CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE - GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ, NHANH CHÓNG

CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE - GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ, NHANH CHÓNG

Sự thành công của một sự kiện đến từ rất nhiều những yếu tố khác nhau. Để có thể tạo nên được ấn tượng tốt cho người tham dự, bạn phải có sự chuẩn bị kỹ càng trong tất cả các giai đoạn. Trong đó không thể không kể đến hoạt động check in sự kiện. Thực hiện tốt khấu check-in sẽ giúp bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp, tạo sức hút, sự hào hứng cho người tham dự ngay từ phút đầu tham gia. Vậy bí quyết nào để bạn có thể thực hiện được điều đó. Đáp án sẽ được bật mí ngay sau đây!

CHECK IN SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Check in sự kiện là hoạt động đầu tiên mà bạn cùng những người tham dự của mình sẽ có sự tương tác qua lại lẫn nhau. Và như chúng ta đã biết, những gì thuộc về ấn tượng ban đầu là hết sức quan trọng, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận, đánh giá của người tham dự về chính sự kiện mà họ tham gia.

Một khi không được thực hiện tốt, thời gian hàng tháng trời lên ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị, quảng bá,... của bạn rất có thể “đổ sông đổ bể”. Chưa kể đến việc người tham dự phải chờ đợi lâu, ùn ứ tại khu vực check in gây nên tình cảnh lộn xộn không mong muốn. Vì thế, để tổ chức thành công một sự kiện, đem đến cho người tham dự những trải nghiệm tuyệt vời nhất, bạn đừng quên chú ý đến hoạt động này nhé!

Check-in sự kiện

Check-in sự kiện

NHỮNG VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP TRONG CHECK IN SỰ KIỆN

Các hoạt động hay sự kiện đều sẽ tập trung khách mời về cùng một nơi nên nếu không sắp xếp chu đáo và ứng dụng các phương pháp quản lý điều hành thông minh bạn sẽ gặp phải nhiều vấn đề trong check in như:

Tình trạng khách mời chờ đợi lâu, ùn tắc tại cổng ra vào: Điều này vừa làm mất thời gian của khách mời vừa làm mất mỹ quan của sự kiện khi cửa ra vào luôn là địa điểm hút mắt người qua lại nhất của sự kiện. Chờ đợi dễ tạo ấn tượng xấu cho khách mời về chương trình sắp diễn ra bên trong sự kiện.

Mất nhiều thời gian, nhân lực dò tìm và phân loại khách mời: Đặc biệt là đối với các sự kiện có phân tầng khách mời làm khách đặc biệt, V.I.P hoặc khách nhà trai - nhà gái,... thì việc dò tìm thủ công sẽ khiến tốn thời gian rất nhiều và phải điều động nhiều nhân lực để kiểm tra.

Sai sót khâu kiểm soát, check in thông tin và số lượng khách mời: Với lượng lớn khách mời ra vào liên tục rất khó kiểm soát chỉ bằng nhân lực soát cửa.

Không nắm hết thông tin khách mời quan trọng để kịp thời liên hệ, sắp xếp chương trình: Khi gặp điều bất ngờ trong sự kiện như khách mời tới quá nhiều khi sự kiện mở hay khách V.I.P tới trong bất ngờ thì việc truyền tin tốc độ cao là điều cần thiết để phối hợp với điều phối khiến quy trình tiếp đón đủ long trọng tạo ấn tượng.

Không thu thập được báo cáo chính xác cuối ngày: Việc ghi nhận thông tin khách mời và thống kê tổng hợp cuối ngày nhằm đánh giá chất lượng của sự kiện, nếu chỉ thông qua các thao tác thủ công nhập liệu sẽ dễ gặp sai sót và khó xuất ra báo cáo ngay lúc đó.

Vấn đề trong check in sự kiện

Vấn đề trong check in sự kiện

LÀM THẾ NÀO ĐỂ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG CHECK IN SỰ KIỆN THEO CÁCH TỐT NHẤT?

Chiếm vai trò quan trọng là thế vậy đâu mới là bí quyết thực hiện thành công hoạt động check in sự kiện? Câu trả lời tốt nhất dành cho bạn đó chính là hãy ứng dụng công nghệ mã vạch. Hay nói một cách chi tiết và cụ thể hơn chính là sử dụng QR code. Các giai đoạn như sau:

- Đăng ký, cấp thiệp mời đi kèm QR code check in: Sau hoạt động quảng bá về sự kiện sẽ là lúc bạn cho những vị khách tiềm năng của mình tiến hành đăng ký. Khi đăng ký thành công, họ chính thức trở thành người tham dự trong sự kiện với bằng chứng là một chiếc thiệp mời trang trọng, hiện đại được đính kèm theo mã QR code. Và để tạo sự thuận tiện cho cả ban tổ chức sự kiện lẫn người tham dự thì chiếc thiệp mời này sẽ được gửi dưới dạng email. Điều này còn giúp hạn chế tình trạng mất, thất lạc thiệp mời khiến người tham dự không thể tiến vào khu vực sự kiện.

- Quầy check in tại sự kiện:

Ban tổ chức sẽ sắp xếp một quầy check in ngay tại cổng vào của sự kiện với các thiết bị hỗ trợ đắc lực cho hoạt động này được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng, chính xác. Khi check in, người tham dự chỉ việc đưa ra chiếc QR code đã được đính kèm trong thiệp mời, nhân viên tại sự kiện thực quét mã vạch này và ghi nhận vào hệ thống. Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện mà bạn có thể sắp xếp vị trí và số lượng các quầy check in khác nhau.

Quầy check in tự động: Loại quầy này sẽ được ứng dụng với các sự kiện diễn ra trong thời gian dài và người tham dự đến một cách rải rác. Quầy check in lúc này cũng được bố trí ngay cổng sự kiện với các thiết bị check in tự động để họ có thể tự mình thực hiện hoạt động này. Đồng thời, bạn có thể bố trí thêm chiếc màn hình hiển thị để chào đón riêng biệt từng loại khách, tăng thêm phần trang trọng và chuyên nghiệp cho hoạt động này.

>>>  Model máy quét mã vạch không dây chuyên dùng cho check-in sự kiện

- Trong giai đoạn event diễn ra: Với hoạt động check in sự kiện được thực hiện một cách chính xác, kỹ lưỡng, ban tổ chức sẽ dễ dàng nắm được số lượng người tham dự thực tế, họ là những ai cùng thời gian mà họ bắt đầu đến với sự kiện là khi nào. Điều này giúp ban tổ chức phân bổ, điều chỉnh chương trình sao cho hợp lý cũng như thực hiện thêm những hoạt động khác cho sự kiện của mình khi cần thiết.

- Sau event: Không cần thực hiện tao tác thống kê thủ công qua sổ sách tốn nhiều thời gian, công sức như trước đây bởi khi ứng dụng giải pháp check in sự kiện nói chung cùng công nghệ mã vạch (QR code) nói riêng, sau chương trình, bạn sẽ nhận được file tổng hợp danh sách toàn bộ số lượng người tham dự, thời gian họ thực hiện check in,... Dựa trên danh sách này, bạn có thể tiến hành gửi email tri ân, cảm ơn đến những người đã tham dự. Điều này góp phần không nhỏ trong việc để lại ấn tượng sâu sắc về sự kiện và sự chuyên nghiệp của ban tổ chức trong lòng họ.

Nếu sự kiện diễn ra thường niên, chúng ta có thể gửi mail thường niên cho những tổ chức hay cá nhân đã tham gia trước đó để họ tiện theo dõi công tác tổ chức.

Tất nhiên check in chỉ là bước đầu tiên chào đón khách tham dự trong chuỗi hoạt động của sự kiện. Nhưng tận dụng từng chi tiết một để gây ấn tượng mạnh cho người tham dự, sự kiện của bạn chắc chắn sẽ thành công và gây được tiếng vang lớn.

GIẢI PHÁP CHECK IN SỰ KIỆN HIỆU QUẢ, NHANH CHÓNG 

- TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN GIẢI PHÁP CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE TẠI THẾ GIỚI MÃ VẠCH

Tiếp đón chu đáo, tạo ấn tượng đầu tiên của khách mời sự kiện: Thông tin khách hàng được hiển thị một cách rõ ràng, nhân viên tiếp đón công biết chi tiết để tiếp đón vô hình chung khiến khách hàng cảm nhận được sự ảnh hưởng của mình đối với sự kiện và có trách nhiệm hơn khi tham gia sự kiện như góp ý, đánh giá, tham gia hoạt động hay sâu hơn là hợp tác.

Tăng tính chuyên nghiệp và “đánh bóng” tên tuổi, thương hiệu nhà tổ chức: Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp đối với khách mời và ngay cả những người qua đường mang lại tiếng vang cho chính thương hiệu và nhà tổ chức chỉ với hình ảnh cổng ra vào thông thoáng, an ninh, trật tự.

Tránh tình trạng tập trung tại cổng gây ùn tắc: Khách mời tới nơi sẽ được xuất thông tin ngay lập tức và thực hiện các thao tác check in để đi vào cửa ngay mà không còn tốn thời gian chờ nhập liệu hay tra thông tin, giảm áp lực tại cổng ra vào.

Hạn chế nhân lực và rút ngắn thời gian: Nhân lực chỉ cần quản lý đầu máy chủ chứa dữ liệu mà không cần tốn quá nhiều thời gian vào dò tìm thông tin khách hàng.

Giảm sai sót trong khâu kiểm tra, phân loại thông tin khách hàng: Những thông tin đã được mã hóa trước đó nên tình huống dữ liệu xuất sai dường như không gặp phải, đảm bảo cho tính quy luật trong xuất thông tin và cho khách vào cửa.

Tự động cập nhập, phân loại thông tin khách hàng: V.I.P, thường, khách mới: Khi gặp khách mời mới nhân viên chỉ cần cập nhập thêm là dữ liệu có thể được đồng bộ ngay và thêm vào thống kê báo cáo cuối ngày.

- THIẾT BỊ CẦN CÓ TRONG GIẢI PHÁP CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE

Phần mềm check-in sự kiện BAWOCO Event Solution (BES): Nơi chứa dữ liệu và xử lý thông tin check in.

Máy quét mã vạch 2D: Dùng để quét mã QR code check in trên thư mời điện tử được gửi qua email của khách mời.

Máy in mã vạch: Đây không phải là thiết bị bắt buộc nhưng sẽ là thiết bị cần thiết nếu bạn cần cấp cho khách mời những mã số riêng khi tham dự sự kiện để phục vụ cho hoạt động bốc thăm trúng thưởng cuối chương trình hoặc một hoạt động mở rộng nào đó.

Giấy và mực in: vật liệu cho máy in mã vạch tạo thông tin.

- SƠ ĐỒ TÓM TẮT CỦA GIẢI PHÁP CHECK IN SỰ KIỆN

1/ Danh sách khách mời được nhập vào phần mềm check-in sự kiện, sẽ được phần mềm tự động mã hóa thành những QR code khác nhau và gửi đến email khách mời.

2/ Khi tham gia sự kiện mang theo thư điện tử đã được in ra có chứa đoạn QR code đến cổng check-in. Tại đây máy quét 2D sẽ tiến hành đọc thông tin khách hàng trên QR code và chuyển vào hệ thống máy tính.

3/ Hệ thống máy tính đã được cài phần mềm check-in sẽ tiến hành kích hoạt máy in để in thông tin khách mời ra decal. Sau đó decal này sẽ được dính trên ngực khách mời.

4/ Hệ thống máy tính do đã được cài phần mềm check in sự kiện nên có nhiều tính năng: Kiểm tra danh sách khách mời đã check-in, phân loại khách mời, cập nhập danh sách khách mời mới, xuất báo cáo excel,...

LIÊN HỆ TƯ VẤN CỤ THỂ VỀ GIẢI PHÁP CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE

Thế Giới Mã Vạch cung cấp tới quý khách hàng giải pháp check in sự kiện bằng QR code với các tính năng sàng lọc dữ liệu theo yêu cầu được thiết lập bởi đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp.

Thế Giới Mã Vạch sở hữu đội ngũ nhân viên, kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết, đã từng hỗ trợ tổ chức thành công nhiều sự kiện lớn cho các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.

Vậy nên, đừng chần chờ gì nữa mà hãy liên hệ ngay cùng chúng tôi để được tư vấn nhanh chóng, cụ thể nhất bạn nhé!

-----------------------------------
CÔNG TY TNHH THẾ GIỚI MÃ VẠCH - BARCODE WORLD
⚜️  Địa chỉ: 33/1 Hoàng Diệu, Phường 10, Quận Phú Nhuận, TPHCM.
⚜️  Hotline: 1900 3438 hoặc (028) 3991 7356
⚜️  Email: sales@thegioimavach.com
⚜️  Tham khảo thêm chi tiết các sản phẩm khác tại địa chỉ website: https://thegioimavach.com

Xem thêm Rút gọn
Yêu cầu báo giáYêu cầu báo giá