CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE HIỆU QUẢ

Check in sự kiện bằng QR code là gì?

Check in sự kiện bằng QR code (Event Check-in Solutions with QR Codes) là một hình thức quản lý sự kiện bằng cách sử dụng mã QR để ghi danh hoặc xác nhận tham dự sự kiện một cách nhanh chóng, tăng cường tính chuyên nghiệp và cải thiện hiệu quả quản lý. 

Mã QR code được sử dụng trong check in sự kiện bằng QR code chứa đựng thông tin sự kiện, khách mời. Thay vì phải xếp hàng chờ đợi hay điền thông tin thủ công, khách tham dự chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh thực hiện quét mã QR để xác thực tham dự và hoàn thành thủ tục check in.

Mã QR (Quick response code) là một loại mã vạch 2D có khả năng lưu trữ số và chữ cái tối đa 4.296 ký tự. Vậy nên ngoài check in, loại mã này còn được ứng dụng cho nhiều hoạt động khác trong sự kiện như quảng bá, khảo sát.

Chức năng của giải pháp check in sự kiện bằng QR code

Giải pháp check in sự kiện bằng QR code giúp tăng hiệu quả quản lý, đồng thời giúp giảm thiểu thời gian và công sức so với việc kiểm tra danh sách thủ công với nhiều chức năng hiện đại như:

• Quản lý khách mời thông qua hệ thống lưu trữ.
• Tạo vé mời điện tử có chứa thông tin về sự kiện và mã QR code để check in.
• Tự động gửi vé mời qua email.
• Thống kê lượng khách mời tham gia, thời gian check in.

Ngoài ra còn có một số chức năng mở rộng như:

• Màn hình chào mừng khách mời khi check in.
• Kiểm soát số lần check in ra vào.
• Tích hợp hướng dẫn sơ đồ chỗ ngồi.
• Quay số trúng thưởng.

Loại hình sự kiện áp dụng check in

Giải pháp check in này được sử dụng cho nhiều loại hình sự kiện có thể kể đến như:

• Sự kiện & hội nghị (talkshow, họp mặt): Check in cho khách mời, đại biểu tham dự.
• Hội thảo, workshop: Ghi danh học viên, thu thập thông tin liên lạc.
• Hoạt động triển lãm: Thống kê số lượng khách tham quan, thu thập thông tin
• Sự kiện giải trí (Thể thao, âm nhạc, lễ hội, tiệc): Kiểm soát vé vào cửa, phân luồng khách tham dự.
• Khóa học & đào tạo: Đăng ký học viên, phát tài liệu điện tử
• Ra mắt sản phẩm: Quảng bá thương hiệu, thu thập khách hàng tiềm năng

Phương pháp check in sự kiện bằng QR code giúp tạo hình ảnh sự kiện chuyên nghiệp hơn, khách mời không cần phải xếp hàng với phần mềm quản lý sự kiện tích hợp có thể dễ dàng xuất báo cáo, phân tích dữ liệu và các mã hóa đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin. 

Để hiểu rõ hơn về giải pháp này thì ngay sau đây là quy trình tạo mã QR và check in mà bạn đọc nên tham khảo:

Quy trình tạo mã, check in như thế nào?

Quy trình tạo mã, check in: Thu thập thông tin khách tham dự > Tạo mã QR code > Phân phối mã QR code đến khách mời > Đọc mã QR tại sự kiện > Xác nhận tham dự > Xuất báo cáo. Chi tiết hơn về quy trình tạo mã QR và check in như sau:

Bước 1: Thu thập thông tin khách tham dự

Trước khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức cần dự tính số lượng khách tham dự và tiến hành thu thập các thông tin cần thiết về khách mời đó, bao gồm các trường dữ liệu khác nhau như họ và tên, tuổi, chức vụ, mã số nhân viên, phòng ban, tổ chức, email, số điện thoại,…

Có 2 loại hình thu thập thông tin khách tham dự:

• Thông tin đã có và lập thành danh sách trong file excel với các trường thông tin được tách biệt theo dạng cột.
• Thu thập thông tin từ landing page hoặc link website với các trường thông tin bắt buộc điền.

Bước 2: Tạo mã QR code

Mỗi mã QR code được tạo ra sẽ tương ứng với một khách mời đăng ký và là duy nhất cho sự kiện đó.

Trường hợp danh sách khách mời có sẵn, phần mềm tạo mã QR đồng loạt dựa trên file thông tin và xuất file QR code riêng biệt để sẵn sàng cho bước 3 (phân phối mã).

Với thu thập thông tin qua link, dữ liệu đăng ký được chuyển về phần mềm để tạo mã QR. Phần mềm gửi mail chứa thư mời có nội dung được thiết lập sẵn cùng QR code vừa được xuất đến ngay cùng khách mời.

Bước 3: Phân phối mã QR code đến khách mời

Mã QR đã tạo được phân phối đến tay khách mời tham dự dưới nhiều dạng như:

• In mã QR trên vé, thẻ đeo và được trao tận tay cho khách mời.
• Gửi email đính kèm file vé tham dự có mã QR check in cùng lời mời tham dự. Có 2 trường hợp:
  • Gửi email hàng loạt với trường hợp danh sách khách mời có sẵn.
  • Gửi email ngay lập tức khi đăng ký qua link.

Như trên là hoàn tất quy trình tạo, phân phối mã. Tiếp theo là quy trình check in diễn ra tại sự kiện. Cụ thể:

Bước 4: Đọc mã QR

Bước đọc mã QR được thực hiện tại các quầy check in đặt ở cửa ra vào của sự kiện. Khách tham dự cần mang theo thư mời có chứa mã QR được ban tổ chức gửi qua email hoặc vé.

Hiện nay có hai phương án đọc mã QR được triển khai tại các sự kiện gồm:

• Đọc mã QR bằng máy quét mã vạch: Tại các bàn check in sẽ được bố trí máy quét mã vạch được kết nối với máy tính có chứa hệ thống phần mềm quản lý sự kiện. Khi khách mời đến chỉ cần đưa mã QR vào vùng quét để máy quét thực hiện đọc và đẩy dữ liệu về phần mềm.
• Đọc mã QR bằng app điện thoại: Tại bàn check in, nhân viên lễ tân (PG – Promotion Girl, PB – Promotion Boy) sẽ sử dụng điện thoại có chứa app check in để chụp mã QR từ khách mời.

Sau khi đọc mã QR, bước xác nhận danh tính khách mời sẽ được tiến hành như sau:

Bước 5: Xác nhận tham dự

Sau khi đọc mã QR, dữ liệu bên trong mã sẽ được đẩy về phần mềm quản lý sự kiện. Ở đây có chứa tất cả dữ liệu về khách mời được xuất mã QR. Theo đó hệ thống sẽ tiến hành kiểm dò để xác nhận thông tin khách, thông báo check in thành công và ghi nhận thời gian check in.

Lúc này, nếu sử dụng phương án quét mã bằng máy quét mã vạch, ban tổ chức có thể triển khai thêm màn hình chào mừng chính khách mời đó và tiến hành in tem có chứa tên, mã số may mắn cho các hoạt động trong sự kiện. Còn đối với check in bằng app điện thoại thì không thể triển khai các tính năng mở rộng kể trên.

Để kiểm tra, đánh giá hiệu quả của sự kiện, sau sự kiện có thể xuất báo cáo để tiến hành phân tích. Chi tiết như sau:

Bước 6: Xuất báo cáo

Ở cuối sự kiện, hệ thống phần mềm check in sẽ tiến hành xuất báo cáo bao gồm thông tin của khách mời đã check in thành công, số lần check in của một QR code (nếu không giới hạn), thời gian check in.

Từ đó, ban tổ chức có thể tiến hành phân tích tỷ lệ khách mời tham dự và tiến hành các hoạt động chăm sóc sau đó như gửi quà tặng hoặc gửi lời cảm ơn, tri ân,… chính xác và rút ra bài học cho các sự kiện sau.

Có thể thấy, để triển khai giải pháp check in sự kiện cần có phần mềm check in sự kiện là “bộ não” xử lý dữ liệu khách mời cũng như thực hiện mã hóa QR code, gửi mail tự động, ghi nhận dữ liệu check in và bộ thiết bị sau:

Quy trình tạo mã, check in được triển khai qua 6 bước với các lựa chọn khác nhau về cách thức thu thập dữ liệu khách mời và hoạt động đọc mã QR khi tham dự sự kiện giúp ban tổ chức dễ dàng triển khai sự kiện độc đáo, thu hút với chi phí phù hợp. Do đó, khi tìm kiếm một giải pháp phù hợp hãy tìm hiểu chi tiết để đạt hiệu quả tối ưu.

Lợi ích check in bằng QR code

Là giải pháp được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp, check in sự kiện bằng QR code mang đến lợi ích với cả người tổ chức lẫn khách tham dự.

Đối với người tổ chức

Check in bằng QR code cho phép người tổ chức tiết kiệm thời gian và nhân lực cho hoạt động check in khách mời, tối ưu hiệu quả quản lý dữ liệu nhờ quy trình tự động hóa. Từ đó giúp nâng cao trải nghiệm khách mời, tăng cường tính an ninh, an toàn thông tin và bảo mật.

• Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Check-in bằng QR code giúp tự động hóa quy trình check-in, giảm thiểu thời gian chờ đợi cho khách tham dự và nhu cầu nhân viên check-in thủ công. Thời gian cho toàn bộ quá trình check in 1 khách hàng chỉ từ 3 đến 5 giây. Nghiên cứu của Trường Đại học Stanford (Stanford University) cho thấy việc sử dụng mã QR để truy cập thông tin nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều so với phương pháp nhập liệu thủ công.
• Tăng hiệu quả quản lý dữ liệu: Hệ thống check-in bằng QR code có thể thu thập và lưu trữ dữ liệu khách tham dự một cách chính xác và hiệu quả, giúp ban tổ chức dễ dàng theo dõi số lượng người tham dự, phân tích xu hướng và đưa ra quyết định sáng suốt cho các sự kiện trong tương lai.
  • Nghiên cứu của Viện Khoa học Máy tính và Thông tin Singapore (Institute of Computing and Information Sciences, Singapore) chỉ ra rằng việc sử dụng mã QR để quản lý dữ liệu có thể làm tăng hiệu quả và tự động hóa các quy trình lên đến 30%.
  • Theo nghiên cứu của Đại học Monash (Monash University), mã QR có thể lưu trữ dữ liệu với độ chính xác gần như tuyệt đối, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.
  • Nghiên cứu của Đại học Stanford (Stanford University) cho thấy việc sử dụng mã QR để truy cập thông tin có tỷ lệ lỗi chỉ 0,001%.

• • Nâng cao trải nghiệm khách tham dự: Check-in bằng QR code mang đến trải nghiệm check-in nhanh chóng, tiện lợi và chuyên nghiệp cho khách tham dự, giúp họ tiết kiệm thời gian và có thể tham gia sự kiện sớm hơn.
    • Một khảo sát của SurveyMonkey cho thấy 75% người tham gia sự kiện hài lòng với trải nghiệm check-in bằng QR code.

• • Tăng cường an ninh: Hệ thống check-in bằng QR code có thể được tích hợp với các biện pháp an ninh khác để đảm bảo an ninh cho sự kiện.

• An toàn và bảo mật: Mã QR check in sẽ được gửi đến đích danh khách mời với thông tin mã hóa duy nhất cho sự kiện. Việc này hạn chế tiết lộ thông tin và gian lận vé mời.

Hệ thống check-in bằng mã QR được tích hợp với phần mềm quản lý sự kiện giúp ban tổ chức theo dõi danh sách khách mời chính xác theo thời gian thực. Phân tích dữ liệu sự kiện từ quá trình check-in cung cấp thông tin chi tiết về lượng người tham dự, thời gian đến và hoạt động của khách mời. Điều này giúp nâng cao tính chuyên nghiệp cho sự kiện và hỗ trợ các chiến lược marketing sự kiện hiệu quả hơn.

Đối với khách tham dự

Check in QR code được đánh giá cao không chỉ bởi những lợi ích mang đến cho đơn vị tổ chức mà còn đến với chính những khách mời tham dự sự kiện:

• Tiết kiệm thời gian: Khách tham dự có thể check-in nhanh chóng và dễ dàng chỉ bằng một cú quét mã QR code, thay vì phải xếp hàng chờ đợi check-in thủ công.
• Thuận tiện khi check in: Khách mời chỉ cần sử dụng điện thoại chứa hình ảnh mã QR code để check in mà không cần mang theo thư mời dễ để quên hoặc đánh mất.
• Trải nghiệm chuyên nghiệp: Không cần chờ đợi, check in thông tin nhanh chóng, đồng thời có màn hình chào mừng ở một số sự kiện tạo cảm giác hiện diện cho khách mời khi tham gia.
  • Một nghiên cứu của Eventbrite cho thấy sự kiện sử dụng QR code có tỷ lệ tham gia cao hơn 20% so với sự kiện truyền thống.
• Tham gia các hoạt động tương tác: Một số hệ thống check-in bằng QR code cho phép khách tham dự tham gia các hoạt động tương tác, như chơi trò chơi hoặc tham gia khảo sát.

Trải nghiệm check in sự kiện bằng QR code giúp khách tham dự sự kiện nhanh chóng, dễ dàng mà không cần phải xếp hàng, chờ đợi đến lượt. Từ đó giúp xây dựng tâm thế tham gia các hoạt động trong sự kiện được thoải mái và hiệu quả hơn.

Để tổng quát hơn về hai giải pháp check in bằng QR code và phương pháp truyền thống, cùng tham khảo nội dung sau.

So sánh giải pháp check in bằng QR code và phương pháp truyền thống

Tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm cho khách tham dự là ưu tiên hàng đầu trong tổ chức sự kiện. Giải pháp check-in sự kiện bằng mã QR đang cách mạng hóa quy trình này, mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với phương pháp truyền thống. Tuy nhiên điều này không có nghĩa bác bỏ những ưu điểm mà phương pháp truyền thống mang lại. Hãy nghiên cứu bảng so sánh chi tiết sau để có cái nhìn tổng quan hơn về hai loại hình check in sự kiện này:

Mỗi giải pháp có những ưu và nhược điểm riêng phù hợp cho từng loại hình sự kiện khác nhau. Do đó, khi ứng dụng người dùng nên tham khảo cụ thể để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất. Sau đây là hình ảnh thực tế về check in sự kiện bằng mã QR mà Thế Giới Mã Vạch đã triển khai, tham khảo ngay:

Hình ảnh thực tế về check in sự kiện Thế Giới Mã Vạch đã triển khai

Thế Giới Mã Vạch hân hạnh trở thành đơn vị triển khai check in sự kiện bằng QR code cho nhiều đơn vị lớn nhỏ khắp cả nước.

Check in sự kiện bằng Qr code cho loại hình hội thảo

Check in sự kiện bằng QR code cho loại hình hội nghị

Check in sự kiện bằng Qr code cho lễ hội ca nhạc

Check in sự kiện bằng QR code cho hoạt động thể thao

Check in sự kiện bằng Qr code cho loại hình họp mặt (sự kiện thường niên doanh nghiệp)

Video về giải pháp check in sự kiện bằng QR code trong sự kiện kỷ niệm 11 năm thành lập của Thế Giới Mã Vạch:

Thế Giới Mã Vạch cung cấp dịch vụ check in sự kiện chuyên nghiệp

Thế Giới Mã Vạch là đơn vị cung cấp dịch vụ check in sự kiện chuyên nghiệp. Đã có hơn 15 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực mã vạch, chúng tôi liên tục xây dựng và phát triển hệ thống check in sự kiện bằng QR code nhằm mang đến những trải nghiệm sử dụng hiện đại hơn.

Ngoài ra, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ luôn đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình từ set up dữ liệu, gửi thư mời cho đến quá trình check in tại sự kiện và xuất các báo cáo sau đó. Với những trải nghiệm từ việc tổ chức check in thành công 100+ sự kiện khác nhau cho các doanh nghiệp trong các lĩnh vực, ngành nghề lẫn các đơn vị tổ chức sự kiện với quy mô từ 100 – 25.000 người tham dự, Thế Giới Mã Vạch tự tin có thể mang đến bạn giải pháp phù hợp nhất.

Liên hệ ngay cùng Thế Giới Mã Vạch và cùng nhau tạo dựng nên sự kiện thành công, chuyên nghiệp với khâu check in thật chỉn chu bạn nhé!

Các câu hỏi về giải pháp check in QR code được quan tâm nhiều nhất

1/ Thời gian xuất mã QR code sau khi nhận dữ liệu khách mời là bao lâu? Thời gian xuất thư mời là bao lâu?

Thực tế dựa vào số lượng khách mời trên danh sách mà bạn gửi đến chúng tôi.

Thường cần 2 đến 3 ngày để xuất mã QR code và 2 đến 3 ngày để xuất thư mời với trường hợp ban tổ chức cung cấp danh sách các khách mời tham dự.

Hoặc mã QR code kèm theo thư mời sẽ được gửi về email khách mời khi hoàn thành đăng ký qua online (link hoặc landing page).

2/ Thời gian để hoàn tất việc check in 1 khách mời là bao lâu?

Từ 3 đến 5 giây để hoàn tất việc check in 1 khách mời với yêu cầu mã QR code đủ sáng, không bị mất nét. Tuy nhiên, nếu sau khi check in cần in tem, dán sticker hoặc đóng dấu xác nhận check in thành công cần nhiều thời gian hơn.

3/ Báo cáo sau sự kiện sẽ được xuất như thế nào?

Xuất dưới dạng file excel với các thông tin cụ thể của khách mời gồm check in thành công, số lần check in, thời gian check in.

4/ Khi in tem cho khách mời có thể in con tem theo mẫu được hay không?

In được nhưng chỉ in được đơn sắc, nếu nội dung con tem có chứa các thông tin có màu thì phải gia công phần màu đó trước.

5/ Làm thế nào để khách mời có thế đăng ký sự kiện bằng QR code?

Có 2 cách để khách mời có thể đăng ký sự kiện bằng QR code, đó là:

• Đăng ký qua link hoặc landing page do ban tổ chức cung cấp.
• Đăng ký trực tiếp tại bàn hỗ trợ kỹ thuật của sự kiện với sự cấp phép của ban tổ chức.

Ngoài ra, ban tổ chức sẽ cung cấp danh sách các khách mời tham dự sự kiện để tạo mã QR code mà không cần đăng ký.

6/ Khách mời có cần in ra mã QR code để check-in không?

Không, khách mời chỉ cần mang theo điện thoại có chứa hình ảnh của thư mời được gửi qua email để check in.

7/ Khách mời không thể quét được mã QR code thì phải làm sao?

Đầu tiên, hãy kiểm tra độ sáng màn hình điện thoại của khách mời. Nếu vẫn không quét được, hãy hướng dẫn khách mời đến bàn hỗ trợ kỹ thuật để kiểm tra thông tin và tiến hành check in tại đây.

8/ Chi phí triển khai check-in bằng QR code là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng khách mời, tính năng của phần mềm check-in …  Giá cả có thể dao động từ vài triệu đồng đến vài chục triệu đồng cho một sự kiện.

9/ Ngoài việc check-in, mã QR Code có thể được sử dụng để thực hiện những tính năng gì khác tại sự kiện?

Không, mã QR Code của khách mời chỉ dùng để check in ra vào. Đối với nhu cầu cần dùng mã QR cho tính năng khác như cung cấp thêm thông tin sự kiện, tải tài liệu tham khảo, hoặc thực hiện khảo sát ý kiến khách mời thì ban tổ chức cần tạo mã QR khác.

10/ Về mặt bảo mật, thông tin cá nhân của khách tham dự được lưu trữ như thế nào khi check-in bằng QR Code?

Thông tin cá nhân của khách hàng sẽ được lưu trữ tại phần mềm quản lý sự kiện và sử dụng cho việc xác thực thân phận khi tham gia sự kiện nên thông tin cá nhân của khách tham dự hoàn toàn được bảo mật.

11/ Người lớn tuổi hoặc người không quen sử dụng điện thoại thông minh có gặp khó khăn khi check-in bằng QR Code không? Nếu có, có giải pháp thay thế nào?

Có thể gặp khó khăn trong khi check in bằng QR code. Nên đối với các sự kiện hầu hết đối tượng là người lớn tuổi nên lựa chọn phương pháp check in truyền thống. Hoặc, với quy mô khách mời đa dạng có thể hướng dẫn khách mời không thể check in đến bàn hỗ trợ kỹ thuật để được check in trực tiếp trên hệ thống mà không cần quét mã.

12/ Có cách nào để check-in bằng QR Code ngay cả khi không có kết nối internet?

Hiện nay chưa có giải pháp check in bằng QR code khi không có kết nối internet.

13/ Các doanh nghiệp Việt Nam nào đang cung cấp giải pháp check-in bằng QR Code uy tín và giá cả hợp lý?

Thế Giới Mã Vạch là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp check in bằng QR code uy tín có giá thành hợp lý:

• Giải pháp check in QR code của Thế Giới Mã Vạch có giao diện linh hoạt thay đổi theo yêu cầu của sự kiện.
• Đội ngũ của Thế Giới Mã Vạch hỗ trợ trong mọi quy trình của giải pháp
• Tại thời điểm diễn ra sự kiện sẽ có kỹ thuật viên đi cùng để đảm bảo hoạt động check in diễn ra suôn sẻ nhất

14/ Liệu check-in bằng QR Code có trở thành xu hướng thống trị trong tương lai, thay thế hoàn toàn các phương pháp check-in truyền thống?

Không thể, check-in bằng QR Code là một phương pháp check-in hiệu quả và tiện lợi, mang lại nhiều lợi ích cho cả khách tham dự và ban tổ chức. Tuy nhiên, đây không phải là giải pháp có thể hoàn toàn thay thế cho các phương pháp check-in truyền thống.

Hy vọng với nội dung toàn diện về Check in sự kiện bằng QR code được chia sẻ ở trên có thể giúp bạn đọc hiểu hơn về giải pháp này và có những lựa chọn phù hợp cho đơn vị của mình. Nếu bạn vẫn còn đang phân vân hãy liên hệ đến Thế Giới Mã Vạch để được đội ngũ nhân viên của chúng tôi hỗ trợ trực tiếp.