GIẢI PHÁP CHECK IN SỰ KIỆN HIỆU QUẢ BẰNG MÃ VẠCH QR CODE

Check in sự kiện là gì?

Check in sự kiện là hoạt động đầu tiên mà bạn cùng những người tham dự của mình sẽ có sự tương tác qua lại trực tiếp lẫn nhau. Và như chúng ta đã biết, những gì thuộc về ấn tượng ban đầu là hết sức quan trọng, nó sẽ ảnh hưởng đến cảm nhận, đánh giá của người tham dự về chính sự kiện mà họ tham gia.

Một khi không được thực hiện tốt, thời gian hàng tháng trời lên ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị, quảng bá,… của bạn rất có thể “đổ sông đổ bể”. Chưa kể đến việc người tham dự phải chờ đợi lâu, ùn ứ tại khu vực check in gây nên tình cảnh lộn xộn không mong muốn. Vì thế, để tổ chức thành công một sự kiện, đem đến cho người tham dự những trải nghiệm tuyệt vời nhất, bạn đừng quên chú ý đến hoạt động này!

Nói chính xác nhất thì: Check in sự kiện là hành động đăng ký hoặc ghi danh tại một sự kiện hoặc địa điểm cụ thể của người tham dự. Hoạt động này cho phép người quản lý sự kiện biết ai đã tham gia hoặc hiện đang có mặt trong sự kiện đó.

Ngày trước hoạt động check in sự kiện thường được thực hiện thông qua việc ghi danh thủ công ngay tại sự kiện hoặc ghi danh trước đó thông qua đăng ký trên các mẫu form online rồi in ra bảng danh sách, đến sự kiện sẽ kiểm dò theo tên khách đã đăng ký và đánh dấu lại. Cuối chương trình ban tổ chức sẽ lấy danh sách này ra kiểm đến.

Tuy nhiên, ngày nay dưới sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, đặc biệt là công nghệ mã vạch thì “Giải pháp check in sự kiện bằng QR code” đã được ra đời. Mang đến cho cả khách mời lẫn ban tổ chức sự kiện rất nhiều những lợi ích khác nhau.

Giải pháp check in sự kiện bằng QR code là gì?

Giải pháp check-in sự kiện bằng QR code là một phương thức đơn giản và tiện lợi để quản lý khách mời tham gia sự kiện. Cụ thể, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tạo ra một mã QR code cho từng khách hàng đăng ký tham gia. Khi đến sự kiện, khách hàng sử dụng mã QR code mà họ nhận được thông qua email hoặc thiệp mời giấy (tùy theo sự lựa chọn của đơn vị tổ chức) để thực hiện check in tại các quầy check in đã được trang bị sẵn máy quét mã vạch 2D (QR code). Hệ thống phần mềm check in sự kiện sẽ tự động ghi nhận thông tin thời gian check in của khách hàng.

Phương pháp này giúp đơn vị tổ chức sự kiện tăng hiệu quả quản lý, đồng thời giúp giảm thiểu thời gian và công sức so với việc kiểm tra danh sách thủ công. Ngoài ra, giải pháp check in sự kiện bằng QR code còn cung cấp các báo cáo cuối sự kiện cho đơn vị tổ chức sự kiện về số lượng khách mời tham gia và thông tin liên quan.

>>> Giải pháp check in sự kiện bằng QR code triển khai bởi Thế Giới Mã Vạch:

Lợi ích khi áp dụng giải pháp check in sự kiện bằng QR code

Với đơn vị tổ chức sự kiện

Việc ứng dụng giải pháp check in sự kiện bằng mã vạch QR code mang đến cho đơn vị tổ chức sự kiện nhiều lợi ích khác nhau, phải kể đến bao gồm:

– Gửi thư mời không còn là hoạt động khó khăn nữa: Bởi với danh sách khách mời tham dự sự kiện đã được chuẩn bị kỹ càng với đầy đủ các thông tin về khách mời thì hệ thống phần mềm check in sẽ giúp đơn vị tổ chức sự kiện tạo mã QR code riêng cho từng khách mời khác nhau và đính kèm QR lên thư mời rồi gửi thư mời thông qua email của khách.

– Tối ưu về mặt chi phí: Chi phí ở đây phải kể đến bao gồm cả chi phí thiệp mời, chi phí chuyển phát thiệp mời đến khách và cả chi phí nhân sự trong sự kiện. Với giải pháp check in sự kiện QR code, đơn vị tổ chức không còn phải in ấn thiệp vật lý (thiệp giấy) rồi gửi bưu điện hay dùng chính nhân sự của mình gửi thiệp đi. Trong quá trình diễn ra sự kiện, tại mỗi line check in cũng chỉ cần từ 1 – 2 nhân sự mà thôi. Tối giản quy trình lẫn chi phí hơn rất nhiều so với phương pháp xưa cũ.

– Hạn chế tối đa sự nhầm lẫn, thất lạc: Gửi thư mời vật lý vẫn tồn tại những sai sót như gửi nhầm thư mời đến khách hoặc thư bị thất lạc trong quá trình vận chuyển. Còn tại giải pháp check in thông qua phần mềm cùng thiết bị mã vạch thì không. Bởi những chiếc thư mời điện tử đã được gửi thẳng đến email của khách.

– Tiết kiệm thời gian, xây dựng ấn tượng tốt với khách mời: Mỗi quầy check in được trang bị một chiếc máy quét mã vạch 2D, khách hàng sẽ tự mình check in và thời gian check in của mỗi khách thường chỉ trong khoảng từ 1 đến vài giây, rất nhanh chóng. Điều này không chỉ mang đến sự thuận tiện cho khách mà còn góp phần không nhỏ trong việc xây dựng nên hình ảnh một sự kiện chuyên nghiệp. Hay mở rộng hơn đó là sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, của đơn vị tổ chức.

– Tránh sự gian lận trong khách mời tham dự: Danh sách khách mời đã được chuẩn bị trước và thư mời được gửi đến email theo đúng danh sách khách mời này. Mỗi khách mời sẽ có một mã vạch định danh, check in riêng mà chỉ họ biết được. Điều này giúp hạn chế tối đa việc lộ thông tin hoặc in giả thư mời. QR code sau khi đã được check in sẽ không thể tái sử dụng lại (Với trường hợp yêu cầu check in nhiều lần khi vào ra do sự kiện kéo dài, bạn có thể liên hệ cùng Thế Giới Mã Vạch để được tư vấn thêm về giải pháp).

– Ghi nhận thời gian thực khách check in: Bên cạnh ghi nhận khách nào đã check in thì phần mềm cũng đồng thời ghi nhận thêm cả về thời gian thực tế thực hiện check in của khách.

– Xuất báo cáo chi tiết sau sự kiện nhanh chóng, rõ ràng: Sau sự kiện, phần mềm sẽ giúp bạn xuất ra được danh sách khách mời đã đến tham dự và check in. Đơn vị tổ chức sẽ biết được danh sách này gồm những khách nào, thời gian check in ra sao và tổng số khách là bao nhiêu. Từ đó dễ dàng lên được kế hoạch chăm sóc khách sau sự kiện ra sao cũng như đánh giá mức độ thành công của sự kiện mà mình đã tổ chức.

Với khách mời tham gia

Giải pháp check in sự kiện bằng QR code được đánh giá cao không chỉ bởi những lợi ích mang đến cho đơn vị tổ chức mà còn đến với chính những khách mời tham dự sự kiện:

– Thư mời điện tử mang tính cá nhân hóa: Trên thư mời điện tử mà khách nhận được thông qua email sẽ thể hiện cả mã QR code của riêng khách, bên cạnh đó là các thông tin khác như Họ tên, chức vụ, mã số nhân viên, mã số khách… (số lượng trường thông tin và loại trường thông tin sẽ do đơn vị tổ chức sự kiện lựa chọn và đề cập cùng bên cung cấp giải pháp là Thế Giới Mã Vạch).

– Độ bảo mật của thư mời cao: Khi thư mời được gửi thẳng đến email mà không qua đơn vị trung gian nào khác. Sẽ chỉ có khách mời mới biết được mã check in của chính khách mà thôi.

– Check in chỉ trong vài giây: Khi check in khách chỉ cần mở thư mời chứa mã QR code và hướng mã QR code về máy quét mã vạch. Khi máy quét thực hiện quét mã thành công cũng là khi hoạt động check in của khách đã hoàn tất. Thời gian hoàn tất check in của mỗi khách thường chỉ diễn ra từ 1 đến một vài giây. Nhờ đó không còn xảy đến vấn đề khách phải chờ đợi quá lâu khiến họ cảm thấy không thoải mái nữa.

– Đăng ký mới và check in ngay tại chỗ: Với những sự kiện có khách mời phát sinh ngay tại sự kiện, có thể bố trí thêm quầy đăng ký check in. Tức khách chưa đăng ký trước, chưa có thiệp mời điện tử vẫn có để đến quầy để đăng ký và check in ngay tại quầy này.

Quy trình giải pháp check in sự kiện bằng QR code

Để hiểu hơn về giải pháp check in sự kiện bằng QR code được cung cấp bởi Thế Giới Mã Vạch, hãy cùng chúng tôi đến với quy trình mà hoạt động check in sẽ được diễn ra như sau:

Trước khi sự kiện diễn ra

Trước khi diễn ra sự kiện, bạn (doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức sự kiện) cần chuẩn bị một danh sách khách mời với trường thông tin bắt buộc bao gồm tên và email của khách mời. Ngoài ra các trường thông tin khác như mã số khách, chức vụ, phòng ban,… sẽ dựa trên nhu cầu về sự kiện của bạn.

Kế đến là thiết kế của thiệp mời điện tử sẽ được dùng gắn mã QR code và thông tin khách lên trên. Thông thường, các doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức sự kiện sẽ có bản thiết kế thiệp mời mang tính thương hiệu và thể hiện được nội dung, chủ đề của sự kiện được tổ chức.

Dựa trên file dữ liệu thông tin khách hàng cùng thiết kế thiệp mời mà bạn gửi đến, Thế Giới Mã Vạch sẽ thực hiện tạo mã QR code định danh cho từng khách mời và gán mã vạch này cùng các thông tin liên quan của từng khách lên thiệp. Tạo ra thiệp mời riêng biệt của từng khách và gửi email tự động đến khách thông qua phần mềm check in sự kiện.

Vậy nên bạn phải đảm bảo là file dữ liệu danh sách khách mời mà bạn gửi đến Thế Giới Mã Vạch là đầy đủ và chính xác.

Trong sự kiện

Tại sự kiện sẽ được bố trí các line check in (số line check in sẽ phụ thuộc vào số lượng khách mời và yêu cầu của doanh nghiệp, ban tổ chức). Ở mỗi line check in được trang bị chiếc máy quét mã vạch 2D, máy tính có trang bị phần mềm check in sự kiện và có thể có thêm màn hình chào mừng khách (nếu có).

Khách đến tham dự sẽ mở thư mời điện tử và tự thực hiện check in hoặc bạn lựa chọn bố trí thêm các nhân viên hỗ trợ, PG để giúp khách check in nhằm tạo thêm tính chuyên nghiệp, quy mô cho sự kiện.

Sau khi sự kiện kết thúc

Sau khi kết thúc sự kiện, Thế Giới Mã Vạch sẽ xuất dữ liệu và gửi đến bạn danh sách khách mời đã thực hiện check in. Dựa trên danh sách này mà bạn dễ dàng thực hiện các hoạt động chăm sóc sau đó như gửi quà tặng hoặc gửi lời cảm ơn, tri ân,…

Sơ đồ tóm lược quy trình check in sự kiện bằng mã QR

Thành phần cần có trong giải pháp check in sự kiện bằng mã QR

Phần mềm Check in sự kiện

Thế Giới Mã Vạch ứng dụng phần mềm check-in sự kiện BAWOCO Event Solution (BES) do chính đội ngũ của chúng tôi phát triển. Phần mềm sẽ là “bộ não” xử lý dữ liệu khách mời cũng như thực hiện mã hóa QR code, gửi mail tự động, ghi nhận dữ liệu check in.

>>> Giới thiệu tính năng và giao diện của phần mềm check in sự kiện BAWOCO Event Solution (BES):

Máy tính được cài đặt phần mềm check in sự kiện

Máy tính (Laptop) được dùng để chứa phần mềm check in sự kiện và kết nối cùng máy quét mã vạch QR code – Thiết bị thực hiện chức năng quét mã check của khách mời.

Máy quét mã vạch QR code (máy quét 2D)

Tại giải pháp check in sự kiện, loại máy quét mã vạch được ứng dụng sẽ là máy quét 2D. Còn dùng dòng máy cầm tay hay để bàn sẽ dựa trên yêu cầu và tính chất của chính sự kiện đó.

>>> Xem ngay: Máy quét mã vạch 2D dùng cho check in sự kiện

Các thiết bị bổ trợ khác

Bên cạnh các thành phần chính trên thì còn có thể có thêm các thành phần bổ trợ như màn hình hiển thị hoặc máy in mã vạch.

Màn hình hiển thị sẽ hiện ra hình ảnh chào mừng khách ngay khi khách thực hiện check in thành công. Màn hình sẽ được kết nối cùng máy tính có chứa phần mềm.

Máy in mã vạch thực hiện tính năng in tem dán cho khách mời chứa tên, mã số khách (hoặc các trường thông tin khác). Phục vụ cho một số hoạt động trong sự kiện. >>> Khám phá một số dòng Máy in mã vạch.

Vì sao nên chọn giải pháp check in sự kiện tại Thế Giới Mã Vạch

Thế Giới Mã Vạch cung cấp đến bạn giải pháp check in sự kiện bằng QR code hiện đại, chuyên nghiệp với đầy đủ các tính năng mà bạn cần đến. Ngoài ra, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ luôn đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình từ set up dữ liệu, gửi thư mời cho đến quá trình check in tại sự kiện và xuất các báo cáo sau đó. Với những trải nghiệm từ việc tổ chức check in thành công nhiều sự kiện khác nhau cho các doanh nghiệp trong các lĩnh vực, ngành nghề lẫn các đơn vị tổ chức sự kiện, Thế Giới Mã Vạch tự tin có thể mang đến bạn giải pháp phù hợp nhất.

Liên hệ ngay cùng Thế Giới Mã Vạch và cùng nhau tạo dựng nên sự kiện thành công, chuyên nghiệp với khâu check in thật chỉn chu bạn nhé!

Thế Giới Mã Vạch vẫn luôn ở đây và sẵn sàng đồng hành cùng bạn!