Bán hàng Shopee có cần máy in không? (Giải đáp A-Z)

Có máy in và Không có máy in: Một trời một vực

Sự khác biệt giữa việc có và không có máy in chuyên dụng thể hiện rõ nhất ở tốc độ xử lý, độ chính xác và chi phí vận hành lâu dài. Bảng so sánh trực quan dưới đây sẽ làm rõ sự chênh lệch này:

Như vậy có thể thấy, máy in đơn hàng giúp bạn nâng tầm dịch vụ khách hàng và tăng năng suất xử lý đơn lên rất nhiều so với cách làm thủ công.

Bảng so sánh trên đã phác thảo một bức tranh tổng thể, nhưng để hiểu sâu hơn về những “cái giá phải trả” khi vận hành thủ công, chúng ta hãy cùng mổ xẻ từng rủi ro và bất cập cụ thể mà bạn sẽ phải đối mặt.

Rủi ro và bất cập khi bán hàng Shopee KHÔNG có máy in

Việc bán hàng Shopee không có máy in (xử lý đơn hàng thủ công bằng cách viết tay) tiềm ẩn 3 rủi ro chính: sai sót thông tin gây nhầm lẫn, xử lý đơn hàng chậm ảnh hưởng chỉ số vận hành, và xây dựng hình ảnh thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Ghi sai thông tin, gửi nhầm hàng, mất thời gian đối soát

Việc ghi mã vận đơn thủ công lên gói hàng tiềm ẩn nguy cơ sai sót từ con người rất cao, dẫn đến các hệ lụy nghiêm trọng như gửi nhầm địa chỉ hoặc sai sản phẩm. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong dãy mã vạch 12-15 ký tự cũng có thể khiến kiện hàng của bạn đi lạc đến một tỉnh thành khác, gây ra khiếu nại, tốn chi phí hoàn hàng và làm giảm uy tín của shop. Hơn nữa, quá trình đối soát cuối ngày giữa đơn hàng thực tế và danh sách trên hệ thống sẽ trở thành một cơn ác mộng, tiêu tốn hàng giờ đồng hồ quý báu của bạn.

Xử lý đơn hàng chậm, ảnh hưởng đến chỉ số vận hành của Shop

Quy trình xử lý đơn hàng thủ công kéo dài trực tiếp làm giảm tỷ lệ xử lý đơn hàng và tăng thời gian chuẩn bị hàng, hai trong số các chỉ số vận hành quan trọng nhất mà Shopee sử dụng để đánh giá hiệu quả của người bán. Thay vì chỉ mất 5 giây để in và dán một tem vận đơn tiêu chuẩn, bạn có thể phải mất đến 5 phút để ghi chép, cắt giấy, dán băng keo. Khi số lượng đơn hàng tăng lên, sự chậm trễ này sẽ khiến bạn không thể giao hàng cho đơn vị vận chuyển đúng hạn, dẫn đến nguy cơ bị phạt “sao quả tạ” và giảm hiển thị sản phẩm.

Thiếu chuyên nghiệp, tạo ấn tượng không tốt cho khách hàng

Một gói hàng được viết tay nguệch ngoạc hoặc dán giấy A4 cắt vội bằng băng keo sẽ ngay lập tức tạo ra ấn tượng về một cửa hàng thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Trong bối cảnh thương mại điện tử cạnh tranh khốc liệt, “trải nghiệm đập hộp” là một yếu tố quan trọng giữ chân khách hàng. Một tem vận đơn được in sạch sẽ, rõ ràng không chỉ giúp việc giao hàng thuận lợi mà còn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với khách hàng và sự nghiêm túc trong kinh doanh.

Nhận diện được những rủi ro tiềm tàng này chính là bước đầu tiên. Vấn đề tiếp theo và không kém phần quan trọng là xác định chính xác đâu là thời điểm shop của bạn thực sự cần một chiếc máy in để bứt phá.

Vậy, khi nào là “thời điểm vàng” để đầu tư một chiếc máy in?

“Thời điểm vàng” để đầu tư máy in được xác định dựa trên ba dấu hiệu chính: khi sản lượng đơn hàng đạt mốc từ 5-10 đơn/ngày; khi quy trình thủ công bắt đầu gây quá tải, căng thẳng; và khi bạn có định hướng kinh doanh chuyên nghiệp, lâu dài.

Khi bạn có từ 5-10 đơn hàng/ngày trở lên

Mốc 5-10 đơn hàng mỗi ngày thường được xem là ngưỡng quan trọng, bởi tại đây, tổng thời gian lãng phí cho việc xử lý thủ công bắt đầu trở nên đáng kể, có thể lên tới 30-60 phút mỗi ngày. Lượng thời gian này hoàn toàn có thể được dùng cho các công việc mang lại giá trị cao hơn như marketing, chăm sóc khách hàng hay tìm kiếm sản phẩm mới. Việc đầu tư một chiếc máy in sẽ giúp bạn tự động hóa khâu đóng gói, giải phóng ít nhất 90% thời gian so với trước đây.

Khi bạn bắt đầu cảm thấy “quá tải” và “sợ” mỗi khi có đơn hàng mới

Cảm giác lo lắng hoặc áp lực khi có đơn hàng mới là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy quy trình hiện tại đã đạt đến giới hạn và cần được tối ưu hóa. Hoạt động kinh doanh cần tập trung vào tăng trưởng, không phải gánh nặng vận hành. Một chiếc máy in sẽ giúp loại bỏ ách tắc trong khâu xử lý đơn hàng, giúp bạn tự tin xử lý hàng chục, thậm chí hàng trăm đơn mỗi ngày.

Khi bạn muốn xây dựng hình ảnh Shop chuyên nghiệp và kinh doanh lâu dài

Việc đầu tư vào một chiếc máy in chuyên dụng thể hiện định hướng kinh doanh nghiêm túc, hướng tới việc xây dựng một thương hiệu bền vững trên Shopee. Nó cho thấy sự chuẩn hóa trong quy trình vận hành, sự tôn trọng trải nghiệm của khách hàng và sự sẵn sàng cho việc mở rộng quy mô trong tương lai.

Khi bạn đã xác định được shop của mình đang ở trong “thời điểm vàng” cần nâng cấp, câu hỏi kế tiếp sẽ là: Nên lựa chọn giải pháp in ấn nào cho phù hợp?

So sánh các giải pháp in ấn cho người bán hàng Shopee

Để in đơn hàng Shopee, có hai giải pháp chính: sử dụng máy in văn phòng (Injet/Laser) có sẵn, hoặc đầu tư máy in đơn hàng chuyên dụng (máy in tem). Mỗi giải pháp có ưu, nhược điểm rõ rệt về hiệu suất, chi phí và tính chuyên nghiệp.

Giải pháp 1: Máy in văn phòng thông thường (Injet/Laser)

Đây là phương pháp tận dụng các máy in tài liệu phổ biến. Quy trình thực hiện bao gồm việc bạn in file PDF chứa nhiều vận đơn ra giấy decal khổ A4, sau đó phải dùng kéo hoặc dao rọc giấy để cắt thủ công từng đơn hàng và dùng băng keo dán lên gói hàng.

• Ưu điểm: Tận dụng được thiết bị có sẵn, không tốn chi phí đầu tư máy mới ban đầu.
• Nhược điểm:
  • Tốn thời gian: Quy trình cắt, dán thủ công rất thiếu hiệu quả và tốn nhiều nhân lực.
  • Tốn kém vật tư: Chi phí mực in (laser/phun), giấy decal A4, băng keo cộng lại thường cao hơn chi phí vận hành của máy chuyên dụng.
  • Rủi ro cao: Dễ cắt vào mã vạch, mực in phun dễ bị nhòe khi gặp nước, gây khó khăn khi quét mã.
  • Thiếu chuyên nghiệp: Tem dán không đồng đều, dễ bong tróc.

Phương án này chỉ nên được xem là giải pháp tạm thời cho người mới bán (dưới 5 đơn/ngày). Để hiểu rõ hơn về những thách thức của phương pháp này, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về cách in mã vạch bằng máy in thường.

Giải pháp 2: Máy in đơn hàng chuyên dụng (Máy in tem)

Đây là loại máy được thiết kế đặc biệt cho việc in tem nhãn, vận đơn. Máy sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp (direct thermal printing), in trực tiếp lên decal cảm nhiệt (thermal decal) đã được bế sẵn trên cuộn decal khổ A6. Công việc của bạn chỉ đơn giản là nhấn lệnh in, máy sẽ tự động cho ra từng con tem hoàn chỉnh, bạn chỉ cần lột và dán.

• Ưu điểm:
  • Tốc độ vượt trội: Chỉ 3-5 giây cho một tem, nhanh gấp 60 lần so với làm thủ công.
  • Tiết kiệm chi phí: Không cần sử dụng mực in, giúp giảm đáng kể chi phí vận hành lâu dài.
  • Chuyên nghiệp và bền bỉ: Tem in sắc nét, hạn chế bay phai, mờ nhòe, mã vạch đạt chuẩn, đảm bảo máy quét đọc được dễ dàng.
  • Đơn giản và chính xác: Thao tác lột dán nhanh gọn, không cần cắt dán thủ công, loại bỏ 100% sai sót.
• Nhược điểm: Tốn chi phí đầu tư ban đầu. Bạn sẽ cần bỏ ra một khoản tiền ban đầu để sở hữu chiếc máy này.

Đây là khoản đầu tư bắt buộc và xứng đáng cho bất kỳ ai muốn kinh doanh trên Shopee một cách nghiêm túc và hướng đến việc phát triển lâu dài. Đây là giải pháp được 100% các nhà bán hàng chuyên nghiệp lựa chọn, và nếu bạn đã xác định đi đường dài với Shopee, hãy tham khảo ngay các dòng máy in mã vạch chuyên dụng để tìm ra “người bạn đồng hành” phù hợp nhất.

Rõ ràng, máy in chuyên dụng là lựa chọn tối ưu cho việc kinh doanh lâu dài. Vậy giữa hàng trăm mẫu mã trên thị trường, đâu là loại máy in mà các chuyên gia và những người bán hàng thành công khuyên dùng?

Lời khuyên của chuyên gia: Người bán Shopee nên chọn loại máy in nào?

Lời khuyên của chuyên gia là người bán Shopee nên tập trung vào máy in chuyên dụng có khổ in A6 (kích thước tem 100x150mm). Về công nghệ in, bạn cần chọn dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế:

• Nếu chỉ in tem vận đơn (Tem Shopee, GHTK, J&T…):
  • Hãy chọn Máy in Nhiệt Trực tiếp (Direct Thermal).
  • Lý do: Công nghệ này không cần ruy băng mực, giúp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành. Tem vận đơn chỉ có vòng đời ngắn nên độ bền của loại tem này là hoàn toàn đủ đáp ứng.
• Nếu muốn dùng 1 máy cho 2 mục đích (In tem vận đơn + In tem sản phẩm):
  • Hãy chọn Máy in Truyền Nhiệt (Thermal Transfer), hay còn gọi là in nhiệt gián tiếp.
  • Lý do: Máy này có thể dùng ruy băng mực để in tem sản phẩm, tem nhãn phụ (yêu cầu độ bền cao, chống phai, chống xước). Đồng thời, khi cần in tem vận đơn, bạn chỉ cần tháo mực ra và thay bằng giấy decal cảm nhiệt là có thể in như máy nhiệt trực tiếp hoặc bạn cũng có thể chọn decal giấy kết hợp cùng mực in Wax.

Về độ phân giải, mức 203 DPI (dots per inch) là tiêu chuẩn và đủ sắc nét cho tem vận đơn A6. Nếu nhu cầu của bạn bao gồm in tem sản phẩm có logo hoặc mã QR siêu nhỏ, hãy cân nhắc phiên bản 300 DPI.

Với lời khuyên cụ thể về việc lựa chọn máy in khổ A6, có thể bạn vẫn còn một vài thắc mắc nhỏ xoay quanh việc đầu tư và sử dụng thiết bị này. Dưới đây là phần giải đáp cho những câu hỏi phổ biến nhất.

Các câu hỏi thường gặp liên quan in tem đơn hàng Shopee