GIẢI PHÁP QUẢN LÝ THƯ VIỆN BẰNG MÃ VẠCH

Sự cần thiết của việc áp dụng giải pháp mã vạch vào quản lý thư viện

Có thể bạn đã biết! Khi mãi áp dụng, vận hành theo phương thức cũ, thủ công mà không cập nhật, ứng dụng những công nghệ mới bạn sẽ chẳng thể nào phát triển được, hay thậm chí là bị thụt lùi so với những “người bạn đồng trang lứa”. Là một nhà quản lý, điều hành trường học, chắc hẳn bạn luôn mong muốn các hoạt động tại thư viện diễn ra trôi chảy, nhịp nhàng, mọi thông tin về các đầu sách, số lượng sách học sinh - sinh viên mượn - trả cụ thể trong mỗi ngày là bao nhiêu, hạn chế trường hợp thất lạc, thất thoát không đáng có,... tạo hình ảnh một thư viện hiện đại, chuyên nghiệp không chỉ trong mắt học sinh - sinh viên, nhân viên trong nhà trường mà còn với mọi người xung quanh.

Để phát triển thư viện theo mô hình hiện đại, ngoài việc trang hoàng, bố trí không gian hợp lý, Ban giám hiệu, những nhà quản lý cần gắn liền các hoạt động tại đây với công nghệ hiện đại. Đặc biệt là giải pháp mã vạch. Cùng so sánh ngay hai hình thức sau để thấy được những lợi ích nổi trội của giải pháp mã vạch trong quản lý thư viện.

Quản lý thư viện theo phương pháp thủ công

- Quá nhiều đầu sách khác nhau khiến công tác quản lý, kiểm kê sách trở nên tốn thời gian và công sức.

- Việc nhần lẫn là không thể tránh khỏi.

- Quản lý qua sổ sách giấy dẫn đến khó theo dõi, truy xuất thông tin khi cần thiết là không hề dễ dàng.

- Khi có nhiều học sinh - sinh viên mượn - trả sách cùng lúc sẽ xảy đến tình trạng nhân viên thư viện ghi chép thông tin không kịp, làm chậm trễ hoạt động.

- Thất thoát sách mà không biết nguyên nhân.

- Thất thoát sách mà không biết nguyên nhân.

Quản lý thư viện theo phương pháp mã vạch

- Thông tin về từng đầu sách được thể hiện cụ thể, rõ ràng, chi tiết hỗ trợ tối đa cho quá trình quản lý sách

- Hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn do có quá nhiều loại sách khác nhau

- Theo dõi số lượng sách hiện có, số lượng sách được mượn - trả cụ thể thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng

- Hoạt động mượn, trả sách được thực hiện chỉ trong vài giây

- Dễ dàng xác định được nguyên nhân, đối tượng dẫn đến thất thoát sách

- Ban giám hiệu, nhà quản lý thư viện có thể cập nhật tình hình sách tại mọi nơi, mọi lúc mà không cần trực tiếp có mặt tại thư viện

- Xác định nhanh, chính xác vị trí sách trong thư viện

Chỉ với việc so sánh đơn giản trên là chúng ta đã ngay lập tức nhận thấy được sự ưu việt của giải pháp mã vạch khi ứng dụng trong môi trường thư viện. Vậy nên, để quản lý thư viện hiệu quả hơn, việc áp dụng giải pháp này là vô cùng cần thiết!

Sơ lược về giải pháp mã vạch trong quản lý thư viện

Mang đến nhiều lợi ích là thế, vậy thực tế giải pháp và thiết bị mã vạch tham gia vào các hoạt động tại thư viện ra sao? Cùng Thế Giới Mã Vạch tìm hiểu sơ lược về vấn đề này ngay nào!

Công tác quản lý sách

Không giống với phương pháp cũ, khi áp dụng công nghệ mã vạch, mỗi cuốn sách sẽ được tạo barcode (mã vạch) riêng, mã vạch này có giá trị tương tự như số chứng minh nhân dân của mỗi chúng ta, còn tại thư viện của bạn, mã vạch chính là “số chứng minh nhân dân” của chính cuốn sách tương ứng.

Chịu trách nhiệm cho việc in tem nhãn có chứa mã vạch để dán lên sách chính là thiết bị có tên gọi máy in mã vạch. Sau khi được dán tem nhãn, máy quét thực hiện công tác đọc những mã vạch này và cập nhật toàn bộ thông tin của sách lên hệ thống cơ sở dữ liệu. Phần mềm tướng ứng tổng hợp, xử lý thông tin, làm cơ sở phục vụ cho hoạt động kiểm soát, quản lý thư viện trong thời gian tiếp theo.

Công tác mượn - trả sách

Trước đây, khi người đọc cần mượn sách, họ sẽ chọn cuốn sách mình ưng ý, sau đó thực hiện thủ tục mượn sách. Lúc này, nhân viên quản lý thư viện sử dụng một cuốn sổ và dùng bút ghi chép lại thông tin về người mượn, cuốn sách được mượn, thời gian mượn sách tương ứng. Đến khi trả sách, nhân viên cần dò tìm lại thông tin về người mượn, ngày mượn, sách mượn sau đó cho họ ký tên xác nhận đã trả sách thì mới hoàn tất thủ tục mượn - trả này. Toàn bộ quá trình này gây mất không ít thời gian và công sức.

Giải pháp mã vạch sẽ thay đổi hoàn toàn tình trạng này. Chỉ với động tác đơn giản là quét mã vạch sách qua máy quét mã vạch công tác mượn trả sách đã được thực hiện nhanh gọn, chính xác mà không làm mất nhiều thời gian của nhân viên thư viện lẫn người đọc, học sinh - sinh viên.

Công tác giám sát, kiểm soát sách tại thư viện: Ban giám hiệu nhà trường, người quản lý thư viện nhanh chóng cập nhật được tình hình thực tế thông qua cơ sỡ dữ liệu được tập hợp từ những thông tin mà phần mềm thu thập được dưới sự giúp sức của tem nhãn và các thiết bị mã vạch. Từ đó, dễ dàng đưa ra các quyết định liên quan đến thư viện một cách chính xác nhất.

Tính năng của Giải pháp mã vạch quản lý thư viện

Thông số kỹ thuật của Giải pháp mã vạch quản lý thư viện