Check in sự kiện bằng QR code hiệu quả

Check in sự kiện bằng QR code là gì?

Check-in sự kiện bằng QR code (Giải pháp Check-in Sự kiện bằng Mã QR) là phương pháp quản lý sự kiện hiện đại, sử dụng mã QR để đăng ký, xác nhận tham dự và tương tác trong sự kiện một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Mã QR (Quick Response Code) là một loại mã vạch hai chiều có khả năng lưu trữ thông tin như chi tiết sự kiện, thông tin khách mời, liên kết trang web hoặc nội dung quảng cáo.

Quy trình check-in diễn ra đơn giản bằng cách quét mã QR qua ứng dụng trên điện thoại thông minh hoặc thiết bị chuyên dụng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm cho cả người tổ chức và người tham gia sự kiện.

Ngoài ra, mã QR còn được ứng dụng linh hoạt trong các hoạt động khác như quảng bá sự kiện, thu thập phản hồi, cung cấp thông tin chi tiết về chương trình, diễn giả, hoặc địa điểm.

Chức năng của giải pháp check in sự kiện bằng QR code

Giải pháp check-in sự kiện bằng QR code là công cụ đắc lực giúp tối ưu hóa quy trình quản lý sự kiện, tiết kiệm thời gian và công sức so với phương pháp kiểm tra thủ công truyền thống.

Các chức năng cơ bản bao gồm:

• Quản lý thông tin khách mời: Lưu trữ, cập nhật và phân loại thông tin khách mời một cách hệ thống và dễ dàng.
• Tạo và gửi vé mời điện tử: Tạo vé mời chuyên nghiệp, tích hợp mã QR chứa thông tin sự kiện và gửi trực tiếp đến email khách mời.
• Check-in tự động: Khách mời chỉ cần quét mã QR để xác nhận tham dự, giúp quá trình diễn ra nhanh chóng và thuận tiện.
• Thống kê dữ liệu: Theo dõi số lượng khách mời, thời gian check-in và các chỉ số quan trọng khác để đánh giá hiệu quả sự kiện.

Các tính năng nâng cao (tùy chọn):

• Màn hình chào mừng cá nhân hóa: Hiển thị thông điệp chào mừng riêng cho từng khách mời khi check-in, tạo ấn tượng tốt và tăng tính chuyên nghiệp.
• Kiểm soát ra vào: Theo dõi số lần ra vào của khách mời, đảm bảo an ninh và kiểm soát lượng người tham gia.
• Hướng dẫn sơ đồ chỗ ngồi: Giúp khách mời dễ dàng tìm kiếm vị trí của mình trong sự kiện.
• Quay số trúng thưởng: Tạo không khí sôi động và tăng tính tương tác cho sự kiện.

Loại hình sự kiện áp dụng check in

Giải pháp check in này được sử dụng cho nhiều loại hình sự kiện có thể kể đến như:

• Sự kiện & hội nghị (talkshow, họp mặt): Check in cho khách mời, đại biểu tham dự.
• Hội thảo, workshop: Ghi danh học viên, thu thập thông tin liên lạc.
• Hoạt động triển lãm: Thống kê số lượng khách tham quan, thu thập thông tin
• Sự kiện giải trí (Thể thao, âm nhạc, lễ hội, tiệc): Kiểm soát vé vào cửa, phân luồng khách tham dự.
• Khóa học & đào tạo: Đăng ký học viên, phát tài liệu điện tử
• Ra mắt sản phẩm: Quảng bá thương hiệu, thu thập khách hàng tiềm năng

Việc ứng dụng check-in bằng QR code không chỉ mang lại hình ảnh chuyên nghiệp cho sự kiện mà còn giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, đảm bảo an ninh, thu thập dữ liệu và tạo trải nghiệm tích cực cho người tham gia. Bên cạnh đó, việc tích hợp với phần mềm quản lý sự kiện còn hỗ trợ xuất báo cáo, phân tích dữ liệu và mã hóa thông tin, đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu sự kiện.

Thế Giới Mã Vạch cung cấp giải pháp check in sự kiện bằng QR code chuyên nghiệp

Thế Giới Mã Vạch là đối tác tin cậy trong lĩnh vực cung cấp giải pháp check-in sự kiện chuyên nghiệp bằng mã QR. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành mã vạch, chúng tôi không ngừng nỗ lực hoàn thiện hệ thống, mang đến trải nghiệm check-in hiện đại và hiệu quả nhất cho mọi sự kiện.

Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn trong toàn bộ quá trình, từ tư vấn giải pháp, thiết lập dữ liệu, gửi thư mời đến hỗ trợ trực tiếp tại sự kiện và cung cấp báo cáo chi tiết sau sự kiện.

Với kinh nghiệm tổ chức thành công hơn 100 sự kiện đa dạng quy mô (từ 100 đến 25.000 người tham dự) cho các doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, chúng tôi tự tin đáp ứng mọi yêu cầu và mang đến giải pháp check-in tối ưu nhất cho bạn.

Sau đây là chi tiết về quy trình tạo mã, check in tại giải pháp mà Thế Giới Mã Vạch cung cấp:

Quy trình tạo mã, check in như thế nào?

Quy trình tạo mã, check in: Thu thập thông tin khách tham dự > Tạo mã QR code > Phân phối mã QR code đến khách mời > Đọc mã QR tại sự kiện > Xác nhận tham dự > Xuất báo cáo. Chi tiết hơn về quy trình tạo mã QR và check in như sau:

Bước 1: Thu thập thông tin khách tham dự

• Nguồn dữ liệu: Danh sách có sẵn (file Excel) với các trường thông tin được tách biệt theo dạng cột hoặc thu thập qua landing page/website với các trường thông tin bắt buộc điền.
• Thông tin cần thiết: Họ tên, tuổi, chức vụ, mã số nhân viên, phòng ban, tổ chức, email, số điện thoại,…

Bước 2: Tạo mã QR code

Mỗi mã QR code được tạo ra sẽ tương ứng với một khách mời đăng ký và là duy nhất cho sự kiện đó.

Trường hợp danh sách khách mời có sẵn, phần mềm tạo mã QR đồng loạt dựa trên file thông tin và xuất file QR code riêng biệt để sẵn sàng cho bước 3 (phân phối mã).

Với thu thập thông tin qua link, dữ liệu đăng ký được chuyển về phần mềm để tạo mã QR. Phần mềm gửi mail chứa thư mời có nội dung được thiết lập sẵn cùng QR code vừa được xuất đến ngay cùng khách mời.

Bước 3: Phân phối mã QR code đến khách mời

Mã QR đã tạo được phân phối đến tay khách mời tham dự dưới nhiều dạng như:

• In ấn: Trên vé mời, thẻ đeo, banner, poster,… và trao tận tay cho khách mời.
• Gửi email:
  • Với danh sách khách mời có sẵn: Đính kèm file vé mời hoặc gửi trực tiếp mã QR trong nội dung email.
  • Với đăng ký qua landing page/website: Gửi email chứa QR code check in ngay sau khi khách đăng ký thành công.

Như trên là hoàn tất quy trình tạo, phân phối mã. Tiếp theo là quy trình check in diễn ra tại sự kiện. Cụ thể:

Bước 4: Đọc mã QR

Bước đọc mã QR được thực hiện tại các quầy check in đặt ở cửa ra vào của sự kiện. Khách tham dự cần mang theo thư mời có chứa mã QR được ban tổ chức gửi qua email hoặc vé.

Hiện nay có hai phương án đọc mã QR được triển khai tại các sự kiện gồm:

• Đọc mã QR bằng máy quét mã vạch: Tại các bàn check in sẽ được bố trí máy quét mã vạch được kết nối với máy tính có chứa hệ thống phần mềm quản lý sự kiện. Khi khách mời đến chỉ cần đưa mã QR vào vùng quét để máy quét thực hiện đọc và đẩy dữ liệu về phần mềm.
• Đọc mã QR bằng app điện thoại: Tại bàn check in, nhân viên lễ tân (PG – Promotion Girl, PB – Promotion Boy) sẽ sử dụng điện thoại có chứa app check in để chụp mã QR từ khách mời.

Sau khi đọc mã QR, bước xác nhận danh tính khách mời sẽ được tiến hành như sau:

Bước 5: Xác nhận tham dự

Phần mềm tự động đối chiếu: Mã QR được quét sẽ được đối chiếu với thông tin trong hệ thống để xác nhận check in thành công và ghi nhận thời gian check in.

Tùy chọn: Hiển thị màn hình chào mừng, in tem tên, mã số may mắn (khi sử dụng máy quét mã vạch, còn với sử dụng check check in bằng app điện thoại thì không thể triển khai các tính năng mở rộng này).

Để kiểm tra, đánh giá hiệu quả của sự kiện, sau sự kiện có thể xuất báo cáo để tiến hành phân tích. Chi tiết như sau:

Bước 6: Xuất báo cáo

Ở cuối sự kiện, hệ thống phần mềm check in sẽ tiến hành xuất báo cáo bao gồm thông tin của khách mời đã check in thành công, số lần check in của một QR code (nếu không giới hạn), thời gian check in.

Từ đó, ban tổ chức có thể tiến hành phân tích tỷ lệ khách mời tham dự và tiến hành các hoạt động chăm sóc sau đó như gửi quà tặng hoặc gửi lời cảm ơn, tri ân,… chính xác và rút ra bài học cho các sự kiện sau.

Thành phần cần thiết trong giải pháp check in sự kiện

Giải pháp check in sự kiện cần có các thành phần như sau:

• Phần mềm quản lý sự kiện: Xử lý dữ liệu, tạo mã QR, gửi email, thống kê,…
• Máy quét mã vạch QR code (tùy chọn): Đọc mã QR nhanh chóng, hỗ trợ các tính năng nâng cao.
• Điện thoại thông minh (tùy chọn): Sử dụng ứng dụng để quét mã QR.
• Máy tính, máy in tem (tùy chọn): In tem tên, mã số may mắn.

Cụ thể hơn về thành phần trong giải pháp check in bằng máy quét và bằng app điện thoại như sau:

Tùy thuộc vào quy mô, tính chất sự kiện và ngân sách, bạn có thể lựa chọn phương pháp check-in phù hợp:

• Máy quét mã vạch: Phù hợp với sự kiện lớn, cần tính chuyên nghiệp cao, nhiều tính năng mở rộng.
• Ứng dụng trên điện thoại: Linh hoạt, tiết kiệm chi phí, phù hợp với sự kiện nhỏ và vừa, không cần tính năng mở rộng thêm.

Thế Giới Mã Vạch sẵn sàng tư vấn và cung cấp giải pháp check-in tối ưu nhất cho sự kiện của bạn.

Lợi ích check in bằng QR code

Check-in sự kiện bằng QR code là giải pháp được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp, mang đến nhiều lợi ích cho cả ban tổ chức và khách mời.

Đối với người tổ chức

Check in bằng QR code cho phép người tổ chức tối ưu hóa quy trình, quản lý dữ liệu hiệu quả, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách mời, tăng cường tính an ninh, bảo mật thông tin và tận dụng được dữ liệu từ quá trình check in để thực hiện các chiến lược Marketing hiệu quả.

• Tối ưu hóa quy trình: Check-in bằng QR code giúp tự động hóa quy trình đăng ký và xác nhận tham dự, giảm thiểu thời gian chờ đợi và giảm tải công việc cho nhân viên. Thời gian cho toàn bộ quá trình check in 1 khách hàng chỉ từ 3 đến 5 giây. Nghiên cứu của Trường Đại học Stanford (Stanford University) cho thấy việc sử dụng mã QR để truy cập thông tin nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều so với phương pháp nhập liệu thủ công.
• Quản lý dữ liệu hiệu quả: Thu thập và lưu trữ dữ liệu khách mời một cách chính xác, hỗ trợ phân tích và đưa ra quyết định cho các sự kiện tương lai. Nghiên cứu của Viện Khoa học Máy tính và Thông tin Singapore (Institute of Computing and Information Sciences, Singapore) chỉ ra rằng việc sử dụng mã QR để quản lý dữ liệu có thể làm tăng hiệu quả và tự động hóa các quy trình lên đến 30%.
• Nâng cao trải nghiệm khách mời: Mang đến trải nghiệm check-in nhanh chóng, tiện lợi và chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tích cực cho khách mời.
• Tăng cường an ninh: Tích hợp với các biện pháp an ninh khác để đảm bảo an toàn cho sự kiện, giảm thiểu rủi ro gian lận vé.
• Bảo mật thông tin: Mã QR được mã hóa và gửi riêng đến từng khách mời, đảm bảo tính bảo mật thông tin cá nhân.

• Marketing hiệu quả: Dữ liệu từ quá trình check-in giúp phân tích hành vi khách mời, từ đó điều chỉnh chiến lược marketing hiệu quả hơn.

Đối với khách tham dự

Check in QR code được đánh giá cao không chỉ bởi những lợi ích mang đến cho đơn vị tổ chức mà còn đến với chính những khách mời tham dự sự kiện:

• Tiết kiệm thời gian: Khách tham dự có thể check-in nhanh chóng và dễ dàng chỉ bằng một cú quét mã QR code, thay vì phải xếp hàng chờ đợi check-in thủ công.
• Thuận tiện khi check in: Khách mời chỉ cần sử dụng điện thoại chứa hình ảnh mã QR code để check in mà không cần mang theo thư mời dễ để quên hoặc đánh mất.
• Trải nghiệm chuyên nghiệp: Không cần chờ đợi, check in thông tin nhanh chóng, đồng thời có màn hình chào mừng ở một số sự kiện tạo cảm giác hiện diện cho khách mời khi tham gia.
  • Một nghiên cứu của Eventbrite cho thấy sự kiện sử dụng QR code có tỷ lệ tham gia cao hơn 20% so với sự kiện truyền thống.
• Tham gia các hoạt động tương tác: Một số hệ thống check-in bằng QR code cho phép khách tham dự tham gia các hoạt động tương tác, như chơi trò chơi hoặc tham gia khảo sát.

Nhìn chung, check-in bằng QR code không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là cách để nâng tầm sự kiện, mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp và tiện ích cho cả ban tổ chức lẫn khách mời.

Để tổng quát hơn về hai giải pháp check in bằng QR code và phương pháp truyền thống, cùng tham khảo nội dung sau.

So sánh giải pháp check in bằng QR code và phương pháp truyền thống

Tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm cho khách tham dự là ưu tiên hàng đầu trong tổ chức sự kiện. Giải pháp check-in sự kiện bằng mã QR đang cách mạng hóa quy trình này, mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với phương pháp truyền thống. Tuy nhiên điều này không có nghĩa bác bỏ những ưu điểm mà phương pháp truyền thống mang lại. Hãy nghiên cứu bảng so sánh chi tiết sau để có cái nhìn tổng quan hơn về hai loại hình check in sự kiện này:

Mỗi giải pháp có những ưu và nhược điểm riêng phù hợp cho từng loại hình sự kiện khác nhau. Do đó, khi ứng dụng người dùng nên tham khảo cụ thể để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất. Sau đây là hình ảnh thực tế về check in sự kiện bằng mã QR mà Thế Giới Mã Vạch đã triển khai, tham khảo ngay:

Hình ảnh thực tế về check in sự kiện Thế Giới Mã Vạch đã triển khai

Thế Giới Mã Vạch tự hào là nhà cung cấp giải pháp check-in sự kiện bằng QR code chuyên nghiệp cho hàng trăm sự kiện lớn nhỏ trên toàn quốc, đa dạng về quy mô và lĩnh vực.

Các loại hình sự kiện đã triển khai thành công:

• Hội thảo, hội nghị: Đảm bảo quy trình check-in nhanh chóng, chuyên nghiệp cho khách mời, đại biểu.

• Lễ hội âm nhạc, sự kiện giải trí: Kiểm soát vé vào cửa hiệu quả, tạo trải nghiệm thuận tiện cho khán giả.

• Hoạt động thể thao: Quản lý vận động viên, khán giả, đảm bảo an ninh và trật tự tại sự kiện.

• Họp mặt, sự kiện thường niên doanh nghiệp: Tạo không khí chuyên nghiệp, gắn kết và thu thập dữ liệu khách mời hiệu quả.

Để hiểu rõ hơn về quy trình và hiệu quả của giải pháp check-in bằng QR code, mời bạn xem video giới thiệu về sự kiện kỷ niệm 11 năm thành lập của Thế Giới Mã Vạch:

Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp check-in sự kiện tối ưu, giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ và nâng cao trải nghiệm cho khách mời.

Các câu hỏi về giải pháp check in QR code được quan tâm nhiều nhất

1/ Thời gian xuất mã QR code sau khi nhận dữ liệu khách mời là bao lâu? Thời gian xuất thư mời là bao lâu?

Thực tế dựa vào số lượng khách mời trên danh sách mà bạn gửi đến chúng tôi.

Thường cần 2 đến 3 ngày để xuất mã QR code và 2 đến 3 ngày để xuất thư mời với trường hợp ban tổ chức cung cấp danh sách các khách mời tham dự.

Hoặc mã QR code kèm theo thư mời sẽ được gửi về email khách mời khi hoàn thành đăng ký qua online (link hoặc landing page).

2/ Thời gian để hoàn tất việc check in 1 khách mời là bao lâu?

Từ 3 đến 5 giây để hoàn tất việc check in 1 khách mời với yêu cầu mã QR code đủ sáng, không bị mất nét. Tuy nhiên, nếu sau khi check in cần in tem, dán sticker hoặc đóng dấu xác nhận check in thành công cần nhiều thời gian hơn.

3/ Báo cáo sau sự kiện sẽ được xuất như thế nào?

Xuất dưới dạng file excel với các thông tin cụ thể của khách mời gồm check in thành công, số lần check in, thời gian check in.

4/ Khi in tem cho khách mời có thể in con tem theo mẫu được hay không?

In được nhưng chỉ in được đơn sắc, nếu nội dung con tem có chứa các thông tin có màu thì phải gia công phần màu đó trước.

5/ Làm thế nào để khách mời có thế đăng ký sự kiện bằng QR code?

Có 2 cách để khách mời có thể đăng ký sự kiện bằng QR code, đó là:

• Đăng ký qua link hoặc landing page do ban tổ chức cung cấp.
• Đăng ký trực tiếp tại bàn hỗ trợ kỹ thuật của sự kiện với sự cấp phép của ban tổ chức.

Ngoài ra, ban tổ chức sẽ cung cấp danh sách các khách mời tham dự sự kiện để tạo mã QR code mà không cần đăng ký.

6/ Khách mời có cần in ra mã QR code để check-in không?

Không, khách mời chỉ cần mang theo điện thoại có chứa hình ảnh của thư mời được gửi qua email để check in.

7/ Khách mời không thể quét được mã QR code thì phải làm sao?

Đầu tiên, hãy kiểm tra độ sáng màn hình điện thoại của khách mời. Nếu vẫn không quét được, hãy hướng dẫn khách mời đến bàn hỗ trợ kỹ thuật để kiểm tra thông tin và tiến hành check in tại đây.

8/ Chi phí triển khai check-in bằng QR code là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng khách mời, tính năng của phần mềm check-in…  Giá cả có thể dao động từ vài triệu đồng đến vài chục triệu đồng cho một sự kiện.

9/ Ngoài việc check-in, mã QR Code có thể được sử dụng để thực hiện những tính năng gì khác tại sự kiện?

Không, mã QR Code của khách mời chỉ dùng để check in ra vào. Đối với nhu cầu cần dùng mã QR cho tính năng khác như cung cấp thêm thông tin sự kiện, tải tài liệu tham khảo, hoặc thực hiện khảo sát ý kiến khách mời thì ban tổ chức cần tạo mã QR khác.

10/ Về mặt bảo mật, thông tin cá nhân của khách tham dự được lưu trữ như thế nào khi check-in bằng QR Code?

Thông tin cá nhân của khách hàng sẽ được lưu trữ tại phần mềm quản lý sự kiện và sử dụng cho việc xác thực thân phận khi tham gia sự kiện nên thông tin cá nhân của khách tham dự hoàn toàn được bảo mật.

11/ Người lớn tuổi hoặc người không quen sử dụng điện thoại thông minh có gặp khó khăn khi check-in bằng QR Code không? Nếu có, có giải pháp thay thế nào?

Có thể gặp khó khăn trong khi check in bằng QR code. Nên đối với các sự kiện hầu hết đối tượng là người lớn tuổi nên lựa chọn phương pháp check in truyền thống. Hoặc, với quy mô khách mời đa dạng có thể hướng dẫn khách mời không thể check in đến bàn hỗ trợ kỹ thuật để được check in trực tiếp trên hệ thống mà không cần quét mã.

12/ Có cách nào để check-in bằng QR Code ngay cả khi không có kết nối internet?

Hiện nay chưa có giải pháp check in bằng QR code khi không có kết nối internet.

13/ Các doanh nghiệp Việt Nam nào đang cung cấp giải pháp check-in bằng QR Code uy tín và giá cả hợp lý?

Thế Giới Mã Vạch là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp check in bằng QR code uy tín có giá thành hợp lý:

• Giải pháp check in QR code của Thế Giới Mã Vạch có giao diện linh hoạt thay đổi theo yêu cầu của sự kiện.
• Đội ngũ của Thế Giới Mã Vạch hỗ trợ trong mọi quy trình của giải pháp
• Tại thời điểm diễn ra sự kiện sẽ có kỹ thuật viên đi cùng để đảm bảo hoạt động check in diễn ra suôn sẻ nhất

14/ Liệu check-in bằng QR Code có trở thành xu hướng thống trị trong tương lai, thay thế hoàn toàn các phương pháp check-in truyền thống?

Không thể, check-in bằng QR Code là một phương pháp check-in hiệu quả và tiện lợi, mang lại nhiều lợi ích cho cả khách tham dự và ban tổ chức. Tuy nhiên, đây không phải là giải pháp có thể hoàn toàn thay thế cho các phương pháp check-in truyền thống.

Hy vọng với nội dung toàn diện về Check in sự kiện bằng QR code được chia sẻ ở trên có thể giúp bạn đọc hiểu hơn về giải pháp này và có những lựa chọn phù hợp cho đơn vị của mình. Nếu bạn vẫn còn đang phân vân hãy liên hệ đến Thế Giới Mã Vạch để được đội ngũ nhân viên của chúng tôi hỗ trợ trực tiếp.