GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU, PHỤ LIỆU CHO DOANH NGHIỆP

1/ NGUYÊN VẬT LIỆU, PHỤ LIỆU VÀ TẦM QUAN TRỌNG?

Nguyên vật liệu, phụ liệu là một trong những yếu tố chính cấu thành nên thực thể sản phẩm (bên cạnh các yếu tố khác như sức lao động, đối tượng lao động). Trên thực tế, chất lượng, số lượng của nguyên vật liệu, phụ liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được tạo ra. Ngoài ra, chúng còn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Xét về mặt vốn thì chúng thì chúng cũng chiếm tỷ trọng không nhỏ trong vốn lưu động của doanh nghiệp.

Muốn hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra đều đặn, liên tục và hiệu quả thì doanh nghiệp phải đảm bảo được nguyên vật liệu, phụ liệu đủ số lượng, chất lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách, có sự cân đối về lượng hàng xuất ra sản xuất, lượng hàng nhập vào lưu kho,…

Trên thực tế hiện nay, có không ít các doanh nghiệp vẫn đang loay hoay trong việc không biết làm thế nào để có thể cải thiện, thực hiện công tác quản lý kho nói chung và quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu nói riêng để đạt được hiệu quả tối ưu nhất và thường gặp phải nhiều khó khăn, thách thức khác nhau.

2/ NHỮNG KHÓ KHĂN ĐIỂN HÌNH TRONG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU, PHỤ LIỆU

Trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu thì các thách thức không chỉ xảy đến với những nhà quản lý, quản trị doanh nghiệp mà thậm chí là nhân viên quản lý kho cũng sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau:

Khó khăn trong quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu của chủ doanh nghiệp

Qua kinh nghiệm hơn một thập kỷ hoạt động trong lĩnh vực mã số mã vạch nói chung và xây dựng giải pháp, cung cấp thiết bị mã vạch chính hãng nói riêng. Chúng tôi đã thấy được 4 vấn đề trong quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu mà hầu hết các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp thường gặp phải như:

– Không nắm được số lượng nguyên vật liệu, phụ liệu đang còn tồn đọng trong kho. Làm ảnh hưởng đến kế hoạch xuất kho, gián đoạn quá trình sản xuất trong doanh nghiệp.

– Không nhận được bất kỳ sự cảnh báo nào khi nguyên – phụ liệu sắp hết hạn dẫn đến những tổn thất khi chúng bị hư hỏng do tồn kho quá lâu.

– Hết nguyên – phụ liệu bất chợt do không nắm được lượng hàng trong kho và không lên được kế hoạch mua nguyên vật liệu, phụ liệu kịp thời.

– Không kiểm soát được chất lượng công việc do các nhân viên ở kho tiến hành.

– Trong trường hợp nhân viên kho nghỉ việc thì công tác bàn giao gặp khó khăn do số liệu thống kê, quản lý tại thời điểm bàn giao chưa được thể hiện cụ thể, rõ ràng và không chắc về tính cập nhật theo thời điểm.

Khó khăn trong quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu của nhân viên kho

Còn đối với nhân viên quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu thì những thách thức chủ yếu mà họ phải đối mặt như:

– Mỗi khi có đơn hàng cần xuất thì mất thời gian kiểm tra xem thời gian sử dụng để đáp ứng nguyên tắc xuất kho FIFO (First in first out) đối với một số sản phẩm có hạn sử dụng.

– Khó nắm rõ được số lượng và trọng lượng của một số nguyên, vật liệu có đơn vị được đóng thùng, bao bì nhưng xuất lẻ theo từng kg, lít…

– Không cập nhật báo cáo chi tiết nhất đến bộ phận sản xuất hoặc các bộ phận liên quan về số lượng tồn kho của nguyên vật liệu, phụ liệu.

– Khó khăn và mất nhiều thời gian trong thời gian kiểm kê nguyên, phụ liệu, vật tư trong kho.

Những khó khăn, thách thức trên đã cho thấy rằng nếu không có một giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ rất khó để hoạt động sản xuất kinh doanh một cách liên tục, đều đặn và hiệu quả, cũng như sẽ ảnh hưởng đến việc phát triển của doanh nghiệp, làm giảm khả năng cạnh tranh giữa lượng đối thủ trên thị trường ngày một nhiều.

Có không ít những giải pháp khác nhau trong công tác quản lý kho được đưa ra, nhưng cân bằng về tính kinh tế lẫn hiệu quả thì giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu ứng dụng công nghệ mã vạch được đánh giá là tối ưu hơn cả.

>>> Liên hệ ngay Hotline 1900 3438 để được tư vấn về giải pháp nhanh chóng nhất!

3/ LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM VÀ ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU, PHỤ LIỆU

Hiện nay, đã có không ít các doanh nghiệp đầu tư triển khai và ứng dụng giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu trong doanh nghiệp và nhận được những lợi ích nổi bật như:

– Nắm được tồn kho thực tế theo thời gian thực với từng loại vật tư, nguyên – phụ liệu cụ thể.

– Nắm được các đơn hàng nhập của kho tại thời điểm kho nhận hàng với từng loại mặt hàng, số lượng, trọng lượng, nhà cung cấp cụ thể,…

– Nhận được cảnh báo đối với các sản phẩm có hạn sử dụng để khai thác hiệu quả lượng vật tư, nguyên – phụ liệu đang có trong kho. Tránh thất thoát , hư hao và giảm tỷ lệ hàng hóa hư hỏng.

– Giúp nhân viên kho làm việc chính xác hơn, tuân thủ đúng nguyên tắc FIFO ( First in first out).

– Báo cáo chi tiết về hàng hóa trong kho rõ ràng cho các phòng ban liên quan lẫn các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp. Là tiền đề cho hoạt động sản xuất được diễn ra thuận lợi, không bị gián đoạn và hỗ trợ đắc lực cho công tác lên kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu, phụ liệu phục vụ sản xuất, kế hoạch kinh doanh, phát triển doanh nghiệp.

– Thời gian kiểm kho được rút ngắn và nhanh hơn, chính xác hơn nhờ có thiết bị mã vạch và phần mềm hỗ trợ.

>>> Để được tư vấn cụ thể hơn về giải pháp quản lý kho nhanh chóng, hãy liên hệ cùng chúng tôi qua Hotline 1900 3438.

4/ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU, PHỤ LIỆU HIỆU QUẢ

Có không ít khách hàng đến với chúng tôi đã đặt ra câu hỏi rằng họ mong muốn có được một giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu thật hiệu quả nhưng liệu rằng giải pháp có dễ áp dụng, sử dụng hay không? Trong giải pháp ứng dụng sẽ giúp cho những nghiệp vụ quản thế nào trong kho?….

Trên thực tế, một giải pháp hữu hiệu sẽ được xây dựng dựa trên chính nhu cầu ứng dụng thực tế tại doanh nghiệp chứ không phải là một giải pháp rập khuôn, xây dựng sẵn và không thể thay đổi. Vậy nên, khi cung cấp giải pháp chúng tôi luôn tiến hành khảo sát để nắm cụ thể hơn về những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải, nghiệp vụ bạn mong muốn,… Nhưng nhìn chung, giải pháp sẽ có quy trình cơ bản như sau:

– Bước 1: Định danh cho từng loại nguyên vật liệu, phụ liệu:

Cập nhật danh sách cụ thể về các loại nguyên vật liệu, phụ liệu cần quản lý lên phần mềm và khai báo đầy đủ các thông tin chi tiết như: Tên, mã, thông số, đơn vị tính… và gán cho mỗi loại nguyên – phụ liệu một mã sản phẩm định danh riêng.

Đặc biệt, trong phần mềm quản lý kho vật tư sẽ cho phép khai báo nhiều đơn vị tính khác nhau từ lớn nhất đến nhỏ nhất như ml, lít,… hay gram, kilogram, yến, tạ, tấn,… và tự động phần mềm sẽ chuyển đổi sang đơn vị chuẩn.

Sau khi có mã vạch định danh riêng thì sử dụng máy in mã vạch để in ấn tem chứa mã số, mã vạch này và dán lên kệ chứa loại nguyên vật liệu, phụ liệu tương ứng.

– Bước 2: Nhập kho:

Khi nhận nguyên – phụ liệu nhập kho tiến hành khai báo số lượng và trọng lượng lên phần mềm.

– Đối với hàng hóa có thời hạn: Cần khai báo số lượng, đơn vị tính, nhà cung cấp,… không quên nhập ngày hết hạn và đơn vị tính lên phần mềm. Phần mềm tạo ra mã vạch tương ứng với mã hàng và ngày hết hạn để dán lên nguyên vật liệu, phụ liệu cần nhập kho tương ứng.

– Đối với hàng hóa không có thời hạn: Bạn chỉ cần quét mã vạch về loại nguyên vật liệu, phụ liệu này đã được tạo trước đó và nhập số lượng vào phần mềm.

=> Phần mềm ghi nhận chính xác số lượng nhập và số lượng theo đơn vị tính của từng loại.

– Bước 3: Xuất kho:

Khi nhận được yêu cầu xuất kho, nhân viên quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu sử dụng thiết bị PDA kiểm tra số lượng hàng theo như đơn hàng được nhận và đi lấy hàng. Lấy mã hàng nào sẽ quét mã vạch của mã hàng đó, đồng thời khai báo số lượng xuất.

Với những mặt hàng có ngày hết hạn thì phần mềm chỉ cho phép xuất đúng nhóm hàng có ngày hết hạn trước, tuân thủ nguyên tắc FIFO.

Đối với những mặt hàng cần tách, chiết sang đơn vị nhỏ hơn khi xuất hàng thì phần mềm cho phép nhập đơn vị nhỏ hơn để xuất và trừ ra đúng giá trị xuất.

– Bước 4: Kiểm kê:

Phần mềm thống kê chính xác số lượng nguyên vật liệu, phụ liệu nhập, xuất cụ thể, chính xác trong thời gian cần kiểm kê và đưa ra danh sách cần kiểm kê.

Nhân viên quản lý kho tiến hàng kiểm kê bằng thiết bị PDA. Quét tất cả các mã vạch của mã hàng có trong kho và nhập số lượng, trọng lượng hoặc thể tích tương ứng.

– Bước 5: Báo cáo:

Phần mềm cho báo cáo chi tiết về số lượng nhập, xuất, tồn của kho nguyên vật liệu, phụ liệu theo thời gian thực.

Phần mềm cảnh báo các mã hàng sắp hết hạn mà chưa sử dụng tới theo thời gian cài đặt từ trước tương ứng với từng loại nguyên – phụ liệu.

Phần mềm giúp thiết lập các mẫu báo cáo cho các bộ phận liên quan.

>>> Với những băn khoăn về giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu, phụ liệu, hãy liên hệ cùng chúng tôi qua Hotline 1900 3438.

5/ CÁC THIẾT BỊ CẦN CÓ TRONG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU, PHỤ LIỆU

Để áp dụng giải pháp quản lý kho nguyên – phụ liệu ứng dụng công nghệ mã vạch bạn cần trang bị những thành phần sau:

– Phần mềm quản lý kho với các tính năng, nghiệp vụ được xây dựng trên chính nhu cầu sử dụng thực tế tại doanh nghiệp của bạn.

– Máy in mã vạch dùng để in ấn các tem nhãn định danh cho từng loại nguyên vật liệu, phụ liệu.

– Giấy decal tem nhãn và mực in mã vạch là yếu tố không thể thiếu cho in ấn tem nhãn định danh.

– Thiết bị PDA được cài đặt phần mềm để phục vụ cho quản lý xuất, nhập, kiểm kê.

6/ THẾ GIỚI MÃ VẠCH XÂY DỰNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU, PHỤ LIỆU TRÊN CHÍNH NHU CẦU CỦA DOANH NGHIỆP

Như chúng tôi đã đề cập ở trên, sẽ không có một giải pháp rập khuôn hay cố định nào sẽ mang đến hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn bằng một giải pháp quản lý kho nguyên – phụ liệu được xây dựng dựa trên chính nhu cầu thực tế.

Với hơn một thập kỷ hoạt động trên thị trường mã số mã vạch tại Việt Nam cùng kinh nghiệm phục vụ thành công nhiều doanh nghiệp trong xây dựng giải pháp, cung cấp thiết bị mã số mã vạch chính hãng và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất. Thế Giới Mã Vạch tự tin có thể mang đến cho bạn giải pháp mã vạch phù hợp, tối ưu.

Vậy nên, hãy liên hệ ngay để chúng tôi có thể chia sẻ cùng bạn cụ thể hơn về giải pháp.

Thế Giới Mã Vạch vẫn luôn ở đây và sẵn sàng đồng hành cùng bạn!