LỢI ÍCH PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO MANG LẠI CHO DOANH NGHIỆP

LỢI ÍCH PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO MANG LẠI CHO DOANH NGHIỆP

Sử dụng Exel để quản lý tồn kho là một trong những phương pháp được ứng dụng nhiều nhất hiện nay. Tuy nhiên, phương pháp này còn rất nhiều khuyết điểm cũng như rủi ro khi đưa vào vận hành sử dụng. Phần mềm quản lý kho được ra đời dựa trên sự khắc phục những thiếu sót đó. Cùng Thế Giới Mã Vạch tìm hiểu thêm trong bài viết sau nhé.

Những rủi ro gặp phải khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Exel

Exel hiện đang là phần mềm kiểm kho được rất nhiều cửa hàng cũng như các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn ưa chuộng sử dụng. Tuy thao tác thực hiện khá đơn giản nhưng bên trong lại chứa nhiều hạn chế, đôi khi khiến người dùng gặp nhiều bất tiện trong công việc.

Nhập liệu mất thời gian, dễ sai sót

Để quản lý kho hàng bằng Exel, bạn cần phải nhập số liệu thủ công của mã vạch, thông tin sản phẩm tương ứng bằng tay vào file. Với hàng ngàn sản phẩm với những thuộc tính khác nhau rất dễ gây sai sót và nhầm lẫn thông tin.

Một sai sót nhỏ trong việc nhập liệu có thể gây ảnh hưởng đến toàn bộ việc quản lý kho hàng cũng như bộ phận kinh doanh. Bên cạnh đó, việc nhập liệu thủ công này làm mất nhiều thời gian và gây lãng phí nguồn nhân lực của công ty.

Tính bảo mật dữ liệu không cao, dễ bị mất cắp

File Exel được lưu trữ trên máy tính và do đó rất khó để bảo mật thông tin. Trong quá trình làm việc nếu máy tính của bạn gặp trục trặc hoặc người dùng vô tình xóa làm mất dữ liệu thì toàn bộ công tác kiểm kho sẽ phải thực hiện lại.

Ngoài ra, Exel không có tính năng ghi nhớ lại các thao tác cũng như lưu giữ lịch sử chỉnh sửa. Do đó, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn khi muốn quy trách nhiệm cho nhân viên khi xuất hiện sự cố hoặc vấn đề xảy ra.

Quản lý công nợ khó khăn

Thông tin được lưu trữ thông thường được lưu trữ trên 1 file duy nhất. Vì vậy, việc quản lý công nợ với nhà cung cấp rất dễ xảy ra nhầm lẫn. Tình trạng thiếu sót hoặc viết nhầm số liệu đã là việc không còn xa lạ với các nhân viên quản lý kho. Điều này gây ảnh hưởng rất nhiều đến công tác theo dõi và đưa ra các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Không thể cập nhật số liệu tự động được

Sử dụng phần mềm kiểm kho bằng Exel các số liệu sẽ không được tự động cập nhất giữa các bộ phận với nhau. Chẳng hạn, khi nhân viên kinh doanh bán được hàng thì số lượng trong kho không thể tự cập nhật. Nhân viên kho phải đi kiểm tra lại hàng hóa mới có được số liệu chính xác để báo lại với các bộ phận khác. Chính vì thế, nếu kho hàng của bạn có quá nhiều sản phẩm và đơn hàng mỗi ngày từ trung bình đến nhiều thì công việc này rất vất vả.

Không thể tự động báo cáo kinh doanh 

Khi thực hiện quản lý kho bằng phần mềm Exel bạn sẽ chỉ có thể xem được các báo cáo bằng biểu đồ đơn giản có sẵn trong phần mềm. Chủ các cửa hàng cũng như người quản lý không thể theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quát với những báo cáo chuyên môn. Đây là một trong những hạn chế lớn nhất của Exel trong việc quản lý hàng hóa tồn kho.

→  Xem thêm

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho toàn diện

Khác với việc sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Exel, phần mềm quản lý kho của Thế Giới Mã Vạch mang đến cho người dùng nhiều tính năng quản lý kho vô cùng hữu ích. Công tác quản lý kho sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều cũng như các rủi ro khi sử dụng Exel sẽ được loại bỏ hoàn toàn.

Cập nhật kiểm soát hàng hóa xuất, nhập, tồn kho liên tục

Với phần mềm quản lý kho bạn sẽ thực hiện quản lý theo mã vạch của sản phẩm. Nhờ đó việc nhập dữ liệu được thực hiện dễ dàng với máy quét mã vạch. Các sai sót và nhầm lẫn sẽ được loại bỏ hoàn toàn cũng như thời gian nhập liệu được tiết kiệm tối đa. Ngoài ra, dữ liệu sau khi được nhập liệu được lưu trữ trên nền tảng web cũng như công nghệ đám mây. Lịch sử được lưu lại toàn bộ và dù quá trình nhập liệu có bị mất điện giữa chừng thì cũng không bị mất.

Đồng bộ dữ liệu tồn kho với các bộ phận khác

Số lượng hàng hóa được bán ra bởi bộ phận kinh doanh sẽ được cập nhật liên tục trừ vào số lượng hàng tồn kho. Do vậy, bạn chỉ cần kiểm kho một lần duy nhất và sau đó biến động về số lượng hàng trong kho sẽ được tự động cập nhật.

Tích hợp chức năng báo cáo đầy đủ

Dựa trên số liệu hàng hóa xuất, nhập, tồn phần mềm quản lý kho sẽ tạo các báo cáo tương ứng. Các báo cáo tổng hợp cho đến các báo cáo chi tiết từng loại sẽ được cập nhật liên tục trên hệ thống. Người dùng không cần tốn thời gian tính toán cũng như so sánh giữa các báo cáo với nhau mà chỉ cần nhìn vào báo cáo từ hệ thống để đề ra các chiến lược hoạt động kinh doanh.

Cập nhật tính năng mới thường xuyên

Phần mềm quản lý kho thông minh thường xuyên cập nhật những tính năng mới nhất cho người dùng. Các công cụ hỗ trợ như đội ngũ tư vấn online, email hỗ trợ cũng như Hotline trực thường xuyên cho phép bạn dễ dàng giải đáp khi gặp vấn đề.

-----------------------------------------

Với những ưu điểm của phần mềm quản lý kho mang lại hy vọng bạn sẽ cân nhắc chuyển qua sử dụng phần mềm thay file Exel thông thường.

Mọi chi tiết thắc mắc khác hãy liên hệ với chúng tôi qua những thông tin sau.

CÔNG TY TNHH THẾ GIỚI MÃ VẠCH

Địa chỉ: Số 30 Đặng Văn Ngữ, Phường 10, Quận Phú Nhuận, TPHCM.

Hotline: 0902 739 569 hoặc (028) 3991 7356

Email: sales@thegioimavach.com

Tham khảo thêm chi tiết các sản phẩm khác tại địa chỉ website: https://thegioimavach.com


Yêu cầu báo giáYêu cầu báo giá