Đăng ký mã số mã vạch là một bước quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý sản phẩm và bán hàng. Mã số mã vạch là một hệ thống nhận dạng và quản lý thông tin hiệu quả, trong đó mã số là dãy số duy nhất đại diện cho sản phẩm, dịch vụ hoặc đơn vị kinh doanh, còn mã vạch là cách thức thể hiện mã số đó dưới dạng hình ảnh để máy quét có thể đọc được.

Doanh nghiệp đăng ký mã số mã vạch mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: quản lý hàng hóa hiệu quả, tối ưu quy trình bán hàng, nâng cao uy tín và là điều kiện cần để tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu.

Doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch trong các trường hợp sau: khi muốn đưa sản phẩm vào hệ thống siêu thị, cửa hàng tiện lợi; khi tham gia chuỗi cung ứng của các tập đoàn lớn; và khi xuất khẩu hàng hóa sang một số thị trường nước ngoài yêu cầu mã số mã vạch theo quy định. Ngoài ra, theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP, doanh nghiệp đã in mã vạch lên sản phẩm thì bắt buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền để tránh bị xử phạt hành chính.

Để đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp cần thực hiện 7 bước sau:

Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm bản đăng ký sử dụng MSMV, bản sao giấy phép kinh doanh, bản kê danh mục sản phẩm và văn bản ủy quyền (nếu có).
Đăng ký trực tuyến: Truy cập website của Trung tâm Mã số Mã Vạch Quốc gia, điền đầy đủ thông tin và đăng ký tài khoản.
Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ bản cứng tại Trung tâm Mã số Mã Vạch Quốc gia.
Nộp phí: Nộp phí đăng ký theo quy định.
Nhận mã số tạm thời: Nhận mã số tạm thời qua email hoặc hệ thống trực tuyến.
Kê khai thông tin sản phẩm: Kê khai thông tin sản phẩm trên hệ thống trực tuyến.
Nhận giấy chứng nhận: Nhận giấy chứng nhận sau khi hoàn thành các bước trên.

Khi đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp cần lưu ý:

Thủ tục: Đăng ký đúng nơi, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chọn loại mã số phù hợp, kê khai sản phẩm và tuân thủ quy định in ấn.
Chi phí: Tìm hiểu kỹ phí đăng ký và duy trì, cập nhật thông tin mới nhất từ GS1 Việt Nam.

Đăng ký mã số mã vạch: Thông tin chi tiết từ A đến Z

Mã số mã vạch là gì?

Mã số là một dãy số duy nhất được gán cho mỗi sản phẩm, dịch vụ hoặc đơn vị kinh doanh. Nó như một “chứng minh thư” giúp phân biệt các đối tượng này với nhau. Ví dụ: mã số sản phẩm, mã số khách hàng, mã số thuế.

Mã vạch là một phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QR2 code, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác). Máy quét mã vạch có thể “đọc” các vạch này và chuyển đổi thành dữ liệu số, giúp việc quản lý và xử lý thông tin trở nên nhanh chóng và chính xác.

Mối quan hệ giữa mã số và mã vạch:

Mã số là thông tin gốc, còn mã vạch là cách thức thể hiện mã số đó dưới dạng hình ảnh để máy quét có thể đọc được.
Mã vạch giúp cho việc nhập liệu và xử lý thông tin trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Mã số và mã vạch thường đi kèm nhau để tạo thành một hệ thống nhận dạng và quản lý thông tin hiệu quả.

Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về mã vạch? Hãy truy cập: “Mã vạch là gì? Ý nghĩa ra sao? Dùng để làm gì?”

Mã số mã vạch mã hóa dữ liệu cho quản lý

Tại sao doanh nghiệp cần đăng ký mã số mã vạch?

Đăng ký mã số mã vạch mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như quản lý hàng hóa khoa học, hiệu quả; tối ưu quy trình thanh toán, bán hàng; góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp; và tham gia vào hệ thống chuỗi cung ứng toàn cầu hợp lệ.

Quản lý hàng hóa một cách khoa học và hiệu quả: Thay vì phải nhập liệu thủ công, bạn có thể dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho, lịch sử giao dịch, và các thông tin khác chỉ bằng một thao tác quét mã vạch. Ví dụ, một siêu thị có thể quản lý hàng ngàn sản phẩm khác nhau nhờ hệ thống mã số mã vạch.
Tối ưu quy trình bán hàng: Việc thanh toán tại cửa hàng trở nên nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết. Thay vì phải nhập giá tiền thủ công, nhân viên chỉ cần quét mã vạch là thông tin về sản phẩm và giá tiền sẽ tự động được hiển thị. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình thanh toán.
Nâng cao uy tín của doanh nghiệp: Việc sử dụng mã số mã vạch cho thấy sự chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp, giúp khách hàng tin tưởng hơn vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Ngoài ra, mã số mã vạch còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tham gia vào các kênh phân phối lớn, như siêu thị, trung tâm thương mại.
“Chìa khóa” để tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu: Nhiều quốc gia yêu cầu hàng hóa nhập khẩu phải có mã số mã vạch theo tiêu chuẩn quốc tế. Việc đăng ký mã số mã vạch giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài một cách thuận lợi.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch?

Doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch khi bán hàng vào hệ thống siêu thị, tham gia chuỗi cung ứng của các tập đoàn lớn hoặc xuất khẩu hàng hóa sang nước ngoài.

Cụ thể:

Doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm vào hệ thống siêu thị, cửa hàng tiện lợi: Các hệ thống bán lẻ hiện đại này yêu cầu tất cả sản phẩm phải có mã số mã vạch để quản lý hàng hóa, bán hàng và thanh toán.
Doanh nghiệp tham gia vào chuỗi cung ứng của các tập đoàn lớn: Nhiều tập đoàn, công ty lớn yêu cầu các nhà cung cấp phải sử dụng mã số mã vạch để quản lý hàng hóa và thông tin trong chuỗi cung ứng của họ.
Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa sang một số thị trường nước ngoài: Một số quốc gia yêu cầu sản phẩm nhập khẩu phải có mã số mã vạch theo quy định.

Ngoài ra, Nghị định 119/2017/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính trong trường hợp doanh nghiệp không tiến hành đăng ký mà sử dụng mã vạch. Do đó, nếu doanh nghiệp đã in mã vạch lên sản phẩm thì bắt buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.

Doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch trong một số trường hợp

Làm sao để đăng ký mã số mã vạch?

Quy trình đăng ký mã số mã vạch bao gồm nhiều bước: 1. Chuẩn bị hồ sơ > 2. Đăng ký, kê khai trực tuyến > 3. Nộp hồ sơ > 4. Nộp phí > 5. Nhận mã số mã vạch tạm thời > 6. Kê khai thông tin sản phẩm trên hệ thống > 7. Nhận giấy chứng nhận.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bản Đăng ký sử dụng MSMV đã điền đầy đủ thông tin, thủ trưởng ký tên, đóng dấu. (Theo Mẫu số 12 quy định tại Nghị Định 13/2022/NĐ-CP): 2 bản.
Bản sao “Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại hoặc “Quyết định thành lập” đối với các tổ chức khác: 01 bản sao công chứng trong thời gian 6 tháng gần nhất.
Bản kê Danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN: 2 bản.
Văn bản ủy quyền (nếu cần): Trong trường hợp người ký KHÔNG PHẢI Đại Diện Pháp Luật của doanh nghiệp hay thông qua dịch vụ.

Bước 2: Đăng ký, kê khai trực tuyến

Truy cập vào trang web: https://vnpc.gs1.gov.vn/ > Chọn “Đăng ký” ở góc phải màn hình > Điền “Thông tin doanh nghiệp” và “Thông tin người đại diện” giống với Giấy Phép Đăng Ký Kinh Doanh mà doanh nghiệp đã được cấp > Chọn “Đăng ký” ở cuối trang

Bước 3: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ bản cứng đã chuẩn bị ở Bước 1 tại Phòng Đăng Ký – Trung tâm Mã số Mã Vạch Quốc gia tại địa chỉ: Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.

Bước 4: Nộp phí

Những khoản phí cần nộp khi đăng ký và sử dụng mã số mã vạch:

1. Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch

Phân loại phí	Mức thu (đồng/mã)
Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng)	1.000.000
Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	300.000
Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	300.000

2. Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

Phân loại phí	Mức thu (đồng/mã)
Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm	500.000 đồng/1 hồ sơ
Hồ sơ có trên 50 mã sản phẩm	10.000 đồng/mã

3. Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)

Phân loại phí	Mức thu (đồng/mã)
1. Sử dụng mã doanh nghiệp GS1	500.000 - 2.000.000
1.1 Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm)	500.000
1.2 Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1.000 số vật phẩm)	800.000
1.3 Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm)	1.500.000
1.4 Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm)	2.000.000
2. Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	200.000
3. Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	200.000

Hình thức:

Nộp tiền mặt (chung với khi nộp hồ sơ tại Bước 3)
Chuyển khoản

Bước 5: Nhận mã số mã vạch tạm thời

Thời gian xử lý: 5 – 7 ngày làm việc

Hình thức: Thông báo thông qua:

Hệ thống cổng thông tin đã đăng ký ở Bước 2
Email mà doanh nghiệp đã cung cấp khi tiến hành đăng ký

Bước 6: Kê khai thông tin sản phẩm trên hệ thống

Truy cập trang web: https://gs1vn.org.vn/ > Đăng nhập > Kê khai thông tin sản phẩm > Phát hành và công bố trên hệ thống.

Bước 7: Nhận giấy chứng nhận

Thời gian:

Sau 1 tháng kể từ ngày nhận mã số mã vạch tạm thời.
Và hoàn tất cập nhật SP ở Bước 6.

Nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch

Địa điểm nhận Giấy chứng nhận:

Phòng Đăng Ký – Trung tâm Mã số Mã Vạch Quốc gia tại địa chỉ: Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.
Hoặc đăng ký địa chỉ mà bạn muốn nhận Giấy chứng nhận để Trung tâm chuyển phát đến (có tốn phí).

Các lưu ý khi đăng ký mã số mã vạch

Khi đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

Về thủ tục: Đăng ký tại GS1 Việt Nam hoặc đại lý ủy quyền. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định. Lựa chọn loại mã số phù hợp với nhu cầu (GCP, GTIN, GLN). Kê khai thông tin sản phẩm lên hệ thống GS1 Việt Nam. Tuân thủ quy định về in ấn, đảm bảo mã vạch rõ ràng, dễ đọc. Gia hạn giấy chứng nhận mã số mã vạch định kỳ.
Về chi phí: Tìm hiểu kỹ về phí đăng ký và phí duy trì. Cập nhật thông tin lệ phí mới nhất từ GS1 Việt Nam.

Hy vọng chia sẻ về “Đăng ký mã số mã vạch” với 7 bước như trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và dễ dàng thực hiện đăng ký đúng quy trình và ứng dụng mã số mã vạch đúng quy định pháp luật hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp về đăng ký mã số mã vạch

1. Chi phí đăng ký mã số mã vạch là bao nhiêu?

Để biết chính xác chi phí đăng ký mã số mã vạch, bạn cần xác định loại mã số phù hợp với nhu cầu. GS1 Việt Nam cung cấp 2 loại mã số chính:

Tiền tố mã doanh nghiệp (GS1 Company Prefix – GCP): Dùng để sinh mã cho sản phẩm, giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả.
Mã địa điểm toàn cầu GLN (Global Location Number): Dùng để xác định thông tin doanh nghiệp, hỗ trợ trong việc quản lý chuỗi cung ứng.

Dưới đây là bảng chi phí đăng ký mã số mã vạch (tham khảo) của GS1 Việt Nam:

Loại mã số	Số lượng sản phẩm	Chi phí đăng ký	Chi phí duy trì/gia hạn
GCP-12	1	1.000.000 VNĐ	(Đã bao gồm phí cấp, duy trì 3 năm)
GCP-10	100	1.000.000 VNĐ	500.000 VNĐ/năm
GCP-9	1.000	1.000.000 VNĐ	800.000 VNĐ/năm
GCP-8	10.000	1.000.000 VNĐ	1.500.000 VNĐ/năm
GLN	-	300.000 VNĐ/mã	(Liên hệ GS1 để biết phí gia hạn)

Lưu ý:

Mức phí trên có thể thay đổi theo thời gian và chính sách của GS1 Việt Nam.
Để có thông tin chi tiết và chính xác nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với GS1 Việt Nam hoặc truy cập website của họ.

2. Thời gian đăng ký mã số mã vạch mất bao lâu?

Thời gian đăng ký mã số mã vạch tại GS1 Việt Nam có 2 mốc quan trọng:

Thời gian nhận mã số mã vạch tạm thời: 5 – 7 ngày làm việc, kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.
Thời gian nhận giấy chứng nhận: Sau 1 tháng kể từ ngày nhận mã số mã vạch tạm thời.

Lưu ý: Thời gian đăng ký thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ, thời gian xử lý của GS1 Việt Nam, hoặc các yếu tố khách quan khác. Để biết thông tin chính xác nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với GS1 Việt Nam.

3. Làm thế nào để kiểm tra mã số mã vạch đã đăng ký?

Để kiểm tra mã số mã vạch đã đăng ký, bạn có thể thực hiện các cách sau:

Sử dụng ứng dụng Scan and Check: Ứng dụng Scan and Check của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam (STAMEQ) cho phép bạn quét mã vạch và kiểm tra thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng, chính xác. Ứng dụng cung cấp thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm, tình trạng hợp lệ của mã số mã vạch. Bạn có thể tải ứng dụng miễn phí trên App Store (iOS) hoặc Google Play (Android).
Tra cứu trên website của GS1 Việt Nam: Truy cập website của GS1 Việt Nam (https://www.gs1.org/services/verified-by-gs1). Tìm kiếm chức năng tra cứu mã số mã vạch. Nhập mã số mã vạch cần kiểm tra vào ô tìm kiếm. (Nếu có) hệ thống sẽ hiển thị thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm.

4. Mã số mã vạch có hiệu lực trong bao lâu?

Mã số mã vạch về bản chất có giá trị vĩnh viễn. Tuy nhiên, giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch có thời hạn hiệu lực. Theo quy định hiện hành, giấy chứng nhận mã số mã vạch có thời hạn hiệu lực trong 3 năm kể từ ngày cấp.

Cụ thể hơn:

Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch trong trường hợp cấp mới không quá 03 năm kể từ ngày cấp theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 19c Nghị định số 132/2008/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại khoản 9 Điều 1 Nghị định số 74/2018/NĐ-CP.
Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch trong trường hợp cấp lại ghi theo thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch đã được cấp.

Cần phân biệt giữa mã số mã vạch và giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch. Mã số mã vạch là dãy số dùng để nhận diện sản phẩm, có giá trị vĩnh viễn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có giấy chứng nhận hợp lệ để được phép sử dụng mã số đó.

5. Mã số mã vạch có bắt buộc phải đăng ký không?

Theo quy định pháp luật hiện hành tại Việt Nam, việc đăng ký mã số mã vạch không phải là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp.

Nghĩa là doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng mã số mã vạch hoặc không, tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu kinh doanh.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp quyết định sử dụng mã số mã vạch trên sản phẩm của mình thì bắt buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, cụ thể là Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia (GS1 Việt Nam) thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Theo quy định pháp luật hiện hành tại Việt Nam, đăng ký mã số mã vạch không bắt buộc

6. Cá nhân có được cấp mã số mã vạch không?

Có, cá nhân được đăng ký mã số mã vạch.

Theo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN (cụ thể, tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN) hướng dẫn về việc cấp, quản lý và sử dụng mã số, mã vạch, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh cá thể hoàn toàn có thể đăng ký và sử dụng các loại mã số mã vạch như GTIN, GLN cho sản phẩm, hàng hóa của mình.

Việc cho phép cá nhân đăng ký mã số mã vạch là một bước tiến quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân kinh doanh nâng cao hiệu quả hoạt động, mở rộng thị trường.

Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN.

7. Thế Giới Mã Vạch có dịch vụ đăng ký mã số mã vạch không?

Không. Thế Giới Mã Vạch không cung cấp dịch vụ đăng ký mã số mã vạch.

Thế Giới Mã Vạch là một công ty chuyên cung cấp các giải pháp và thiết bị mã số mã vạch, bao gồm máy quét mã vạch, máy in mã vạch, phần mềm quản lý, và các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật liên quan.

Nếu bạn cần đăng ký mã số mã vạch, bạn có thể liên hệ trực tiếp với Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia (GS1 Việt Nam) hoặc các đại lý ủy quyền của GS1 Việt Nam.