Giải pháp mã vạch quản lý sách trong thư viện đang ngày càng được ưa chuộng sử dụng bởi sự thuận tiện, chuyên nghiệp và hiệu quả mà chúng mang lại. Công nghệ mã vạch được phát minh và mang đến nhiều lợi ích ứng dụng trong sản xuất, đời sống. Và việc áp dụng vào quản lý sách trong thư viện tạo ra một hệ thống quản lý, kiểm soát chuyên nghiệm, văn minh mà bất cứ đơn vị thư viện nào cũng nên áp dụng.

Giải pháp mã vạch quản lý sách thư viện là gì?

Giải pháp mã vạch quản lý sách thư viện là phương pháp lưu trữ thông tin, dữ liệu về các đầu sách và quản lý bằng việc định danh cho mỗi một quyển sách một mã số mã vạch tương ứng. Lúc này, với lượng dữ liệu bên trong giải pháp mã vạch quản lý thư viện cho phép người dùng thực hiện các thao tác nghiệp vụ khác như thống kê số lượng đầu sách, quản lý sách mượn – trả, tính toán thời gian mượn sách, chế độ phạt mượn quá hạn,… một cách rõ ràng, hệ thống và chuyên nghiệp.

>>> Xem nhiều hơn về: Các loại giải pháp mã vạch

*Giải pháp mã vạch quản lý sách thư viện là gì?*

So sánh giải pháp mã vạch quản lý sách thư viện và quản lý thủ công

Có hai giải pháp quản lý thư viện chủ yếu hiện nay là: giải pháp mã vạch quản lý sách thư viện và quản lý thủ công. Có thể dễ dàng nhận ra ưu và nhược điểm của mỗi phương thức qua bảng so sánh sau đây:

Quản lý sách thư viện thủ công	Giải pháp mã vạch quản lý sách thư viện
Quá nhiều đầu sách khác nhau khiến công tác quản lý, kiểm kê sách trở nên tốn thời gian và công sức	Thông tin về từng đầu sách được thể hiện cụ thể, rõ ràng, chi tiết hỗ trợ tối đa cho quá trình quản lý sách
Việc nhầm lẫn là không thể tránh khỏi	Hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn do có quá nhiều loại sách khác nhau
Quản lý qua sổ sách giấy dẫn đến khó theo dõi, truy xuất thông tin khi cần thiết là không hề dễ dàng	Theo dõi số lượng sách hiện có, số lượng sách được mượn – trả cụ thể thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng
Tốn thời gian dò tìm học sinh, sinh viên mượn – trả sách cùng lúc và ghi chép thông tin không kịp, làm chậm trễ hoạt động	Hoạt động mượn – trả sách được thực hiện chỉ trong vài giây
Thất thoát sách mà không biết nguyên nhân	Dễ dàng xác định được nguyên nhân, đối tượng dẫn đến thất thoát sách
Quản lý trực tiếp tại thư viện với sổ sách ghi chép lại mà không thể mang theo	Ban giám hiệu, nhà quản lý thư viện có thể cập nhật tình hình sách tại mọi nơi, mọi lúc mà không cần trực tiếp có mặt tại thư viện
Khó xác định vị trí cụ thể của sách trong thư viện	Xác định nhanh, chính xác vị trí sách trong thư viện nhờ vào cách quy định đặt mã số, mã vạch
Tốn nhiều thời gian và công sức trong việc sàng lọc để xuất báo cáo	Hỗ trợ xuất các bản báo cáo, thống kê theo yêu cầu của bạn

Việc đưa các giải pháp công nghệ mã vạch trong thư viện hiện đại vào cơ chế vận hành giúp tổ chức, đơn vị hoạt động được hiệu quả, khoa học và nhanh chóng hơn từ đó có thể nâng cao chất lượng phục vụ tới hiệu suất làm việc ở các khâu khác.

*Giải pháp mã vạch quản lý sách thư viện và quản lý thủ công*

Sự cần thiết ứng dụng công nghệ mã vạch trong thư viện

Khi ứng dụng công nghệ mã vạch trong thư viện, mang lại rất nhiều tiện ích có thể kể đến như:

– Quản lý các thông tin về đầu sách chính xác.

– Hỗ trợ hoạt động mượn – trả sách linh hoạt.

– Tích hợp trong việc sử dụng thẻ thư viện cho học sinh – sinh viên.

– Lưu trữ thông tin dễ dàng.

– Truy xuất báo cáo nhanh chóng.

– Hỗ trợ quản lý từ xa.

Với sự tiện lợi này, giải pháp mã vạch mang đến không gian làm việc chuyên nghiệp, các hoạt động tại thư viện diễn ra trôi chảy, nhịp nhàng, mọi thông tin về các đầu sách, số lượng sách học sinh, sinh viên mượn – trả cụ thể trong mỗi ngày là bao nhiêu, hạn chế trường hợp thất lạc, thất thoát không đáng có,… tạo hình ảnh một thư viện hiện đại, chuyên nghiệp không chỉ trong mắt học sinh, sinh viên, nhân viên trong nhà trường mà còn với mọi người xung quanh. Vì vậy, có thể nói rằng, để quản lý thư viện hiệu quả thì ứng dụng giải pháp mã vạch là cần thiết.

*Sự cần thiết ứng dụng công nghệ mã vạch trong thư viện*

Các hoạt động trong giải pháp mã vạch quản lý sách thư viện

Giải pháp mã vạch quản lý đầu sách

Không giống với phương pháp cũ, khi áp dụng công nghệ mã vạch, mỗi cuốn sách sẽ được tạo barcode (mã vạch) riêng, mã vạch này có giá trị tương tự như “số chứng minh nhân dân của”chính cuốn sách đó.

Chịu trách nhiệm cho việc in tem nhãn có chứa mã vạch để dán lên sách chính là thiết bị có tên gọi máy in mã vạch.

Sau khi được dán tem nhãn, máy quét thực hiện công tác đọc những mã vạch này và cập nhật toàn bộ thông tin của sách lên hệ thống cơ sở dữ liệu. Phần mềm tương ứng tổng hợp, xử lý thông tin, làm cơ sở phục vụ cho hoạt động kiểm soát, quản lý thư viện trong thời gian tiếp theo.

*Giải pháp mã vạch quản lý thư viện trong quản lý đầu sách*

Giải pháp mã vạch quản lý mượn, trả sách

Trước đây, khi người đọc cần mượn sách, họ sẽ chọn cuốn sách mình ưng ý, sau đó thực hiện thủ tục mượn sách. Lúc này, nhân viên quản lý thư viện sử dụng một cuốn sổ và dùng bút ghi chép lại thông tin về người mượn, cuốn sách được mượn, thời gian mượn sách tương ứng. Đến khi trả sách, nhân viên cần dò tìm lại thông tin về người mượn, ngày mượn, sách mượn sau đó cho họ ký tên xác nhận đã trả sách thì mới hoàn tất thủ tục mượn – trả này. Toàn bộ quá trình này gây mất không ít thời gian và công sức.

Tuy nhiên, giải pháp mã vạch quản lý sách sẽ thay đổi hoàn toàn tình trạng này. Chỉ với động tác đơn giản là quét mã vạch sách qua máy quét mã vạch công tác mượn trả sách đã được thực hiện nhanh gọn, chính xác mà không làm mất nhiều thời gian của nhân viên thư viện lẫn người đọc, học sinh, sinh viên.

*Giải pháp mã vạch quản lý thư viện trong công tác mượn, trả sách*

Giải pháp mã vạch cho giám sát, kiểm soát sách

Ban giám hiệu nhà trường, người quản lý thư viện nhanh chóng cập nhật được tình hình thực tế thông qua cơ sở dữ liệu được tập hợp từ những thông tin mà phần mềm thu thập được dưới sự giúp sức của tem nhãn và các thiết bị mã vạch. Từ đó, dễ dàng đưa ra các quyết định liên quan đến thư viện một cách chính xác nhất!

Giải pháp mã vạch quản lý thư viện cho giám sát, kiểm soát sách

Thành phần của giải pháp mã vạch quản lý sách trong thư viện

Phần mềm quản lý thư viện

Phần mềm quản lý thư viện là cốt lõi của giải pháp mã vạch quản lý sách trong thư viện mà bạn đọc cần quan tâm. Đây được xem là “vị trí đầu não” sẽ tiếp nhận lệnh và xử lý các thông tin dữ liệu mà bạn cần cho thư viện của mình.

Các phần mềm quản lý thư viện sẽ được phát triển dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của người dùng bên cạnh các phiên bản tiêu chuẩn nhằm tối ưu hóa chi phí đầu tư. Một số tính năng phổ biến như như xuất báo cáo thống kê, sàng lọc dữ liệu, lưu trữ và cho phép truy xuất từ các nguồn khác, ngoài ra còn có tính thời gian mượn trả, áp luật phạt quá giờ, thanh toán chi phí mượn thuê sách,….

*Phần mềm quản lý thư viện bằng công nghệ mã vạch*

Máy in mã vạch in tem dán mã sách

Mỗi một đầu sách sẽ được định danh bởi một mã vạch và mã vạch này cần được in ra, dán lên gáy sách để thuận tiện cho việc thống kê, kiểm soát về sau. Máy in mã vạch là thiết bị chuyên dụng cho việc in tem dán mã sách.

Nếu bạn đang thắc mắc việc có nên sử dụng máy in văn phòng có sẵn tại thư viện để in ấn mã sách thay cho máy in mã vạch hay không? Thì câu trả lời là tốt nhất là không nên vì: mã sách mà bạn tạo ra là loại có keo dính ở mặt dưới để bám vào sách với độ dày và loại mực in khác nhau nên nếu sử dụng máy in văn phòng có thể gây nên nhiều tác hại như hư hỏng máy, chất lượng in không tốt.

Phù hợp với thư viện có nhu cầu in không lớn và phạm vi bố trí giới hạn, bạn có thể cân nhắc trang bị các dòng máy in để bàn nhỏ gọn mà tiêu biểu như:

– Zebra ZD230: Kích thước máy nhỏ, đầu in mạnh mẽ với độ rộng in 104mm, độ phân giải 203dpi, tốc độ in 152mm/s. Cấu trúc dual-wall hướng đến gia tăng độ bền. Có bộ nhớ lớn 256 MB Flash; 128 MB SDRAM và sử dụng đơn giản với đèn LED và nút FEED đa năng.

– GoDEX EZ530: Cấu trúc chắc chắn, hiệu suất in ấn ổn định đáng tin cậy. Cho tốc độ in 4ips, độ rộng in 105.7mm và độ phân giải 300dpi đảm bảo độ sắc nét cho hình ảnh in dù kích thước con tem nhỏ hay định dạng thông tin cần in trên tem dày đặc. Giao tiếp máy chủ qua cổng USB và Ethernet cho phép nhận dữ liệu từ nhiều máy chủ trong hệ thống với tính bảo mật cao.

– Ring 408PEI+: Sản xuất theo công nghệ Nhật Bản mang đến chất lượng in ấn cao, đồng đều dù làm việc trong thời gian dài. Cung cấp tốc độ in 152,4mm/s với độ rộng in 108mm và độ phân giải 203dpi. Thiết bị có sẵn cổng LAN kết nối nội bộ cho phép truyền dữ liệu in từ nhiều nguồn máy chủ trong cùng hệ thống kết nối.

>> Xem thêm các model máy in mã vạch in tem dán mã sách khác:

Máy in mã vạch

Máy quét mã vạch cho quản lý mượn, trả, kiểm kê sách

Và, với mỗi một mã vạch trên gáy sách như vậy, khi cần truy xuất dữ liệu về đầu sách đó người dùng cần nhập mã vạch của sách vào phần mềm. Máy quét mã vạch là thiết bị nhận diện các mã sách và chuyển đến cơ sở dữ liệu để đối chiếu, giải mã từ đó xuất ra các thông tin mà người dùng cần cho hoạt động quản lý, mượn, trả sách.

Thông thường các thư viện sẽ sử dụng mã số 1D để quản lý nên bạn có thể tìm kiếm lựa chọn cho mình những dòng máy quét 1D để tiết kiệm chi phí. Nhưng ở đây không giới hạn phạm vi ứng dụng của bạn, bạn hoàn toàn có thể sử dụng mã 2D để lưu trữ nhiều dữ liệu thông tin hơn cho các nhu cầu truy xuất cao hơn mà bạn cần.

Một số dòng máy quét mà bạn có thể tham khảo:

– Zebra LS2208 có dây 1D: Đơn giản, giá rẻ đáp ứng các nhu cầu quét mã cơ bản. Tốc độ quét 100 lần/s, vượt qua thử nghiệm rơi ở độ cao 1.5 mét trực tiếp lên bề mặt bê tông, cổng kết nối đa dạng USB, RS232, Keyboard Wedge, IBM 468x/9x.

– Zebra DS4608 có dây 2D: Quét tất cả mã vạch 1D và 2D, khoảng cách quét mã 28 inch, hỗ trợ cảm biến hình ảnh độ phân giải cao 1280 x 800 pixels, vượt qua thử nghiệm rơi ở độ cao 1.8 mét trực tiếp lên bề mặt bê tông với IP54 kháng bụi chống nước.

– Ngoài ra, còn có các loại máy quét như không dây 1D Zebra Li4278, không dây 2D Zebra DS2278, để bàn 2D Zebra DS9308 cho bạn lựa chọn.

>> Xem thêm các model máy quét mã vạch cho quản lý mượn, trả, kiểm kê sách:

Máy quét mã vạch

Liên hệ tư vấn giải pháp mã vạch quản lý sách tại thư viện

Giải pháp mã vạch quản lý sách tại thư viện là lựa chọn lý tưởng mang lại hiệu quả vận hành vượt trội mà bất cứ thư viện nào cũng nên tham khảo, ứng dụng. Giải pháp mã vạch quản lý sách tại thư viện được cung cấp bởi Thế Giới Mã Vạch tự hào đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng người dùng với chi phí tối ưu bởi chúng tôi:

– Đi thực nghiệm để có cái nhìn tổng quan về tình huống từng khách hàng.

– Thiết kế giải pháp đúng, đủ với nhu cầu sử dụng thực tế của từng người dùng.

– Đội ngũ chuyên viên tư vấn giải pháp chính xác, mang lại hiệu quả ứng dụng cao.

– Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ thiết lập, hướng dẫn sử dụng, lắp đặt thiết bị trong suốt quá trình sử dụng.

Vì vậy, để quản lý thư viện tốt hơn, hiệu quả hơn, đừng chần chờ gì nữa mà hãy liên hệ ngay cùng Thế Giới Mã Vạch! Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!