CHECK IN SỰ KIỆN CÓ KHÓ KHÔNG? NHỮNG ƯU ĐIỂM ĐỘT PHÁ!

CHECK IN SỰ KIỆN CÓ KHÓ KHÔNG? NHỮNG ƯU ĐIỂM ĐỘT PHÁ!

Dưới sự phát triển không ngừng của công nghệ và khả năng trợ giúp của chúng đến một loạt các hoạt động khác nhau, góp phần không nhỏ trong cải thiện cuộc sống của con người lên một tầm cao mới với sự thuận tiện hơn, nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn.

Tại hoạt động check in sự kiện cũng vậy? Bạn không còn phải chật vật, loay hoay với phương pháp thủ công, truyền thống nữa. Thay vào đó, công nghệ mã vạch chính là người bạn đồng hành lý tưởng dành cho bạn.

Cùng tìm hiểu ngay đáp án cho việc check in sự kiện bằng mã vạch có khó không và chúng mang đến ưu điểm gì bạn nhé!

Sự khác biệt giữa check in sự kiện bằng qr code và phương pháp truyền thống

Để tổ chức một sự kiện thành công và để lại nhiều dấu ấn trong lòng người tham dự sẽ có rất nhiều những vấn đề khác nhau mà các nhà tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần quan tâm. Một ý tưởng chương trình tốt, một kịch bản chương trình hay, một nơi tổ chức phù hợp, một người dẫn chương trình chuyên nghiệp, một danh sách khách mời được chuẩn bị kỹ càng,... Nhưng bấy nhiêu vẫn chưa đủ để bạn có thể có được một sự kiện diễn ra tốt đẹp nếu bạn không có cách thức truyền tải nội dung chương trình, sự kiện đến với người tham dự. Không thể hiện được sự chuyên nghiệp của chương trình. Và sau sự khi sự kiện hoàn tất bạn cũng không biết có bao nhiêu khách mời đã đến, họ là ai hay những ai không tham dự.

Chỉ với các yếu tố trên đã cho thấy tầm quan trọng của khâu gửi thư mời và check in sự kiện. Một khi không thực hiện tốt khâu này, điểm đánh giá của chương trình, sự kiện trong mắt khách mời của bạn chắc hẳn đã bị giảm sút đi không ít.

Theo phương pháp truyền thống, xưa cũ, check in sự kiện sẽ được thực hiện bằng cách ban tổ chức đặt một bàn/quầy tiếp tân ngay tại cửa hoặc sảnh nơi diễn ra sự kiện đó và khi có khách mời đến, nhân viên sẽ phụ trách ghi nhận lại khách hàng này là ai vào một bảng danh sách tên khách mời đã được chuẩn bị sẵn. Hoặc check in sự kiện thông qua việc thu lại thư mời đã được phát trước đó và kiểm tra, thống kê sau khi sự kiện hoàn tất. Còn trường hợp khác nữa, đó là ban tổ chức bỏ qua luôn cả bước check in.

Dưới sự giúp sức của công nghệ và thiết bị mã vạch, hoạt động này đã được cải tiến lên một tầm cao mới. Cụ thể hơn, check in sự kiện được giúp sức dưới sự hỗ trợ của qr code. Từ danh sách khách mời có sẵn, chúng ta sẽ sử dụng phần mềm chuyên dụng và gửi email thư mời tự động đến từng người tham dự trong danh sách với nội dung thư mời được thể hiện đúng theo thông tin của họ. Kèm theo bên trong email thư mời này là qr code dành riêng người tham dự đó để phục vụ cho check in sự kiện. Khi đến với chương trình, sự kiện, người tham dự chỉ cần mở email này bằng chiếc smartphone của mình. Nhân viên phụ trách check in sẽ dùng đầu đọc mã vạch để quét mã. Chỉ thế thôi là hoạt động check in sự kiện cho khách mời này đã được hoàn tất.

Để hiểu rõ hơn về lợi ích mà check in sự kiện bằng qr code mang lại, chúng ta hãy cùng nhau đến với nội dung tiếp theo.

>>> Liên hệ ngay Hotline 1900 3438 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!

Những ưu điểm nổi bật của check in sự kiện bằng qr code

Không phải ngẫu nhiên mà chúng tôi lại nói rằng công nghệ mã vạch đã đưa hoạt động check in sự kiện lên một tầm cao mới. Bởi khi check in sự kiện bằng qr code cả ban tổ chức chương trình và khách mời đều nhận được không ít những lợi ích từ ưu điểm mà giải pháp này mang lại.

Lợi ích mà check in sự kiện bằng qr code mang đến cho ban tổ chức

Chúng ta sẽ đi vào từng bước một trong sự kiện để thấy rõ hơn về lợi ích mà check in sự kiện mang đến cho ban tổ chức:

  • Tối ưu trong gửi thư mời: Không còn phải lo về vấn đề in thư mời, ghi tên khách mời lên thư rồi tìm cách gửi thư mời đến khách sao cho chắc rằng khách sẽ nhận được mà thư không bị thất lạc nữa. Bởi giờ đây, khi check in sự kiện bằng qr code, dưới sự trợ giúp của phần mềm check in chuyên dụng, dựa trên file excel danh sách khách mà bạn đã có, các email thư mời sẽ được chuyển đi chính xác đến tất cả khách mời bạn mong muốn. (ngoại trừ trường hợp bạn nhập sai email khách trên file danh sách hoặc khách cung cấp sai email cho bạn).

  • Thuận tiện khi check in, tiết kiệm thời gian: Không cần phải ghi chép lại thông tin khách mời bằng tay, lưu trên sổ sách hay tìm kiếm tên khách trong mớ danh sách khách mời dài ngoằn để đánh dấu lại bởi check in sự kiện thông qua qr code được thực hiện nhanh chóng qua thao tác quét mã vạch trong chưa đến 1 giây cho mỗi khách mời.

  • Ghi nhận được chính xác thời gian khách đến: Đúng vậy, ngay khi hoạt động quét mã được thực hiện. Trên phần mềm check in sẽ giúp bạn ghi nhận được chính xác khách mời đến là ai và đến trong thời gian nào một cách cụ thể, chính xác.

  • Hạn chế trường hợp gian lận trong khách tham dự: Với thư mời giấy đơn giản, nếu khách mời vô tình đánh mất thư và một ai khác nhặt được lại sử dụng để tham dự sự kiện thì đây là điều không hay. Nhưng với thư mời điện tử qua email, trừ việc chính chủ chuyển tiếp email cho người khác hay có một ai đó cũng biết mật khẩu để truy cập vào email khách mời thì gần như việc bảo mật về email thư mời gần như là tuyệt đối.

  • Tiết kiệm chi phí nhân sự: Không cần nhiều nhân viên tại quầy cho hoạt động check in thủ công khi đã có máy quét mã vạch, máy tính cùng phần mềm hỗ trợ cho check in sự kiện bằng qr code. Nhờ đó, bạn tiết kiệm được không ít chi phí cho việc thuê mướn nhân sự cũng như đảm bảo tính bảo mật hơn đối với các sự kiện mang tính riêng tư.

  • Không cần tốn thời gian, công sức cho việc thống kê sau sự kiện: Thông qua hoạt động xuất file check in từ phần mềm bạn đã không phải lo lắng về việc “bù đầu bù cổ” để “vật lộn” với mớ sổ sách ghi nhận hay thiệp mời. Thay vào đó, bạn sẽ có một file danh sách thật chi tiết và cụ thể.

  • Tạo sự chuyên nghiệp cho sự kiện, gây ấn tượng với khách mời ngay từ những phút đầu tiên: Từ việc nhận thư mời qua email, check in sự kiện nhanh chóng mà không phải xếp hàng chờ đợi khi sự kiện quá đông khách mời, ứng dụng công nghệ tiên tiến trong hoạt động check in,... tất cả góp phần tạo nên một sự kiện chuyên nghiệp, ấn tượng trong mắt người tham dự hơn bao giờ hết.

Quầy check in sự kiện với các thiết bị mã vạch chuyên nghiệp

Quầy check in sự kiện với các thiết bị mã vạch chuyên nghiệp

Thật tuyệt vời có đúng không nào. Nhưng chưa hết đâu bởi giải pháp check in sự kiện còn mang lại lợi ích cho chính khách mời của bạn. Khám phá ngay trong nội dung kế đến.

>>> Bạn vẫn còn những băn khoăn? Liên hệ ngay Hotline 1900 3438 để được hỗ trợ giải đáp nhanh chóng nhất!

Những lợi ích mà khách mời nhận được khi bạn check in sự kiện bằng qr code

  • Nhận được thư mời chuyên nghiệp: Bởi thư mời tham dự sự kiện được gửi thông qua email chứ không phải dưới hình thức thư mời truyền thống. Đảm bảo thư mời được gửi đúng đến khách mời chứ không phải là một ai khác. Khách mời không phải lo lắng rằng chiếc thư mời của họ sẽ bị vận chuyển đến trễ hay gửi nhầm địa chỉ làm ảnh hưởng đến lịch trình tham dự sự kiện.

  • Thư mời mang tính bảo mật cao: Thông qua giải pháp check in sự kiện bằng qr code, khi thư mời trực tiếp vào thẳng email của khách mời, khách mời không còn phải bận tâm về việc chiếc thư mời của mình bị ai đó xem trộm (điều này vô cùng quan trọng, đặc biệt là đối với các sự kiện đòi hỏi tính bảo mật, riêng tư cao).

  • Thuận tiện trong khâu check in: Với phương pháp check in cũ, đã có không ít khách mời gặp phải tình trạng oái oăm khi đã đến sự kiện lại phát hiện không thấy chiếc thư mời (thiệp mời) của mình đâu cả. Điều này gây bối rối cho cả khách mời lẫn nhân viên check in sự kiện. Nhưng giờ đây với giải pháp mới này, việc đó sẽ không còn xảy đến nữa khi khách mời chỉ việc sử dụng chiếc điện thoại của mình có đăng nhập email và mở chiếc thư mời điện tử chứa qr code mà thôi.

  • Không phải chờ đợi check in lâu: Việc chờ đợi lâu thật chẳng thoải mái chút nào nhưng đừng lo lắng bởi chúng đã được loại bỏ hoàn toàn khi bạn áp dụng giải pháp check in sự kiện bằng qr code. Thời gian check in cho mỗi khách mời diễn ra nhanh chóng chỉ trong vòng 1 giây.

Check in sự kiện bằng qr code không chỉ mang những lợi ích to lớn cho ban tổ chức mà còn cả khách mời

Check in sự kiện bằng qr code không chỉ mang những lợi ích to lớn cho ban tổ chức mà còn cả khách mời

Với rất nhiều những lợi ích nổi bật mà giải pháp check in sự kiện bằng qr code mang đến cho khách mời lẫn ban tổ chức thì đây chắc hẳn sẽ là giải pháp mà bạn không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Thế Giới Mã Vạch - Cung cấp dịch vụ check in sự kiện trọn gói

Thế Giới Mã Vạch với bề dày kinh nghiệm hoạt động trên thị trường mã số mã vạch. Chuyên nhập khẩu và phân phối thiết bị mã vạch (máy in mã vạch, máy quét mã vạch, máy in thẻ nhựa,...) nhập khẩu chính hãng với đầy đủ chứng từ CO, CQ - chứng từ chứng minh nguồn gốc, chất lượng sản phẩm. Cung cấp các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động trong tổ chức, tăng cường năng suất hoạt động, hiệu quả như giải pháp bán hàng, giải pháp kiểm soát kho, giải pháp RFID,... 

Đặc biệt, bên cạnh đó là giải pháp check in sự kiện bằng qr code hiện đại, tiên tiến. Thế Giới Mã Vạch cung cấp trọn gói về giải pháp bao gồm phần mềm, thiết bị phần cứng lẫn sự hỗ trợ ban tổ chức sự kiện trong khâu check in đến từ các chuyên viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm của chúng tôi.

Thế Giới Mã Vạch chuyên cung cấp giải pháp check in sự kiện bằng qr code trọn gói

Thế Giới Mã Vạch chuyên cung cấp giải pháp check in sự kiện bằng qr code trọn gói

Vậy nên, bạn không cần phải lo lắng về việc ứng dụng thế nào, có quá khó để vận hành hay không,... Điều bạn cần chuẩn bị chỉ là một danh sách khách mời thật đầy đủ với những chiếc email tương ứng, chính xác với khách mời mà bạn quyết định mà thôi.

Để được tư vấn chi tiết và xây dựng giải pháp check in sự kiện phù hợp nhất với chương trình của bạn, hãy nhanh tay và nhấc máy lên liên hệ cùng Thế Giới Mã Vạch qua Hotline 1900 3438 hoặc đến trực tiếp văn phòng của chúng tôi tại 30 Đặng Văn Ngữ, phường 10, quận Phú Nhuận bạn nhé!

CÔNG TY TNHH THẾ GIỚI MÃ VẠCH - BARCODE WORLD

⚜️  Địa chỉ: 33/1 Hoàng Diệu, Phường 10, Quận Phú Nhuận, TPHCM.

⚜️  Hotline: 1900 3438 hoặc (028) 3991 7356

⚜️  Email: sales@thegioimavach.com

⚜️  Tham khảo thêm chi tiết các sản phẩm khác tại địa chỉ website: https://thegioimavach.com

Xem thêm Rút gọn
Yêu cầu báo giáYêu cầu báo giá