để có báo giá chính xác, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với Thế Giới Mã Vạch để được chuyên gia tư vấn chi tiết nhất.

2. Quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch có phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp không?

Giải pháp quản lý nguyên vật liệu bằng mã vạch phù hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có:

• Số lượng lớn nguyên vật liệu: Giúp quản lý hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
• Nhiều loại nguyên vật liệu: Dễ dàng phân loại và theo dõi từng loại.
• Nhu cầu kiểm soát chặt chẽ: Đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
• Mong muốn tối ưu hóa quy trình: Tăng năng suất và hiệu quả hoạt động.

Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ và số lượng nguyên vật liệu ít, việc áp dụng giải pháp này cần được cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí và hiệu quả.

3. Thời gian triển khai giải pháp này là bao lâu?

Thời gian triển khai phụ thuộc vào độ phức tạp của hệ thống và quy mô doanh nghiệp. Thông thường, quá trình triển khai bao gồm các giai đoạn:

• Khảo sát và tư vấn: Xác định nhu cầu và quy trình của doanh nghiệp.
• Lựa chọn phần mềm và thiết bị: Phù hợp với yêu cầu và ngân sách.
• Cài đặt và cấu hình hệ thống: Thiết lập phần mềm, kết nối thiết bị, và nhập liệu ban đầu.
• Đào tạo người dùng: Hướng dẫn sử dụng hệ thống.
• Vận hành thử nghiệm và nghiệm thu: Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

Thời gian triển khai có thể từ vài tuần đến vài tháng.

4. Giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu có hỗ trợ quản lý kho theo nhiều đơn vị tính khác nhau (ví dụ: kg, tấn, mét, cái) không?

Có. Phần lớn các phần mềm quản lý kho hiện nay đều hỗ trợ quản lý kho theo nhiều đơn vị tính khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc theo dõi và quản lý nguyên vật liệu với các đặc tính khác nhau.

Lưu ý: Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu về đơn vị tính để Thế Giới Mã Vạch có thể tư vấn phần mềm cụ thể đáp ứng được yêu cầu.